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Notionのデータベースを並べ替えたとき、思った順番にならないことはないでしょうか。
空欄の行が邪魔な位置にある。項目10より項目2があとに来る。優先度で並べたのに、高・中・低の順にならない。
どういう規則で並んでいるのかを確かめました。思っていたより賢く、そして予想と違う部分がありました。
空欄は、逆順にしても最後のまま
まず、いちばん引っかかりやすいところから。
昇順でも降順でも、最後でした
数値の列に10、2、100を入れた行と、空欄の行を2つ用意して、並べ替えました。
| 並べ方 | 結果 |
|---|---|
| 小さい順 | 2 → 10 → 100 → 空 → 空 |
| 大きい順 | 100 → 10 → 2 → 空 → 空 |
どちらでも、空欄が最後に来ます。日付の列でも同じでした。
「逆にすれば先頭に来る」は成り立ちません
空欄の行を先に見たいとき、並び順を逆にすれば上がってくると思いがちです。上がってきません。
空欄を先に見たいなら、並べ替えではなく絞り込みで「空のもの」だけを出すことになります。
これは、むしろ都合がいい作りです
考えてみると、空欄が下に固まってくれるのは助かります。入力済みの行を上から見ていけるからです。
順番の規則としては、「値がある行を並べたあと、空欄をまとめて下に置く」と理解しておけば迷いません。
文字の中の数字は、数値として並びます
ここが今回いちばん意外だったところです。
「2」「10」「100」を文字として並べました
数値の列ではなく、文字の列に「2」「10」「100」と入れて並べ替えます。
文字として並べるなら、ふつうは「10」「100」「2」の順になります。1文字目が「1」のほうが「2」より前だからです。多くのシステムがこう並びます。
Notionは違いました。
| 並べ方 | 結果 |
|---|---|
| よくある文字の並べ方 | 10 → 100 → 2 |
| Notion | 2 → 10 → 100 |
数字として理解して並べています。
文字と数字が混ざっていても効きます
「1a」「2a」「10a」のように、数字のあとに文字が付く形でも試しました。1a → 2a → 10a の順です。
案件番号や商品コードを文字の列で管理している場合、桁数をそろえなくても、正しい順に並びます。
他のツールでは「001」のように桁をそろえる工夫が要りますが、Notionの中で並べるぶんには不要ということです。
全体の順番
いろいろな文字を混ぜて並べた結果が、こうなりました。
記号 → 数字 → 英字 → ひらがな → カタカナ → 漢字
記号が先頭に来るので、並び順を操作したい項目に記号を付けておく、という使い方もできます。
大文字と小文字を区別しません
もう1つ、文字の並べ替えで確かめたことがあります。
appleとBananaを並べました
小文字で始まる「apple」と、大文字で始まる「Banana」を並べ替えました。
文字コードの順番で並べると、大文字が先に来ます。「Banana」→「apple」です。
Notionでは「apple」→「Banana」でした。大文字と小文字を区別せず、アルファベット順に並んでいます。
人の感覚に合わせた作りです
ここまでの3つは、どれも「人が期待する順番」に寄せた作りになっています。
数字は数として、アルファベットは大小を区別せず、空欄は邪魔にならない場所に。機械的な順番ではありません。
だから、他のツールで並べ替えた結果と突き合わせると、順番が違うことがあります。書き出して別のところで並べる場合は、注意してください。
図にすると、こうなります
セレクトは、選択肢を作った順
ここからが、実際の設計に効く話です。
五十音順でも、文字コード順でもありませんでした
セレクトの列に「丙」「甲」「乙」の順で選択肢を登録して、並べ替えました。
結果は丙 → 甲 → 乙です。登録した順番そのままでした。
| 並べ方の候補 | 結果 |
|---|---|
| 五十音順なら | 甲 → 乙 → 丙 |
| 登録した順なら | 丙 → 甲 → 乙 |
| 実際 | 丙 → 甲 → 乙 |
名前は関係ありません
選択肢の名前がどうであれ、並ぶのは登録順です。あとから名前を変えても、順番は変わらないはずです。
