英語のメールが来て、返信しないといけない。日本語なら30秒で書ける内容なのに、英語になると送信ボタンの前で手が止まる。英文そのものはAIに頼めば5秒で出てきます。問題はそこではなく、出てきた英文が相手にどう読まれるかのほうです。
「以下のメールに返信して」とだけ書いてAIに投げると、たいてい丁寧で長い英文が返ってきます。読むと悪くない。ただ、それを社外の取引先に送っていいのか、社内の同僚に送るには堅すぎないか、判断がつかない。この記事では、その判断をAIに任せずに済ませる指示の書き方をまとめます。
AIに丸投げすると、なぜ妙な英文が返ってくるのか
出力がぼやける理由ははっきりしていて、AIに渡している情報が足りないからです。足りない情報があると、AIは平均的なところを取ります。平均的な英文とは、誰に出しても大きな問題は起きないが、誰に出してもしっくりこない文章のことです。
「よろしくお願いします」に対応する英語はない
日本語のメールをそのまま貼ると、AIは日本語の型を英語に置き換えようとします。「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」「ご確認のほどお願い申し上げます」。これらに一対一で対応する英語表現はありません。無理に訳すと、Thank you for your continued support. のような、取引先への年賀状のような一文が本文の頭に付きます。
英語のビジネスメールは、あいさつではなく用件から入るのが普通です。日本語の型を残したまま翻訳させると、この構造がそもそも崩れます。渡すべきなのは日本語の文面ではなく、伝えたい中身です。
AIは相手との距離を知らない
同じ「納期を1週間延ばしてほしい」でも、3年取引している相手と、今回が初取引の相手では文面が変わります。社内の同じチームの相手なら、もっと短くていい。AIはそのどれなのかを知らないので、真ん中あたりを出してきます。真ん中は、初対面には馴れ馴れしく、同僚には他人行儀という意味です。
丁寧にしようとすると、何を頼んでいるか消える
「丁寧に」とだけ指示すると、遠回しな表現が積み上がります。
I was wondering if it might perhaps be possible for us to potentially revisit the timeline, should that be something you would be open to considering.
丁寧ではあります。ただ、これを読んだ相手は「で、何をしてほしいの」と思います。英語のビジネスメールでは、丁寧さは遠回しさではなく、相手の手間をどれだけ減らしたかで測られます。用件が1行目で分かり、期限が明示され、相手が判断に必要な情報が揃っている。それが丁寧なメールです。
指示に必ず入れる4つの情報
AIへの指示に次の4つを入れると、出力のブレがほぼ止まります。逆に言うと、この4つはAIには推測できないので、こちらが渡すしかありません。
| 入れる情報 | なぜ必要か | 指示への書き方 |
|---|---|---|
| 1. 相手との関係 | 硬さと長さが決まる | 「取引先の担当者。メールのみ、半年の付き合い」 |
| 2. 返信の目的 | 複数入れるとどれも弱くなる | 「納期を1週間延ばす承諾をもらう。他は書かない」 |
| 3. トーン | 「丁寧に」だけだと遠回しになる | 「丁寧だが回りくどくしない。1文を短く」 |
| 4. 譲れる／譲れない条件 | 言っていない譲歩が混ざるのを防ぐ | 「納期は延ばす。金額は変えない。分納は可」 |
4番は特に抜けやすい割に効きます。これを書かないと、AIは「善意で」譲歩をひとつ付け足すことがあります。言っていない譲歩が英文に混ざっていて、そのまま送ってしまうのが一番まずい事故です。
そのままコピペで使える基本プロンプト
次の枠をそのままコピーして、〔 〕の中だけ書き換えてください。ChatGPT・Gemini・Claudeのいずれでも同じ形で使えます。
あなたはビジネス英語のメールを書く担当者です。 以下の条件で、返信メールの英文を作ってください。 【受け取ったメール】 〔ここに相手のメール本文を貼る〕 【相手との関係】 〔例：取引先の担当者。半年ほどメールのみでやり取り。役職は不明〕 【この返信で相手にしてほしいこと】 〔例：納期を10月10日まで延ばすことを承諾してもらう〕 【譲れないこと / 譲れること】 〔例：金額は変更しない。分納なら対応できる〕 【トーン】 丁寧だが回りくどくしない。1文は短く。 遠回しな仮定法を重ねない。 【出力の条件】 ・件名も作る ・本文は150語以内 ・箇条書きを使ってよい ・最後に「この英文で、日本語のニュアンスと違う点」を 日本語で3つまで指摘する
最後の1行が効く
「日本語のニュアンスと違う点を指摘して」は必ず入れてください。英文だけ出させると、自分が何を承諾したことになっているのか分からないまま送ることになります。この1行を足すと、たとえば次のような指摘が返ってきます。
