配信停止の処理｜通知は任意の方法で来る。受け口を3つ作って表を1つにする

止まるのは、通知を受けた時点から

特定電子メール法第3条第3項に、こうあります。

「送信者は、第一項各号に掲げる者から総務省令・内閣府令で定めるところにより特定電子メールの送信をしないように求める旨…の通知を受けたとき（送信委託者がその通知を受けたときを含む。）は、その通知に示された意思に反して、特定電子メールの送信をしてはならない」

通知の方法は任意と定められている

省令で定めるところにより、とあるので施行規則を見ます。第5条です。

「…の通知の方法は、特定電子メールの送信をしないように求める電子メールアドレスを明らかにして、電子メールの送信その他の任意の方法によって行う方法とする」

任意の方法、と書かれています。配信停止のリンクを押すことだけが通知ではありません。

条件は1つだけ。止めるアドレスが明らかになっていることです。

メールで来た場合は、送信元のアドレスが分かるので自動的に満たされます。電話の場合は、どのアドレスを止めるのかを確認してください。

効くのは受けた時点から

処理が終わってからではありません。受けた時点からです。

だから受け口を見ていない期間は、そのまま違反の期間になります。配信停止用のアドレスを置いて、誰も見ていない状態が最も危ない。

誰が受け取っても効く

条文は「送信者は…通知を受けたとき」と書いています。受け取った個人ではなく、送信者である事業者が縛られます。

だから、退職した担当者の受信箱に届いた通知も、会社としては受け取ったことになります。

個人の受信箱を受け口にしないでください。担当が変わった時点で、過去の通知が追えなくなります。

「オプトアウト」には2つの意味がある

ここで用語の整理をします。オプトアウトという言葉は、2つの別の制度を指します。

混ざりやすいのは、どちらも「送らないでほしい」「使わないでほしい」という形で来るからです。

メールを止める話には、届出は要らない

特定電子メール法のほうは、通知を受けたら止める。それだけです。届出も、事前の周知も条文にありません。

一方、個人情報保護法第27条第2項は違います。第三者提供を本人の求めで停止する仕組みを作って、あらかじめ本人に通知するか容易に知り得る状態に置き、かつ委員会に届け出た場合に、同意なしで第三者提供ができる、という条文です。

届出事項は8つあり、提供する個人データの項目、取得の方法、提供の方法、本人の求めを受け付ける方法などが含まれます。

営業リストを他社に渡す場合は、こちらの話

つまり、自社のリストを他社に売る、あるいは渡す場合に出てくるのが第27条第2項です。メールを止める処理とは別の制度です。

そして第5項に、第三者に該当しない場合が3つ挙げられています。委託に伴う提供、事業の承継に伴う提供、そして共同利用です。

送信を代行会社に委託する場合は第1号に当たるので、第27条第2項の届出の話にはなりません。その代わり第25条の委託先の監督がかかります。この整理はフォーム営業の外注で書きました。

止める範囲は、通知に示された意思で決まる

条文は「その通知に示された意思に反して」と書いています。全部止めるとは書いていません。

部分的に止める通知もできる

第3条第3項のかっこ書きに、「一定の事項に係る特定電子メールの送信をしないように求める場合にあっては、その旨」とあります。

そして施行規則第5条のかっこ書きが、もう1つ足しています。

「一定の事項に係る特定電子メールの送信のみをしないように求める場合にあってはその旨、特定電子メールの送信を一定の期間しないように求める場合にあってはその旨及びその期間」

期間を限った通知が、条文に書かれています。受け取ったときに全部止める運用にしていると、相手の意思より広く止めることになります。

広く止めるほうが安全ではあります。ただし表に期間を書く欄が無いと、期間が切れたあとに戻す判断ができません。

だから表に3つの列を持つ

アドレス    止める宛先
受けた日    通知を受けた日
範囲        全部 / 一定の事項のみ / 一定の期間のみ
期間        範囲が期間のときだけ、終わりの日

