労働条件通知書を自動で作る｜条件表と雛形を分け、法改正に追随できる形にする

採用が決まるたびに、労働条件通知書を作る。前の人のファイルをコピーして、名前と日付と条件を書き換える。この作り方をしている会社は多く、そして書き換え漏れと、明示事項の抜けという2種類の事故がここで起きます。

特に注意が要るのは後者です。明示すべき事項は法令で定められており、2024年4月からは項目が追加されました。古いテンプレートを使い続けていると、必要な記載が抜けたまま渡すことになります。この記事では、条文で定められた明示事項を確認したうえで、通知書の作成を自動化し、法令の改正に追随できる形にする方法を説明します。

ムダの現状：コピーして書き換える作り方の限界

労働条件通知書の作成にかかる時間そのものは、1件あたり15分から30分程度です。件数が少なければ、大きな負担には見えません。

問題は時間ではなく、前のファイルをコピーする方式が、2種類の事故を構造的に生むことです。

2種類の事故

1つ目は、書き換え漏れです。氏名、入社日、賃金、就業場所。コピー元の値が1か所でも残ると、その人の条件と違う書面を渡すことになります。人が目で確認する限り、一定の確率で発生します。

2つ目は、明示事項の抜けです。こちらのほうが深刻です。法令で明示すべき事項が追加されても、手元のテンプレートは自動では更新されません。誰かが気づいて直すまで、抜けた状態の書面が配られ続けます。

そして、この2つ目は気づきにくい。書き換え漏れは受け取った本人が指摘しますが、明示事項の抜けは、双方とも気づかないまま時間が経ちます。

機械に渡せる部分と、人に残す部分

3番目の「記載漏れの検出」を機械に渡すのが、この仕組みの中心です。人が目で確認する工程を、機械の判定に置き換える。これで1つ目の事故が減ります。

スキームの全体図：条件表と雛形を分ける

設計の要点は、条件表と雛形を分けることです。分けておくと、法令の改正で記載事項が変わったときに、雛形だけを直せば以降の全件に反映されます。個別のファイルをコピーする方式では、これができません。

必要なツールと費用（2026年9月23日時点）

専用のシステムを検討する前に、この4つで1度作ってみてください。自社にとって何が必須項目かが、作る過程ではっきりします。それが決まっていないままシステムを選ぶと、設定の段階で同じ検討をやり直すことになります。

導入手順：明示事項を条文から書き出す

Step 1：条文に当たって、項目を書き出す

ひな形を探すのではなく、条文から書き出してください。労働基準法施行規則第5条第1項は、使用者が労働者に対して明示しなければならない労働条件として、次を挙げています。

ここで押さえておきたいのが、1号の3です。就業の場所と従事すべき業務に関する事項に、変更の範囲を含むとされています。入社時の配属先だけでなく、将来変わりうる範囲まで書く必要があります。古いテンプレートで抜けやすいのが、この部分です。

1号の2も同様です。有期契約を更新する場合の基準について、通算契約期間または更新回数に上限の定めがある場合には、当該上限を含むとされています。

Step 2：書面の交付が必要な範囲を確認する

明示事項のすべてについて書面が必要なわけではありません。範囲が定められています。

同規則第5条第3項は、書面の交付が必要な事項を、第1項第1号から第4号までに掲げる事項（昇給に関する事項を除く）としています。そして第4項は、その方法を書面の交付と定めています。

ただし、同項のただし書きに例外があります。労働者が希望した場合には、ファクシミリを利用してする送信の方法、または電子メール等の送信の方法によることができるとされています。電子メール等については、当該労働者が記録を出力することにより書面を作成することができるものに限るという条件が付いています。

つまり、電子での明示には2つの要件があります。本人が希望したこと。そして、出力して書面にできる形式であること。会社の都合で一律に電子にする、という運用はこの要件から外れます。

Step 3：条件表の列を設計する

条文から書き出した項目を、条件表の列にします。列の設計では、次の3つを分けてください。

2つ目の「区分で決まる」列を作るのが要点です。正社員、パート、契約社員といった雇用区分ごとに、所定労働時間や休日は決まっているはずです。区分を選べば自動で入る形にすると、入力の項目が大幅に減ります。