- 「日本語では『検討します』ですが、英文では I’ll get back to you by Friday と期限を切っています」
- 「『できれば』を英語で自然にすると if possible になり、日本語より弱い依頼に読まれます」
- 「謝罪を We apologize にしたので、非を認めた表現になっています」
3つ目のような指摘が出たときは、送る前に必ず止まってください。英語の謝罪表現は、日本語の「ご迷惑をおかけしております」より責任の所在がはっきり出ます。
使う手順
- AIのアプリまたはブラウザを開き、新しいチャットを始める
- 上の枠をそのまま貼り付ける
- 〔 〕の4か所を自分の状況に書き換えて送信する
- 返ってきた英文と、日本語の指摘を読む
- 指摘に納得できなければ「値引きは承諾していないので、その部分を削って直して」のように追加で指示する
- 次章のチェックを通してから送る
場面別のプロンプトと、AIが外しやすい点
基本プロンプトの【この返信で相手にしてほしいこと】と【トーン】に、場面ごとの一文を足します。よく使う4場面について、足す文とAIが外しやすい点をまとめます。
締め切りを延ばしてもらう
足す指示：「遅れる理由は1文にとどめ、代わりに新しい期限と、それまでに出せる中間成果物を示すこと。謝罪は冒頭に1回だけ」
AIが外しやすい点：言い訳が長くなります。日本語の感覚で書くと事情説明を厚くしたくなりますが、英語のビジネスメールでは理由の長さは信頼を下げる方向に働きます。相手が知りたいのは「いつ出てくるのか」と「途中で何が見られるのか」の2点です。
直す観点：理由が3文以上あれば1文に削る。新しい期限が本文の前半に出ているか確認する。as soon as possible のような曖昧な期限が入っていたら、必ず日付に置き換えます。
断る
足す指示：「断る理由を1つだけ挙げ、代替案を1つ添える。可能性を残す表現は使わない。今回は受けられないことが明確に伝わるようにする」
AIが外しやすい点：断りきりません。Perhaps we could revisit this in the future. のような一文を勝手に付けることがあり、相手は「次はある」と受け取ります。日本語の「今回は見送らせていただきます」は明確な拒否ですが、直訳に近い英語は含みの多い表現になりがちです。
直す観点：本文に maybe perhaps in the future at this time が入っていないか探します。at this time（現時点では）は特に注意が要ります。本当に将来の可能性を残したい場合だけ使い、そうでなければ削ります。
催促する
足す指示：「相手を責める表現を使わない。前回いつ何を送ったかを事実として書き、必要な回答と期限を明示する」
AIが外しやすい点：逆に弱くなりすぎます。I hope this email finds you well. Just checking in. だけで終わると、何をいつまでにしてほしいのかが入りません。相手は忙しくて忘れているだけなので、催促メールに必要なのは感情ではなく事実と期限です。
直す観点：「送った日付」「送った内容」「ほしい回答」「回答の期限」の4点が入っているか数えます。1つでも欠けていたら追加で指示します。
こちらのミスを謝る
足す指示：「何が起きたかを1文、影響を1文、対応済みの内容を1文、再発防止を1文。合計4文の構成にする。感情的な表現は入れない」
AIが外しやすい点：謝罪の強さが場面に合いません。We deeply apologize for the tremendous inconvenience. のような表現は、契約や賠償が絡む場面では過剰に責任を認めたと読まれることがあります。逆に Sorry for the confusion. は軽すぎる場面もあります。
直す観点：謝罪の一文だけは、AI任せにせず自分で決めることをおすすめします。金額や契約が絡む謝罪メールは、送る前に社内で確認を取るべき文書です。AIに作らせるのは事実関係の整理までにとどめ、責任の表現は人が決めます。
出てきた英文の、どこを直すか
返ってきた英文を、次の5点だけ見ます。慣れれば1分かかりません。
| 見る場所 | よくある症状 | 直し方 |
|---|---|---|
| 1文目 | あいさつと近況で2文使っている | 用件から始める。あいさつは1行まで |
| 依頼の文 | 疑問形が重なって埋もれている | Could you please 〜 by 〔日付〕? の形にして1文で独立させる |
| 期限 | soon や ASAP で濁している |
日付か曜日に変える。表記の順に注意 |
| 主語 | I と we が混ざっている |
会社なら we、個人なら I に統一 |
