経費精算のルールを1枚で決める｜承認を減らし、領収書の原本を捨てられる状態にする

経費精算で時間が消えるのは、金額を入力する作業ではありません。承認を待つ時間と、差し戻しのやり取りです。

ここを減らそうとして承認の画面を電子化しても、承認の回数は変わりません。減らすべきは承認そのものの件数で、そのためには何を承認しなくてよいかを先に決める必要があります。この記事では、ルールを1枚にまとめて承認を減らす設計と、領収書の原本を捨てられる状態にするために電子帳簿保存法が求める要件を説明します。

ムダの現状：承認と差し戻しで時間が消える

経費精算の工程を分解すると、時間の使われ方がはっきりします。

申請する人が金額を入力する時間は、1件あたり数分です。時間を食うのは、その後です。上長の承認を待ち、経理が内容を確認し、不備があれば差し戻し、申請者が直して再提出する。この往復が、1件あたり数日かかります。

差し戻しの理由は、ほぼ3つ

3つとも、申請した後ではなく、申請する前に分かっていれば起きません。差し戻しは、判断が申請の後ろに置かれていることの結果です。

機械に渡せる部分と、人に残す部分

2番目を機械に渡し、3番目の件数を減らすのが、この記事の中心です。5番目は新しく作る工程になります。

スキームの全体図：判断を、事前のルールに移す

順番の要点は1番目です。承認のワークフローを作るところから始めると、承認の件数は変わらないまま、承認する場所だけが紙から画面に移ります。最初に減らすのは件数です。

必要なツールと費用（2026年9月23日時点）

スキャナ保存まで踏み込む場合は、要件を満たす仕組みが別に必要になります。ここは自作ではなく、対応をうたっている製品を使うほうが現実的です。ただし、製品を入れれば自動的に要件を満たすわけではないので、次の節で条文を確認してください。

導入手順：承認が要らない範囲から決める

Step 1：承認が要らない範囲を、金額で決める

最初にやるのは、承認しなくてよい範囲を決めることです。

決め方は単純で、金額の線を1本引きます。この金額以下で、かつ決められた費目であれば、上長の承認なしで精算する。

線をどこに引くかは、過去の実績から出してください。過去3か月の申請を金額順に並べ、件数の7割から8割が収まる金額を見る。その金額を線にすると、承認の件数が2割から3割に減ります。

ここで「全部を承認しないと不安だ」という反応が出ます。これには、次の2つで答えます。1つは、申請の時点で機械が形式を検査すること。もう1つは、月に1回の抽出検査を新しく作ることです。承認をなくすのではなく、全件の事前確認から抽出の事後確認に切り替える、という説明にしてください。

Step 2：ルールを、1枚にまとめる

書くのは6項目です。これ以上増やすと読まれません。

1つ目で、対象外の費目を必ず書いてください。揉めるのは、いつも対象外のほうです。書いていないと、申請された後に断ることになり、その説明に時間がかかります。

そして6つ目。精算日を書いていないと、「いつ振り込まれますか」という問い合わせが毎月発生します。これは精算の件数と同じだけ起きうる問い合わせなので、1行書くだけで大きく減ります。

費目の選択肢を、10個以内にする

差し戻しの2つ目の理由が「勘定科目が違う」でした。これは、申請者に会計の判断をさせているから起きます。

申請の画面では、会計の勘定科目ではなく現場の言葉で費目を並べてください。「電車・バス」「タクシー」「駐車場」「打合せの飲食」「書籍・資料」「備品」のような形です。会計上の科目への対応は、経理側で持つ変換表で当てます。

選択肢は10個以内に収めます。多いと選ぶのに時間がかかり、結果として適当に選ばれます。どうしても当てはまらないものは「その他」を用意し、そこには一言の説明を必須にしてください。その他が多い場合は、選択肢の設計が実態と合っていません。