逆に言うと、選択肢を並べ替えれば、データベースの並び順も変わります。
だから、選択肢の順番が設計になります
この性質は、使いようによってかなり便利です。
「高・中・低」が、そのまま並びます
優先度の列を作るとき、選択肢を「高」「中」「低」の順に登録しておきます。並べ替えると、そのとおりに並びます。
五十音順なら「高・低・中」になってしまいます。文字コード順でも意味のある順にはなりません。登録順だからこそ、意図した順番にできます。
ステータスも同じです
未着手、進行中、完了。この順に登録しておけば、並べ替えが進捗の順になります。
途中で「保留」を足すときは、どこに入れるかを意識してください。末尾に足すと、完了のあとに保留が来ます。
あとから足す選択肢に注意
運用していると、選択肢は増えていきます。そのとき、何も考えずに足すと並び順が崩れます。
足したあとで並べ替えの結果を一度確認する。これを習慣にしておくと、気づかないうちに崩れていた、ということがなくなります。
なお、選択肢を消すときは別の注意があります。使われている選択肢を消すと、行の値が別のものに書き換わります。並べ替えのために整理するときは、消さずに順番だけ変えるのが安全です。
並べ替えを使うときの決め事
ここまでを運用に落とします。
1. 選択肢は、意味のある順に作る
優先度、ステータス、段階。順番に意味があるものは、最初から正しい順で登録します。
あとから直すこともできますが、作るときに意識しておくほうが早いです。名前を五十音順に工夫する必要はありません。
2. 空欄を見たいなら、絞り込みを使う
並べ替えでは空欄を上に持ってこられません。未入力の行を確認したいなら、絞り込みで空のものだけを出します。
未入力の確認は定期的にやることが多いので、その表示を1つ作っておくと楽です。
3. 桁をそろえる必要はありません
案件番号などを文字で管理していても、数字は数値として並びます。「001」のように桁をそろえる工夫は不要です。
ただし、書き出して別のツールで扱う予定があるなら、そちらでは桁をそろえないと並びません。使い道しだいです。
4. 書き出したあとの順番は、別物と考える
Notionの中での並び順は、人の感覚に寄せた作りです。表計算ソフトなどに書き出すと、そちらの規則で並びます。
画面で見た順番と、書き出した順番が違っていても、どちらも正しいということになります。数字の項目が混ざっているときは、特に差が出ます。
5. 迷ったら、5行で試す
並び順が思ったとおりか不安なら、試しの行を数行作って並べてみるのが速いです。空欄の行を1つ混ぜておくのがコツです。
今回の検証も、5行から始めました。数分で分かります。
よくある質問（FAQ）
空欄の行を上に持ってくる方法はありませんか。
並べ替えでは、昇順でも降順でも最後になりました。空欄を先に見たいなら、絞り込みで空のものだけを表示するのが確実です。未入力の確認用に、その表示を1つ作っておくと便利です。
セレクトの並び順を変えたいです。
選択肢そのものを並べ替えてください。データベースの並び順も、それに従います。ただし選択肢を消すのは別の話で、使われている選択肢を消すと行の値が書き換わります。順番だけ変えるのが安全です。
「10」より「2」が先に来るのは、なぜですか。
文字の列でも、数字を数として理解して並べているためです。よくある文字の並べ方とは違います。Notionの中で並べるぶんには、こちらのほうが直感に合うと思います。
大文字と小文字は、本当に区別されませんか。
小文字で始まる語と大文字で始まる語を並べたところ、アルファベット順になりました。文字コードの順番なら大文字が先に来るので、区別していないことになります。
記号を付けると、上に来ますか。
記号が先頭に来る結果でした。ただし記号の種類までは試していないので、使うなら実際に並べて確かめてください。
書き出したら順番が変わりました。
Notionの並び順は人の感覚に寄せた作りで、書き出し先には書き出し先の規則があります。どちらも正しいので、書き出したあとに並べ直すか、桁をそろえておくことになります。
選択肢の並び順を、見直してみてください
優先度やステータスの選択肢が、意味のある順に並んでいますか。あとから足した選択肢が末尾に付いたままになっていませんか。選択肢を並べ替えるだけで、データベースの並び順がそのまま使えるようになります。