| 全体の長さ | 150語を超えている | 「100語に縮めて」と追加で指示する |
日付表記は事故が起きやすいところです。10/09/2026 は、アメリカ向けなら10月9日、イギリスや多くのヨーロッパ向けなら9月10日と読まれます。相手の国が分からないときは 9 October 2026 のように月名を英語で書けば、どちらにも誤読されません。
会社のメールをAIに貼っていいのか
ここまでの手順は、相手のメール本文をAIに貼ることが前提です。取引先の名前も、金額も、納期も入っています。実務ではここが一番の関門になります。
まず社内の規程を確認する
大前提として、勤務先に生成AIの利用ルールがあれば、それが最優先です。この記事の内容よりも社内規程が優先されます。ルールが定まっていない会社なら、少なくとも上長に一度確認しておくと後で揉めません。
会話を学習に使わせない設定にする
ChatGPTには、自分の会話をモデルの改善に使わせないための設定があります。OpenAIの公式ヘルプに手順が書かれています。
- パソコンの場合：プロフィールアイコン → Settings → Data Controls → 「Improve the model for everyone」をオフにする
- スマートフォンの場合：サイドバーメニュー → プロフィールアイコン → Data Controls → 同じ項目をオフにする
この設定はアカウント単位で効くため、パソコンでオフにすればスマートフォン側にも反映されます。オフにしても会話履歴は残りますが、モデルの学習には使われなくなります。
もうひとつ、Temporary Chat（一時チャット）という機能もあります。公式の説明では、一時チャットは30日でシステムから削除され、モデルの学習には使われず、履歴にも残りません。1回きりのメール返信を作らせるだけなら、この機能を使うのが手数としては一番少なく済みます。
貼る前に置き換えるもの
設定を変えても、社外に出せない情報を渡していいことにはなりません。メールを貼る前に、次のものは置き換えてしまうのが確実です。
| 元の情報 | 置き換え例 | 置き換えても英文が崩れない理由 |
|---|---|---|
| 会社名・部署名 | Company A / your team | あとで戻せばよく、文体に影響しない |
| 担当者の氏名 | Mr. A / Ms. B | 敬称の形が合えば本文は変わらない |
| 金額 | 桁だけ残して数字を変える | 桁が同じなら表現の硬さは変わらない |
| 製品名・型番 | the product / Model X | 最後に自分で戻すほうが誤記も減る |
| 未公開の日付 | 実際と違う日付にしておく | あとで正しい日付に置き換える |
面倒に見えますが、慣れると10秒程度です。置き換えたものを戻し忘れて送る事故のほうが多いので、送信前に固有名詞をもう一度確認してください。
まとめ
英語のメールでAIに任せられるのは、英文を組み立てる部分だけです。誰に、何を、どこまで伝えるかは、こちらが決めて渡すしかありません。渡す情報は4つ。相手との関係、返信の目的、トーン、譲れる条件と譲れない条件。
そして、出てきた英文はそのまま送らないこと。1文目、依頼の文、期限、主語、長さ。この5点を見るだけで、送っていい英文かどうかは判断できます。謝罪と、断りと、金額が絡む文だけは、最後に人が決めてください。
よくある質問
翻訳ツールとAIチャット、どちらを使えばいいですか
日本語の文面がすでに固まっていて、それを英語にするだけなら翻訳ツールのほうが速いです。この記事のように「何を書くかから決める」場合はAIチャットが向いています。両方使う手もあります。AIチャットで英文を作り、翻訳ツールで日本語に戻して意味を確認する、という流れです。
無料のプランでもできますか
できます。この記事で扱っている「メール1通分の英文を作る」程度の作業は、主要なAIサービスの無料の利用枠で足ります。有料プランが必要になるのは、長い添付資料をまとめて読ませる場合や、1日に何十通も処理する場合です。
英語ができるようにはならないのでは
この使い方だけを続けても、英語力は上がりません。仕事を止めないための手段と、英語を身につけるための学習は別物です。ただ、AIが出した英文と自分が書こうとした日本語を並べて見る習慣をつけると、自分がどの表現を知らないのかは見えてきます。そこから学習に進むのが現実的です。
相手にAIを使ったと分かりますか
そのまま送れば分かることがあります。定型句が多く、長く、どの段落も同じ長さになるためです。この記事の手順で語数を絞り、期限を具体的にし、余計な前置きを削ると、その特徴はかなり消えます。
返信のたびに毎回プロンプトを書くのが面倒です
基本プロンプトをメモアプリや単語登録に入れておき、呼び出して〔 〕だけ埋める形にしてください。同じ相手とのやり取りが続く場合は、同じチャットの中で続けると関係やトーンの指定を毎回書かずに済みます。