Step 3：申請の時点で、機械が検査する

次のApps Scriptは、申請のフォームから届いた1行を検査し、不備があればその場で差し戻す文面を作ります。

var LIMITS = { 'タクシー': 5000, '打合せの飲食': 5000, '書籍・資料': 10000, '備品': 10000 };
var NO_RECEIPT = ['電車・バス'];
function checkOne(row, col) {
  var problems = [];
  var kind = String(row[col['費目']]).trim();
  var amount = Number(row[col['金額']]);
  var receipt = String(row[col['証憑']]).trim();
  var note = String(row[col['内容']]).trim();
  if (kind === '') { problems.push('費目が選ばれていません'); }
  if (!(amount > 0)) { problems.push('金額が正しく入っていません'); }
  if (NO_RECEIPT.indexOf(kind) < 0) {
    if (receipt === '') { problems.push('証憑の画像が添付されていません'); }
  }
  if (kind === 'その他') {
    if (note === '') { problems.push('その他を選んだ場合は内容の記入が必要です'); }
  }
  var limit = LIMITS[kind];
  if (limit) {
    if (amount > limit) { problems.push('上限' + limit + '円を超えています。事前の承認が必要です'); }
  }
  var d = row[col['日付']];
  if (d instanceof Date) {
    var days = Math.floor((new Date() - d) / 86400000);
    if (days > 60) { problems.push('日付から60日を超えています。個別に相談してください'); }
  }
  return problems;
}

実装で押さえている点を3つ挙げます。

1つ目、証憑が不要な費目を明示的に持っていること。電車やバスのように領収書が出ないものを一律に弾くと、その場で運用が止まります。

2つ目、上限を超えた場合に弾かずに、承認が必要だと伝えていること。上限超えは不正ではなく、承認を経るべき申請です。ここを「エラー」にすると、申請者は分割して出すようになります。

3つ目、日付が古いものを止めていること。何か月も前のレシートが出てくると、確認に時間がかかります。期限は社内のルールとして決めるもので、法令で一律に定まっているわけではありません。自社の締めの都合で決めてください。

Step 4：全件確認を、抽出検査に変える

承認の件数を減らすと、経理が全件を見なくなります。その代わりに、抽出検査を作ります。

やり方は単純です。月に1回、その月の申請から一定の割合を無作為に選び、証憑と内容を突き合わせる。割合は5%から10%を目安に、件数に応じて調整してください。

ここで重要なのは、抽出検査をやると先に全員に伝えておくことです。黙って始めると、見つかったときに「隠れて調べていた」という受け取られ方をします。

そして、選ぶのは無作為にしてください。特定の人や部署を狙って選ぶと、それは検査ではなく監視になります。無作為に選んだ結果を記録し、誰が選ばれたかではなく、どんな不備が何件あったかを集計します。

検査で見つかるのは、たいてい不正ではなく間違いです。費目の選び間違い、金額の打ち間違い、証憑の写真が別の日のもの。これらは、ルールや選択肢の設計を直す材料になります。

Step 5：原本を捨てられる状態にするかを判断する

レシートの写真を撮って申請する運用にすると、原本の紙をどうするかという問題が残ります。

ここは、要件を満たしているかどうかで決まります。次の節で条文を確認してください。要件を満たしていない状態で原本を捨てるという判断はしないでください。

要件を満たすのが難しいなら、紙のまま保管するという選択で構いません。その場合も、申請と承認は電子で回せます。原本の保管と、精算の電子化は、別の話として進められます。

最初の3か月は、承認の線だけを変える

全部を同時に変えないでください。

最初の3か月は、Step 1とStep 2だけをやります。承認が要らない範囲を決めて、ルールを1枚にまとめる。これだけで、承認の件数と差し戻しの件数が減ります。

機械による検査と抽出検査は、その後です。線の引き方が実態と合っているかを確認してから作らないと、作り直しになります。

現場の合意の取り方：疑われている感じをなくす

経費精算の見直しは、進め方を間違えると「不正を疑われている」という受け取られ方をします。

順序を、説明の中で逆にしない

1つ目の懸念は、説明の順序で防げます。

「抽出検査を始めます。そのかわり承認を減らします」と言うと、検査が主に聞こえます。「承認を減らします。そのかわり月に1回、無作為に抽出して確認します」と言うと、承認を減らすことが主になります。