4列。アドレスだけの表にすると、
部分的な通知を全部止めとして扱うことになる

広く止めるのは安全だが、戻す判断ができなくなる。範囲を書き残す。

同じ人の別アドレスはどうなるか

条文は「送信をしないように求める電子メールアドレスを明らかにして」と書いています。対象はアドレスです。

だから同じ担当者の別アドレスは、文言の上では別の宛先になります。

ただし同じ人に別のアドレスから送れば、断られた相手に送ったことになります。条文の形式を満たしても、相手の意思には反します。

実務としては、人の単位でも止めてください。会社の表に連絡先を複数持っているなら、同じ人に紐づくものを一度に外します。

同じ会社の別の人はどうなるか

こちらは別です。別の人は、通知をしていません。

ただし実務上は、会社ごとに止めるかどうかを決めておいてください。同じ会社の中で、断られた直後に別の担当者へ送る形は、社内で話題になります。

会社の表に、止めた日と、会社として空ける期間を書く欄を作っておくと、別の担当者が同じ会社に当たる事故を防げます。

委託していても、自社が縛られる

第3条第3項に、かっこ書きが入っていました。「送信委託者がその通知を受けたときを含む」です。

通知が届く先は3か所ありうる

つまり自社が受け取った通知も、委託先が受け取った通知も、両方が効きます。

だから委託する場合、受け取った通知をどう共有するかを先に決めてください。片方しか知らない状態が、そのまま違反になります。

措置命令も委託者に及ぶ場合がある

第7条は措置命令の条文です。ここにも委託者が出てきます。

送信委託者が送信に係る業務の一部を行った場合であって、その送信委託者の責めに帰すべき事由があると認められるときは、送信者と送信委託者の両方に命令できるという構造です。

条文が例として挙げているのは、第3条第1項第1号または第2号の通知の受領と、同条第2項の記録の保存です。つまり同意のほうの業務が名指しされています。

配信停止の受け口を委託先に置く形は、条文の「その他の当該電子メールの送信に係る業務の一部」に当たると読むことになります。

受け口を委託先に置いて、自社では見ない形にしても、自社が外れるわけではありません。

契約に書く2行

1行目
  配信停止の通知を受けた場合、当日中に自社へ共有すること

2行目
  共有の形式は自社が指定する表とし、受けた日と範囲を記載すること

委託先の様式で受け取ると、
委託をやめた瞬間に表が使えなくなる

様式を指定するのは、記事30・33と同じ理由。やめたあとに残るかどうか。

送ってよい例外は3つだけ

第3条第3項にはただし書きがあります。その「省令で定める場合」が施行規則第6条に3つ並んでいます。

3つとも条件が同じです。広告が付随的であること。

新規開拓では使えない

新規開拓の営業メールは、広告宣伝が主たる目的です。だから第3号には入りません。

第3号にはかっこ書きもあります。受信者の意思に反することなく送信されるものに限る。断られた相手に送る形は、ここを満たしません。

第1号が使えるのは、契約の履行の連絡に案内が一行付く場面です。配信停止を受けた相手に、営業メールを送り直す根拠にはなりません。

表示義務も1つ外れる

第4条のかっこ書きに、第3条第3項ただし書きの場合は第2号を除く、とあります。

第2号は、拒否の通知を受けるための宛先です。条文は「電子メールアドレス又は…総務省令・内閣府令で定めるもの」と書いていて、その符号を規則第8条が定めています。

規則第8条が挙げているのは、通知を受けるための部分をインターネットにおいて識別するための符号です。つまり配信停止のページのアドレスでも満たせます。

ただし条件が付いています。通知をするために必要な情報を明確かつ平易な表現で提供するなどして、通知を容易に行うことを可能にするための記録を備えた部分に限る、という書き方です。

そして付随的な広告の場合は、この第2号の表示が要らないという構造になっています。

表示義務そのものは営業メールの署名で整理しました。新規開拓では例外に入らないので、6項目すべて必要です。

記録は何を、いつまで持つか

記録の義務は、同意のほうにあります。第3条第2項です。

第1項第1号の通知、つまり送信に同意した旨の通知を受けた者は、その記録を保存しなければならないとあります。

保存の方法

施行規則第4条第1項が、2つの形を挙げています。

第2号は経路ごとに分かれていて、書面で受けた場合はその書面の定型的な事項、特定電子メールで受けた場合はその通信文の定型的な事項、インターネット経由の場合はその通信文の定型的な事項です。

そして「必要に応じ提示することができる方法」とあります。保存しているだけでなく、出せる状態にしておく必要があります。

保存期間

第4条第2項に、2つの区分があります。

ただし書きもあります。第7条の命令を受けた場合は、命令を受けた日から1年を経過する日までの期間に送信したときは、その期間内に最後に送信した日から1年を経過する日まで。

