有料プランを契約するとき、多くの人が確認しないまま進めるのが更新のルールです。使ってみて合わなければやめればいい、と考えている場合は注意してください。
公式ヘルプには、自動更新は既定で有効であり、現在のサブスクリプション期間の終了前に解約することはできない、と明記されています。
さらに、プランを下げる場合は更新日の5営業日前までに連絡が必要です。気づいたときには、次の1年が始まっていることがあります。
この記事では、更新と解約のルール、そして契約した日にやっておくことを扱います。
先に結論：3つだけ覚えてください
- 自動更新は既定で有効です。何もしなければ、次の期間が始まります
- 期間の途中では解約できません。止められるのは、次の更新からです
- ダウングレードは更新日の5営業日前まで。過ぎると、次の期間はそのプランのままです
なお、解約してもデータは消えません。無料ツールに移行します。
前提：自動更新は既定で有効です
公式ヘルプには、「注文フォームに別段の指定がない限り、自動更新はデフォルトで有効になっています」と書かれています。
「使ってみて、合わなければやめる」が効きません
月額のサービスに慣れていると、いつでも止められる感覚で契約してしまいます。ところが、止めるには自分から手続きが必要です。
何もしなければ、次の期間が自動的に始まります。そして、始まってしまえば途中では止められません。
止めるには「自動更新をオフにして通知する」
公式には、「次の更新期間の前に自動更新をオフにしてHubSpotに通知する」ことが必要と書かれています。
オフにする操作を忘れた時点で、次の1年なり1か月なりが確定します。解約の意思があることと、手続きが済んでいることは別です。
期間の途中では解約できません
ここがいちばん重要です。公式には、「現在のサブスクリプション期間の終了前にサブスクリプションをキャンセルすることはできません」と明記されています。
年契約の場合、影響が大きくなります
1か月使って合わないと分かっても、残りの期間の支払いは続きます。これが年単位の契約だと、11か月分が残ります。
だからこそ、契約の前に確かめるべきことがあります。この媒体で繰り返し書いているとおり、やりたい操作が自分のアカウントで動くところまで確認してから申し込んでください。
「解約できない」ではなく「次から止まる」
誤解のないように書いておくと、解約そのものができないわけではありません。自動更新をオフにすれば、期間の終わりで止まります。
止まるタイミングが「今」ではなく「期間の終わり」だ、ということです。いつ終わるのかを把握していないと、判断もできません。
ダウングレードは更新日の5営業日前まで
プランを下げる場合、期限が決まっています。公式には、「更新日の5営業日前までにHubSpotの担当者に連絡してダウングレード」する必要があると書かれています。
| 契約しているプラン | 連絡先 |
|---|---|
| Starter | メールサポート |
| Professional・Enterprise | 契約マネージャー |
5営業日というのは、思ったより短い
営業日なので、週末や祝日を挟むと実質1週間以上前です。更新日が月曜なら、前週の月曜には動き始める必要があります。
連休を挟む時期だと、さらに前倒しになります。更新日の2週間前を目安に動くと、確実です。
間に合わないと、次の期間はそのままです
期限を過ぎてから連絡しても、次の期間の契約内容は変わりません。そしてその期間は、途中で下げることもできません。
つまり、5営業日の期限を逃すと、次の1年が確定します。ここが、この記事でいちばん伝えたい点です。
解約したあと、データはどうなるか
ここは安心してよい部分です。公式には、解約後「お客さまのアカウントはHubSpotの無料ツールに移行」すると書かれています。
消えるのではなく、無料版に戻ります
コンタクト、会社、取引といった記録は残ります。使えなくなるのは、有料プランの機能です。
この記事の読者の多くは、有料機能として自動化やレポートを使っているはずです。これらが止まっても、記録そのものは無料のまま参照できます。
アカウントの削除は別の話です
無料ツールの状態になったあと、必要であればアカウントの削除もできます。ただし公式には、「有効なコミットメントがある場合、アカウントを削除することはできません」と書かれています。
契約が残っている状態で消そうとしても、できません。順番としては、更新を止める、無料ツールに移行する、その後に削除、となります。
とはいえ、消す前に書き出してください
無料版に戻れば記録は残りますが、アカウントを削除すれば消えます。削除を選ぶなら、その前にコンタクトと会社と取引をエクスポートしてください。
「もう使わないから」と消したあとに、過去の取引先を調べる必要が出ることがあります。ファイル1つ書き出しておくだけで、その不安がなくなります。
操作できる人が限られています
更新や解約の手続きは、誰でもできるわけではありません。公式には、「スーパー管理者または請求管理権限を持つユーザー」が操作できると書かれています。
担当者が辞めたときに詰まります
実務でよくあるのがこれです。契約したときの担当者が退職し、その人しか請求まわりの権限を持っていなかった。
更新日が近いのに、誰も手続きできない。この状態は、1〜10人の会社でも起こります。権限は必ず2人以上が持つようにしてください。