実際に主なのは後者です。順序を逆にして説明すると、目的が伝わりません。

ルールどおりなら、申請者の責任にしない

2つ目の懸念は、実務として重要です。

承認がなくなると、判断の責任が申請者に移ったように感じられます。これを放置すると、念のため承認をもらう、という運用が裏で復活します。

だから、ルールに1行加えてください。ルールの範囲内で申請したものについては、後から個人の責任を問わない。もし問題があれば、それはルールの設計の問題として扱う。

この1行があると、承認なしの申請が実際に使われるようになります。逆に、この1行がないと、線を引いても誰も使いません。

上長には、承認ではなく一覧を渡す

3つ目の懸念には、別の形で答えます。

上長が知りたいのは、1件ずつの承認ではなく、部署全体としていくら使っているかです。月に1回、部署の合計と費目別の内訳を渡してください。1件ずつの承認より、こちらのほうが把握には役立ちます。

そして、この一覧には金額の大きい上位数件だけを個別に表示します。全件を並べると、結局それを見ることになり、承認を減らした意味がなくなります。

失敗パターンと限界：スキャナ保存の要件

原本を捨てるには、条文の要件を満たす必要がある

電子帳簿保存法第4条第3項は、保存義務者は、国税関係書類の全部または一部について、当該書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、財務省令で定めるところにより、当該書類に係る電磁的記録の保存をもって当該書類の保存に代えることができると定めています。

ここでいう「財務省令で定める装置」について、同法施行規則第2条第5項はスキャナとすると定めています。

そして、同条第6項が保存の要件を列挙しています。主なものを挙げます。

第5号については、同項の柱書に例外があります。保存義務者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示または提出の要求に応じることができるようにしている場合には、第5号のロおよびハに係る部分（範囲指定と組み合わせ）に掲げる要件を除くとされています。

実務として押さえるべきは2点です。1つは、第1号ロと第2号ロの「通常の期間を経過した後」を使うには、規程を定めていることが条件になること。もう1つは、第3号の帳簿との関連性です。スキャンした画像と、それがどの仕訳に対応するかを後から追える状態にしておく必要があります。

スキャナ保存の対象外になる書類がある

同規則第2条第4項は、法第4条第3項に規定する財務省令で定める書類、つまりスキャナ保存の対象から除かれる書類について定めています。

国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類がこれにあたるとされています。

経費精算で扱う領収書やレシートは、この対象外の列挙には含まれません。ただし、自社が扱う書類のどれがどの区分にあたるかの判断には、個別の事情が関わります。原本の廃棄まで進める場合は、顧問税理士に確認したうえで運用を決めてください。

提出期限は、社内のルール

経費精算の提出期限について、「何日以内」と法令で一律に定められているわけではありません。

ただし、遅れると実務上の問題は起きます。月次の締めに間に合わない、証憑が古くなる、申請者自身が内容を覚えていない。だから期限は必要ですが、それは自社の締めの都合から決めるものです。

そして、期限を過ぎたものをどう扱うかを先に書いてください。一切受け付けないとするか、上長の承認を条件に受け付けるか。書いていないと、その都度の判断になり、判断した人の負担になります。

この仕組みが向かない場合

申請の件数が月に数百件を超えると、スプレッドシートでの管理は重くなります。この場合は、ここで決めた6項目と承認の線を要件として、専用のサービスを選ぶ段階です。

また、出張が多く、精算の金額が大きい組織では、事前の申請と概算払いの仕組みが別に必要になります。この記事の設計は、立替払いの後に精算する形を前提にしています。

AIを使うなら、読み取りではなく分類の候補出しに

レシートの金額を読み取らせる使い方は、精度が実用に足りないことがあります。金額を1桁間違えると、そのまま振り込まれます。

効くのは、店名や内容から費目の候補を出させる使い方です。候補を出して申請者が選ぶ形なら、誤りがあってもその場で気づけます。そして、費目の選び間違いという差し戻しの理由が減ります。