そして、区分ごとの値は就業規則から取ってください。個別に入力させると、就業規則と違う条件が書かれた書面が生まれます。

Step 4：検査と生成を書く

次のApps Scriptは、条件表を1行ずつ見て必須項目の空欄を検査し、問題がなければ雛形から書面を生成します。

var TEMPLATE_ID = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('TEMPLATE_ID');
var FOLDER_ID = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('FOLDER_ID');
var REQUIRED = ['氏名', '契約期間', '就業場所', '就業場所の変更の範囲',
                '業務', '業務の変更の範囲', '始業', '終業', '休憩',
                '休日', '賃金', '支払日', '退職'];
function generateNotices() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sh = ss.getSheetByName('条件表');
  var values = sh.getDataRange().getValues();
  var header = values[0];
  var idx = {};
  for (var h = 0; h < header.length; h++) idx[header[h]] = h;
  var defaults = loadDefaults(ss);
  var out = [];
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    var row = values[i];
    if (row[idx['状態']] === '作成済み') continue;
    var data = fill(row, idx, defaults);
    var missing = checkRequired(data);
    if (missing.length > 0) {
      out.push([row[idx['氏名']], '未作成', '未入力: ' + missing.join('、')]);
      continue;
    }
    var url = makeDoc(data);
    sh.getRange(i + 1, idx['状態'] + 1).setValue('作成済み');
    out.push([data['氏名'], '作成済み', url]);
  }
  report(ss, out);
}
function loadDefaults(ss) {
  var m = {};
  var v = ss.getSheetByName('区分別の値').getDataRange().getValues();
  var head = v[0];
  for (var i = 1; i < v.length; i++) {
    var kubun = v[i][0];
    m[kubun] = {};
    for (var c = 1; c < head.length; c++) m[kubun][head[c]] = v[i][c];
  }
  return m;
}
function fill(row, idx, defaults) {
  var data = {};
  for (var key in idx) data[key] = row[idx[key]];
  var d = defaults[data['雇用区分']];
  if (!d) return data;
  for (var k in d) {
    if (data[k] === '' || data[k] === undefined) data[k] = d[k];
  }
  return data;
}
function checkRequired(data) {
  var missing = [];
  for (var i = 0; i < REQUIRED.length; i++) {
    var v = data[REQUIRED[i]];
    if (v === '' || v === undefined || v === null) missing.push(REQUIRED[i]);
  }
  return missing;
}
function makeDoc(data) {
  var copy = DriveApp.getFileById(TEMPLATE_ID)
    .makeCopy('労働条件通知書_' + data['氏名'], DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID));
  var doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
  var body = doc.getBody();
  for (var key in data) body.replaceText('\\{\\{' + key + '\\}\\}', String(data[key]));
  doc.saveAndClose();
  return copy.getUrl();
}
function report(ss, out) {
  var sh = ss.getSheetByName('生成結果');
  sh.getRange(2, 1, Math.max(sh.getLastRow() - 1, 1), 3).clearContent();
  if (out.length > 0) sh.getRange(2, 1, out.length, 3).setValues(out);
}

実装で押さえている点を3つ挙げます。

1つ目、必須項目が1つでも空なら生成しないこと。空欄のまま書面を作ると、そのまま渡してしまう事故が起きます。作らせないのが、最も確実な防止策です。

2つ目、必須項目の一覧に「就業場所の変更の範囲」と「業務の変更の範囲」を明示的に入れていること。これが条文で求められている記載であり、古いテンプレートで最も抜けやすい箇所です。

3つ目、区分別の値を別のシートに持ち、空欄のときだけ補完していること。個別に指定があればそちらを優先し、なければ区分の既定値が入ります。就業規則を変えたら、このシートだけを直せば以降の全件に反映されます。