社長が持っておくのが現実的です
実務の担当者に加えて、代表者がスーパー管理者の権限を持っておく形が安全です。支払いが発生するものなので、決裁する人が見られる状態にしておく。
普段は触らなくて構いません。いざというときに入れるかどうかだけが重要です。
更新センターはProfessional以上だけ
更新の内容を確認する画面についても、制約があります。
公式には、更新日は「コミットメント期間の最終日の後の日付」であり、更新センターで確認できると書かれています。ただし、この更新センターはProfessionalとEnterpriseのみ利用できます。
Starterの場合は、自分で控えておく
Starterで契約している場合、更新センターの画面がありません。契約した日に、更新日を自分のカレンダーに入れておいてください。
契約時の注文フォームやメールに、期間が書かれています。その情報を、後から探さなくて済む場所に保存しておく。これだけで判断の遅れが防げます。
アクセスには請求権限が必要です
更新センターに入るには、請求権限が必要と公式に記載されています。権限がない人には、そもそも画面が出てきません。
「更新日が分からない」という相談の多くは、実は権限の問題です。まず自分の権限を確認してください。
契約した日にやっておく3つのこと
ここまでのルールを踏まえて、契約した日にやっておくべきことを挙げます。5分で終わります。
1. 更新日をカレンダーに入れる
当日ではなく、2か月前に通知が来るように設定してください。5営業日前では、検討する時間がありません。
2か月あれば、使っている機能を洗い出して、下げるか続けるかを判断できます。判断のための時間を、先に確保しておくという発想です。
2. 請求の権限を2人に持たせる
前の章のとおりです。担当者と代表者の2人が入れる状態にしておいてください。
3. 何のために契約したかを1行書く
意外に効くのがこれです。「自動化で追いかけの漏れをなくすため」のように、契約の理由を1行残しておく。
1年後の更新のとき、この1行が判断の基準になります。目的が達成されているなら続ける、使っていないなら下げる。理由が残っていないと、なんとなく更新することになります。
更新の2か月前から始める棚卸し
通知が来たら、何を見るか。順番を決めておいてください。
1. 有料機能を実際に使っているか
まず、有料だから使える機能を、この1年で何回使ったかを数えます。
自動化を作ったが1本しか動いていない。レポートを作ったが誰も開いていない。こうした状態なら、下げる検討に入ります。
2. 席の数は適正か
次に、有料の席が実際に使われているかを見ます。退職した人の席がそのまま残っていることがあります。
見るだけでよい人に編集できる席を配っている場合も、見直しの対象です。ここだけで費用が変わることがあります。
3. 下げた場合に何が止まるか
最後に、下げたときの影響を確認します。動いている自動化、作ったレポート、権限の設定。これらが止まります。
この媒体で以前書いたとおり、プランを下げると、カスタムプロパティーが上限を超えている場合は新規作成ができなくなります。既存の項目は残りますが、増やせません。
止まって困るものがあるなら、止まる前に代わりの手順を用意してから下げてください。
契約する前に決めておく2つの数字
更新のルールが分かると、契約前にやるべきことも変わります。2つの数字を先に決めてください。
1つ目：やめる基準
「半年後にこうなっていなければ下げる」という状態を、契約前に書いてください。
自動化が3本動いている。問い合わせの取りこぼしがゼロになっている。レポートを月に1回は開いている。何でも構いませんが、あとから測れる形にしてください。
これがないと、更新のときに「まあ使っているし」で終わります。判断の基準は、判断の前に作っておかないと機能しません。
2つ目：払える上限
料金は固定ではありません。席の数や、課金対象のコンタクト数で動きます。人が増えれば増え、リストがたまれば増えます。
だから、「月にここまでなら払う」という上限を先に決めておいてください。超えたときに、増やす前に立ち止まれます。
上限を決めていないと、増えたぶんだけ払い続けることになります。請求が増えた月に、なぜ増えたかを調べる習慣がつくだけでも違います。
よくある3つの落とし穴
更新まわりで実際に起きやすいものを挙げます。
1. 請求のメールが個人宛になっている
契約した担当者の個人アドレス宛に、請求や更新の案内が届く設定になっていることがあります。その人が辞めると、誰も気づきません。
受け取り先は、複数人が見ている共有のアドレスにしてください。更新の案内は、年に1回しか来ません。その1回を逃すと、次は1年後です。
2. 契約の単位を勘違いしている
月額の表示を見て月契約だと思っていたら、年間の契約だった。この行き違いが、いちばん金額の大きい失敗につながります。
表示されている金額が月あたりなのか、その支払いが月ごとなのか年ごとなのか。この2つは別の話です。申し込みの画面で、期間の記載を必ず確認してください。
3. 使っていないのに気づかない
有料にしたあと、最初の1か月は熱心に使います。ところが3か月目には、無料でもできる操作しかしていない、という状態になりがちです。
