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Notionで同じ内容を2か所に置きたくなることがあります。手順書の注意事項を各プロジェクトのページにも出したい、連絡事項をチーム全員のページに載せたい。
やり方はいくつかあります。リンクを貼る、本文の中で呼び出す、同期ブロックにする。見た目が違うだけだと思っていませんか。
実際に試したところ、名前を変えたときと、元を消したときで結果がまったく違いました。特に同期ブロックは、知らないと事故ります。
同じ内容を2か所に置く方法は3つ
まず整理します。
それぞれの性格
| 方法 | 置かれるもの |
|---|---|
| ページへのリンクを置く | 行き先の識別子だけ |
| 本文の中でページを呼び出す | 行き先の識別子だけ |
| URLを貼る | 住所の文字列と、表示する文字 |
| 同期ブロック | 元のブロックの識別子 |
上の3つはリンクで、中身は行き先にあります。同期ブロックだけが、中身そのものを表示します。
URLだけ、性質が違います
ページへのリンクと、本文の中での呼び出しは、どちらも行き先を識別子で持っています。「このページ」という指し方です。
URLを貼った場合だけは、住所の文字列を持ちます。そして表示する文字を別に持っています。この違いが、次の章で効いてきます。
名前を変えたときの差
行き先のページの名前を変えて、どうなるかを見ました。
呼び出しは追従、URLは固定
「元のページ」という名前のページを作って、3種類のリンクを置きました。そのあとで、名前を「名前を変えたページ」に変えます。
| 方法 | 名前を変えたあと |
|---|---|
| ページへのリンク | 識別子を持っているだけ（表示は行き先に従う） |
| 本文の中での呼び出し | 「名前を変えたページ」に変わった |
| URLを貼った場合 | 元の文字のまま変わらない |
本文の中での呼び出しは、表示される文字が自動で書き換わりました。名前を変えても、リンクの文言が古いままになりません。
URLを貼ると、古い名前が残ります
一方、URLを貼った場合は表示する文字を自分で持っているので、行き先の名前が変わっても貼ったときの文字のまま残ります。
これが地味に効きます。1年前に貼ったリンクの文言が、いまのページ名と違う。クリックするまで、同じものだと気づきません。
外部のサイトへのリンクなら、自分で文字を決められるほうが都合いいです。でもNotionの中のページを指すなら、呼び出しのほうが安全です。
同期ブロックは、どちらからでも書ける
ここから同期ブロックの話です。
元と参照側という区別はあります
同期ブロックには、元になるものと、それを参照するものがあります。情報としても区別されていて、参照側は「どこから同期しているか」を持っています。
元を書き換えると、参照側の表示も変わりました。ここは想像どおりです。
参照側から書き換えても、元が変わります
試したのがこれです。参照している側の文章を書き換えてみました。
通りました。そして元のほうを確認すると、そちらも書き換わっています。
つまり、元と参照側に上下関係はありません。どちらから書いても、両方が変わります。
ここが便利であり、危ないところです
便利なのは、どこで気づいても直せることです。参照している側のページを開いていて誤字を見つけたら、その場で直せます。
危ないのは、直している人が「他にも出ている」と気づいていないかもしれないことです。
自分のプロジェクトのページで注意事項を書き換えたら、全プロジェクトの表示が変わっていた。そういうことが起こります。
元を消すと、参照側が空になる
いちばん重要なのがこれです。
中身が返ってこなくなりました
元のブロックが置いてあるページを、ゴミ箱に入れました。そのうえで参照側の中身を読みにいきます。
空でした。エラーではありません。中身が0個です、と返ってきます。
参照側のブロック自体は残っています。同期ブロックという入れ物はあって、中身だけがなくなった状態です。
エラーにならないのが厄介です
もし壊れたリンクのように分かりやすく表示されるなら、まだ気づけます。空として扱われると、そこに何かあったことすら分かりません。
手順書の注意事項を同期ブロックで各ページに出していて、元のページを整理のときに消した。注意事項がどこにも出なくなったのに、誰も気づかない。これは起こり得ます。