ただし、領収書には取引先の情報が含まれます。外部のサービスに送る場合は、そのサービスの取扱いを確認してください。

効果の測り方

1つ目は、線を引いた直後に一度下がり、その後じわじわ上がることがあります。上がる場合は、上限の金額が実態に合っていません。半年に1回、金額の分布を見て線を引き直してください。

2つ目が、機械による検査の効果を示します。申請の時点で止められていれば、差し戻しはほぼゼロになります。残るのは、内容の判断が必要なものだけです。

3つ目が、申請する側から見た効果です。承認の件数が減れば、この日数が短くなります。ここが変わらない場合、締め日から振込日までの日数が原因である可能性があります。その場合は、精算の頻度そのものを見直してください。

まとめ

経費精算で時間が消えているのは、承認を待つ時間と差し戻しのやり取りです。承認の画面を電子化しても、承認の件数は変わりません。

やることは3つです。承認が要らない範囲を金額で決めること。ルールを6項目・1枚にまとめること。そして、申請の時点で機械が形式を検査することです。

線は、過去3か月の申請を金額順に並べ、件数の7割から8割が収まるところに引きます。全件の事前確認は、月1回の無作為な抽出検査に切り替えます。

合意は、説明の順序で取ります。「承認を減らします。そのかわり月に1回、無作為に抽出して確認します」の順です。そして、ルールの範囲内で申請したものは後から個人の責任を問わない、という1行をルールに入れてください。この1行がないと、線を引いても使われません。

原本を捨てるかどうかは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしているかで決まります。解像度、入力の期間、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴、帳簿との関連性、検索機能。満たしていない状態で捨てる判断はしないでください。

よくある質問

承認をなくすと、不正が増えませんか

承認をなくすのではなく、全件の事前確認から月1回の抽出検査に切り替える設計です。そして、抽出検査をやることは先に全員に伝えます。実際の検査で見つかるのは、たいてい不正ではなく費目の選び間違いや金額の打ち間違いで、これらはルールや選択肢の設計を直す材料になります。

承認が要らない金額の線は、いくらにすべきですか

過去3か月の申請を金額順に並べ、件数の7割から8割が収まる金額を見てください。自社の実績から決めるのが確実です。そして、半年に1回は分布を見て引き直してください。線を引いた後に承認の件数が増えていく場合、上限が実態に合っていません。

レシートの写真を撮ったら、原本は捨ててよいですか

電子帳簿保存法第4条第3項と同法施行規則第2条第6項が定める要件を満たしている場合に限られます。解像度は25.4ミリメートル当たり200ドット以上、赤緑青の階調はそれぞれ256階調以上、入力の期間、タイムスタンプまたは訂正削除の履歴、帳簿との関連性、検索機能などが求められます。満たしていない状態で捨てる判断はしないでください。原本の廃棄まで進める場合は顧問税理士に確認してください。

「業務の処理に係る通常の期間を経過した後」に入力してもよいのですか

同規則第2条第6項第1号ロは、この方法を認めていますが、当該書類の作成または受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る、としています。規程を定めていない場合は、作成または受領後速やかに入力する必要があります。

経費精算の提出期限は、法律で決まっていますか

「何日以内」と法令で一律に定められているわけではありません。自社の月次の締めの都合から決めるものです。ただし、期限を過ぎたものをどう扱うかは先にルールに書いてください。書いていないと、その都度の判断になり、判断した人の負担になります。

申請の費目は、勘定科目に合わせるべきですか

申請の画面では、現場の言葉で並べてください。「電車・バス」「タクシー」「打合せの飲食」のような形です。会計上の科目への対応は、経理側で持つ変換表で当てます。申請者に会計の判断をさせると、費目の選び間違いという差し戻しが発生します。選択肢は10個以内に収め、当てはまらない場合の「その他」には一言の説明を必須にしてください。

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