これを防ぐには、四半期に1回、有料機能を何回使ったかを数えてください。数えるだけで構いません。
数字が出れば、更新のときに迷いません。迷う時間そのものが、判断を先送りにします。
下げる前に確認すること
ダウングレードを決めたら、実行の前にやっておくことがあります。
エクスポートを先に取る
コンタクト、会社、取引。この3つは必ず書き出しておいてください。下げたあとに参照できなくなるものはないはずですが、保険です。
レポートの内容も、画面ごと保存しておくと安心です。数字そのものより、どういう切り口で見ていたかが失われます。
止まる作業の代わりを決める
自動化が止まるなら、その作業を誰がいつやるかを決めます。この媒体で書いてきたとおり、タスクと日付の項目で代替できる部分があります。
決めないまま下げると、止まったことに数か月気づきません。気づくのは、問い合わせが放置されていたと分かったときです。
社内に伝える
プランが変わると、他の人の画面も変わります。使えなくなる機能を、事前に伝えてください。
何も言わずに下げると、「急に動かなくなった」という問い合わせが社内から来ます。説明する手間は、あとのほうが大きくなります。
上げるときにも同じルールが効きます
ここまで下げる話を書いてきましたが、上げるときにも期間の考え方は同じです。途中で上げた場合、そこから新しい期間が始まることがあります。
「とりあえず上げてみる」が高くつく理由
下げられるのは更新のときだけです。つまり、途中で上げると、その次の更新まで下げられません。
試してみたい、という理由で上げると、合わなかった場合に長く付き合うことになります。上げる前に、無料やStarterのままで同じ結果が出せないかを一度考えてください。
席を増やすときも同じです
人を増やしたときに席を追加します。ここも、追加は簡単で、減らすのは更新のときという構造です。
入社のたびに席を足していくと、退職があっても減りません。更新の前に、席の一覧と社員の一覧を突き合わせてください。この5分で、無駄な席が見つかります。
繁忙期に合わせて上げない
一時的に忙しいから上げる、という判断も危険です。忙しさは数か月で終わりますが、契約は期間の終わりまで続きます。
季節変動がある業種なら、いちばん暇な時期の業務量を基準にプランを決めてください。足りない分を人の手で埋めるほうが、結果的に安く済むことが多い。
まとめ
更新のルールは、契約する前に知っておくべき内容です。
- 自動更新は既定で有効です。止めるには、自動更新をオフにして通知する必要があります
- 期間の途中では解約できません。止まるのは期間の終わりです
- ダウングレードは更新日の5営業日前まで。過ぎると次の期間が確定します
- 解約してもデータは消えません。無料ツールに移行します。ただし削除すれば消えます
- 手続きできるのはスーパー管理者か請求管理権限を持つ人だけ。2人以上に持たせてください
契約した日に、更新日の2か月前へ通知を置く。この5分が、次の1年の判断を自分の手元に残します。
よくある質問（FAQ）
契約したばかりですが、途中で解約できますか
できません。公式には、現在のサブスクリプション期間の終了前にキャンセルすることはできないと明記されています。自動更新をオフにすることで、期間の終わりに止まります。
プランを下げたいときはどうすればいいですか
更新日の5営業日前までに連絡が必要です。Starterはメールサポート、ProfessionalとEnterpriseは契約マネージャーが窓口と公式に記載されています。期限を過ぎると、次の期間はそのプランのままになります。
解約したらデータは消えますか
消えません。公式には、解約後はアカウントが無料ツールに移行すると書かれています。使えなくなるのは有料プランの機能で、記録そのものは残ります。ただし、そのあとアカウントを削除すれば消えます。
更新日はどこで確認できますか
更新センターで確認できますが、ProfessionalとEnterpriseのみ利用できます。またアクセスには請求権限が必要です。Starterの場合は、契約時の情報から更新日を控えておいてください。
誰でも解約の手続きができますか
できません。スーパー管理者または請求管理権限を持つユーザーだけです。担当者が1人しか権限を持っていないと、その人が不在のときに手続きできません。2人以上に持たせてください。
更新の案内メールが届きません
受け取り先のアドレスを確認してください。契約した担当者の個人アドレス宛になっている場合、その人が不在や退職のときに誰も気づきません。複数人が見ている共有アドレスに変更しておくのが安全です。更新の案内は年に1回しか来ないため、1回逃すと次は1年後になります。
月額表示だったので月契約だと思っていました
表示されている金額が月あたりであることと、支払いや契約の期間が月ごとであることは別の話です。申し込みの画面で、契約期間の記載を必ず確認してください。年間の契約であれば、途中での解約はできません。
アカウントを完全に削除したいのですが
有効なコミットメントがある場合は削除できません。まず更新を止めて無料ツールの状態にしてから、削除の手続きに進みます。削除するとデータは消えるので、先にエクスポートしてください。
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