過去に交付した書面も、保管の形を揃える

生成した書面をどこに置くかを、仕組みを作るときに決めてください。後から整理しようとすると、どれが最終版か分からなくなります。

置き方は、1人1フォルダか、年度ごとのフォルダに氏名のファイル名、のどちらかで十分です。重要なのは、ファイル名に氏名と作成日を入れること。条件を変更して再発行した場合に、どちらが新しいかが分かります。

そして、再発行したときは古いほうを消さないでください。いつの時点でどの条件を明示したかは、後から確認が必要になる場面があります。労働関係に関する書類の保存については、労働基準法に定めがあるため、自社の保存方針と合わせて扱いを決めてください。

Step 5：年に1回、雛形と条文を突き合わせる

仕組みを作って終わりにしないでください。法令は改正されます。

年に1回、雛形の記載項目と条文を突き合わせる時間を作ってください。1時間で足ります。条文を開いて、雛形に対応する記載があるかを順に確認するだけです。

この確認を、誰がいつやるかまで決めておいてください。「気づいた人が直す」という運用にすると、誰も気づきません。年度の初めなど、日付を決めて予定に入れます。

現場の合意の取り方：現場の採用担当を巻き込む

この仕組みは人事や総務が作りますが、条件を入力するのは現場の採用担当であることが少なくありません。

「変更の範囲」の書き方を、先に決めておく

現場が最も困るのが、就業場所と業務の変更の範囲の書き方です。ここを個人の判断に委ねると、書き方がばらつきます。

雇用区分ごとに標準の文言を用意して、選べる形にしてください。全国転勤がある正社員、勤務地を限定した社員、特定の店舗のみのパート。自社にある区分の数だけ用意すれば足ります。

そして、標準の文言に当てはまらない個別の条件がある場合は、その旨を選んで自由記述に切り替えられるようにします。標準だけにすると、実態と違う記載が生まれます。

入力の項目数を、実際に数えて見せる

反対の多くは、入力が増えるという想像から来ています。実際に数えて見せてください。

雇用区分で決まる項目を自動で入れる設計なら、個別に入力するのは氏名、入社日、賃金、就業場所、業務、契約期間といった範囲に収まります。前のファイルをコピーして書き換えていた箇所と、ほぼ同じ数です。この事実を示すと、話が進みます。

失敗パターンと限界：書面の交付と電子での明示

電子での明示は、本人の希望が要件

紙をなくしたいという動機から、通知書を一律に電子で送る運用にしたくなります。ここは要件を確認してから設計してください。

労働基準法施行規則第5条第4項は、明示の方法を書面の交付と定めたうえで、ただし書きで例外を置いています。当該労働者が希望した場合に限り、ファクシミリを利用してする送信の方法、または電子メール等の送信の方法によることができるとされています。

さらに電子メール等については、当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る、という条件が付いています。

したがって、電子での明示を運用に組み込むなら、本人の希望を確認する手順と、その記録が必要になります。条件表に「希望する交付方法」の列を持ち、いつ確認したかを残す形にしてください。

事実と異なる内容にしてはならない

同規則第5条第2項は、使用者は明示しなければならない労働条件を事実と異なるものとしてはならないと定めています。

自動化の文脈でこれが問題になるのは、区分別の既定値を使う場面です。区分の値をそのまま入れた結果、その人の実際の条件と違う記載になっていないか。生成した書面を人が確認する工程を残しているのは、このためです。

この仕組みが向かない場合

採用が年に数名で、条件も毎回異なる場合は、自動化の効果が限定的です。ただし、必須項目の検査だけは作る価値があります。項目の一覧をチェックリストとして持ち、交付前に確認する運用でも、明示事項の抜けは防げます。

また、派遣や業務委託が混ざる場合は、この仕組みの対象外です。適用される法令が異なるため、同じ雛形で扱わないでください。契約の種類ごとに、別の仕組みとして分けるのが安全です。

なお、自社の雇用形態に応じてどの事項の明示が必要かは、個別の判断が必要な場面があります。この記事は条文で確認できた範囲を示すものであり、判断に迷う場合は社会保険労務士などの専門家に確認してください。