戻せば、復活します
救いもあります。元のページをゴミ箱から戻したところ、参照側の中身も元どおり読めるようになりました。
消えたのではなく、行き先がゴミ箱にあるから読めなかっただけです。ゴミ箱の中身は読めないという話と、同じ理屈だと思います。
ただし、完全に削除してしまえば戻りません。そこだけは注意してください。
図にすると、こういう違いです
リンクは消しても壊れない
対比として、リンクのほうも確認しました。
行き先が消えても、リンクは残ります
行き先のページをゴミ箱に入れたあと、リンクを置いたページを読み直しました。
ページへのリンクも、本文の中での呼び出しも、そのまま残っています。呼び出しのほうは、消えたページの名前も表示されたままでした。
押せば分かる、という強さがあります
リンクの利点はここです。壊れていることが、押したときに分かります。
同期ブロックのように静かに消えるより、残っていて押せないほうが、気づける分だけましです。
ただし、名前が残っているので一覧で見ても違和感はありません。気づけるのは押したときだけではあります。
どれを使うかの決め方
ここまでを踏まえて、使い分けを整理します。
中身を見せたいなら、同期ブロック
開かなくても読めてほしいもの。注意事項、連絡、今月の目標。その場で目に入る必要があるものは同期ブロックです。
そのかわり、元をどこに置くかを決めて、消さないようにします。整理のときに一緒に消える場所には置かないでください。
元だけを集めたページを1つ作って、そこに置いておくのが安全です。「ここは消さない」と分かる場所にまとめます。
場所を教えたいなら、呼び出し
詳しくはあちらを見てください、という場合。本文の中での呼び出しを使います。
名前の変更に追従してくれるので、文言が古くなりません。行き先が消えても壊れないので、気楽に使えます。
URLを貼るのは、外部のサイトだけ
Notionの中のページを指すのに、URLを貼る理由はほとんどありません。名前の変更に追従しないぶん、劣ります。
貼るなら外部のサイトへのリンクだけ。Notionの中は呼び出しで統一すると、あとで困りません。
編集が2方向になることを、伝えておく
同期ブロックを使うなら、これは共有しておいたほうがいいです。参照している側で直しても、全部に反映されます。
知らずに直すと、他の人のページも変わります。悪意はなくても起きます。
対策として、同期ブロックの中に「これは共有の内容です」と1行書いておく手があります。見ればわかるので、うっかり直すのを防げます。
よくある質問（FAQ）
同期ブロックの中身が空になっているのですが。
元のブロックがあるページが、ゴミ箱に入っている可能性が高いです。そのページを戻せば、中身も読めるようになります。エラーも表示も出ないので、思い当たる整理をした覚えがあれば、そこから探してみてください。
元のページを完全に削除したらどうなりますか。
ゴミ箱から戻せば復活することは確認しましたが、完全に削除した場合は戻す手段がありません。元を置くページは、消さない場所にまとめておくのが安全です。
同期ブロックの元がどこにあるか、分かりますか。
参照している側は、どのブロックから同期しているかの識別子を持っています。たどれば元の場所に行き着きます。画面からも、元へ移動する操作があります。
本文の中での呼び出しと、ページへのリンクの違いは何ですか。
どちらも行き先を識別子で持っています。違うのは置かれ方で、ページへのリンクは1行を占める部品、本文の中での呼び出しは文章の一部として埋め込まれます。文の途中に入れたいなら後者です。
行き先の名前を変えたら、リンクを貼り直す必要がありますか。
本文の中での呼び出しなら不要です。表示される文字が自動で書き換わります。URLを貼っている場合は、表示する文字が古いまま残るので、貼り直すことになります。
同じ内容を3か所以上に出したいです。
同期ブロックは何か所にでも置けます。ただし、どこかで直せば全部に反映されるので、数が増えるほど「知らないうちに変わっていた」が起きやすくなります。元を1か所にまとめて、そこを直す約束にしておくのがいいと思います。
同期ブロックの元を、1か所にまとめてください
元を集めたページを1つ作って、そこに置く。整理のときに一緒に消える場所に置かない。これだけで、注意事項がいつのまにか消えていた、という事故を防げます。