AIに雛形を書かせない

この仕組みに生成AIは登場しません。理由を書いておきます。

労働条件通知書の記載事項は、法令で定められています。AIに雛形を作らせると、もっともらしいが条文と対応していない項目が並ぶことがあります。そして、その誤りは形式が整っているぶん気づきにくい。

条文を読んで項目を書き出す作業は、1時間もかかりません。この1時間を惜しんでAIに任せると、以降の全件に誤りが乗ります。ここは省略すべき工程ではありません。

AIを使うとすれば、条文を読んで理解する補助としてです。条文の文言が何を指しているのかを尋ねる、といった使い方であれば有用です。ただし、その結果をそのまま雛形にせず、必ず条文に戻って確認してください。

効果の測り方

2つ目は、多くても悪い数字ではありません。止まったということは、抜けた書面が渡らなかったということです。むしろ0件が続く場合、必須項目の設定が緩すぎないかを確認してください。

3つ目が、この仕組みの本当の効果を示します。交付後の訂正は、受け取る側にとって最も印象の悪い事故です。ここが減っていれば、仕組みが機能しています。

まとめ

労働条件通知書を前のファイルのコピーで作る方式は、書き換え漏れと明示事項の抜けという2種類の事故を構造的に生みます。特に後者は、双方とも気づかないまま続きます。

設計の要点は、条件表と雛形を分けることです。分けておけば、法令の改正で記載事項が変わったときに雛形だけを直せば以降の全件に反映されます。条件表の列は、個別に入れるもの、雇用区分で決まるもの、全員共通のものに分け、2つ目を自動で補完すると入力が大幅に減ります。

明示事項は、ひな形からではなく条文から書き出してください。労働基準法施行規則第5条第1項が一覧を定めており、就業の場所と業務については変更の範囲を含むこと、有期契約の更新基準には上限の定めがある場合その上限を含むことが定められています。書面の交付が必要なのは第1号から第4号まで（昇給を除く）で、電子での明示は本人が希望した場合かつ出力して書面にできる形式に限られます。そして、明示する労働条件を事実と異なるものとしてはならないと定められている以上、生成した書面を人が確認する工程は残してください。

よくある質問

市販のひな形をそのまま使ってはいけませんか

出発点として使うのは構いませんが、条文と突き合わせて項目の過不足を確認してください。特に、就業の場所と業務の変更の範囲、有期契約の更新基準の上限といった項目が含まれているかを見ます。入手した時期によっては、これらが反映されていない可能性があります。

「変更の範囲」は、どこまで書くべきですか

自社の雇用区分ごとに標準の文言を用意し、選べる形にしてください。全国転勤がある正社員、勤務地を限定した社員、特定の店舗のみのパート。どこまで書くかの判断は個別の事情によるため、標準の文言を作る段階で社会保険労務士などに確認しておくと安心です。

電子メールで送ってはいけませんか

要件を満たせば可能です。労働基準法施行規則は、明示の方法を書面の交付と定めたうえで、労働者が希望した場合にはファクシミリまたは電子メール等の送信の方法によることができるとしています。電子メール等については、労働者が記録を出力して書面を作成できるものに限られます。本人の希望を確認した記録を残す運用にしてください。

雇用区分ごとの既定値は、どこから取ればよいですか

就業規則から取ってください。個別に入力させると、就業規則と違う条件が書かれた書面が生まれます。また、就業規則を改定したときに、この既定値のシートも同時に直す手順を決めておいてください。

採用が年に数名しかありません。作る意味はありますか

生成の自動化は効果が限定的ですが、必須項目の検査だけは作る価値があります。条文から書き出した項目をチェックリストとして持ち、交付前に確認する運用でも、明示事項の抜けは防げます。件数が少ないほど、1件の事故の比重は大きくなります。

派遣社員や業務委託も同じ仕組みで扱えますか

分けてください。適用される法令が異なるため、同じ雛形で扱うと必要な記載が食い違います。契約の種類ごとに別の仕組みとして設計し、条件表も分けるのが安全です。

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