通常は最後の送信から1か月です。命令を受けると1年に延びる、という構造になっています。

配信停止の記録は、条文の義務ではない

ここは正確に書きます。第3条第2項が保存を求めているのは、同意の記録です。

配信停止を受けた記録そのものを保存せよ、という条文はありません。

ただし保存しないと、止めたことを示せません。そして次の配信で照合する材料が無くなります。義務ではなく、運用として必要です。

受け口を3つ作って、1つの表に集める

ここから運用の話です。条文を満たす形を、実際の作業に落とします。

経路が3つあっても、入れる表は1つにする。照合は配信のたびに。

受け口を1つに絞らない

通知の方法は任意です。だから相手は好きな経路で通知してきます。

配信停止用のアドレスだけを用意して、返信は見ない運用にすると、返信で来た通知を受け取ったのに気づかない状態になります。

照合は配信のたびに行う

送信リストを作ったあと、配信の直前に照合してください。

月初にまとめて照合する運用だと、月の途中で来た通知に間に合いません。

照合は、送らない表のアドレスを送信リストから外す作業です。件数が少なければ手作業でも回りますが、手順として決めておいてください。

受け口・1つの表・配信前の照合・記録。下が欠けると上が成立しない。

反映した日も残す

表に、通知を受けた日とは別に、反映した日を書いてください。

受けた日と反映した日の差が、そのまま危ない期間です。ここが開いているなら、受け口を見る頻度を上げます。

止まらない原因は、表が2つあること

配信停止を処理しているのに、また送ってしまう。原因はほぼ1つです。

表が複数あると、片方しか見ない

配信ツールの除外設定と、営業リストの状態列。この2つに分かれていると、ツール経由では止まるのに、手で送るときに止まりません。

正本を1つ決めてください。ツールの設定は、その正本から反映する形にします。

委託先との間でも同じことが起きる

自社が受け取った通知を委託先に渡していないと、委託先の配信で送ってしまいます。

逆に、委託先が受け取った通知を自社が知らないと、自社の配信で送ってしまいます。どちらも条文上は違反です。

だから共有の頻度を決めてください。当日中に、同じ様式で。

月に1回、受けた件数と反映の差を見る

見るのは2つだけです。

受けた件数     その月に通知を受けた数（経路ごと）
反映の遅れ     受けた日と反映した日の差の最大値

経路ごとに分けるのは、
どの受け口が見られていないかを知るため

件数が0の経路があるなら、見ていない可能性を疑う。来ていない証拠にはならない。

経路ごとに分けるのが要点です。返信経路の件数が0のまま続くなら、読み飛ばしている可能性があります。

そして反映の遅れが広がっているなら、受け口を見る頻度か、担当の決め方に原因があります。

止めた相手を消さない

最後に1つ。送らない表に入れた行を、営業リストから消さないでください。

消すと、次にリストを作り直したときに同じ会社が戻ってきます。そして戻ってきたことに気づけません。

状態を「送らない」にして残す。この考え方は営業リストの鮮度で書いた、古い行を捨てないという設計と同じです。

そして公的データから作り直す場合も、送らない表との照合を先に通してください。作り直しは、止めた記録が消える最も多い場面です。

まとめ

• 第3条第3項は「その通知に示された意思に反して」送信してはならないと書いている
• 施行規則第5条が通知の方法を「電子メールの送信その他の任意の方法」と定めている
• 条件は1つ。止めるアドレスが明らかになっていること
• だから返信の本文、フォーム、電話も通知にあたる。配信停止リンクだけではない
• 効くのは受けた時点から。処理が終わってからではない
• オプトアウトという語は2つの制度を指す。特定電子メール法第3条第3項と、個人情報保護法第27条第2項
• メールを止める話に届出は要らない。第27条第2項のほうは委員会への届出が必要
• 委託に伴う提供は第27条第5項第1号で第三者に該当しない。代わりに第25条の監督がかかる
• 止める範囲は通知で決まる。一定の事項のみ、一定の期間のみという通知も条文にある
• 表にはアドレス・受けた日・範囲・期間の4列。アドレスだけにしない
• 条文の対象はアドレス。ただし同じ人の別アドレスへ送れば、相手の意思には反する
• 第3条第3項のかっこ書きで送信委託者が受けた通知も効く
• 第7条の措置命令は、送信委託者の責めに帰すべき事由があれば両方に及ぶ
• 例外は規則第6条の3つだけ。どれも広告が付随的であることが条件で、新規開拓では使えない
• ただし書きの場合は第4条第2号の表示が外れる。新規開拓では外れない
• 保存義務があるのは同意の記録（第3条第2項）。配信停止の記録は条文上の義務ではない
• 同意の記録は最後に送信した日から1月。命令を受けると1年に延びる
• 記録は必要に応じ提示できる方法で持つ。保存しているだけでは足りない
• 受け口は3つ作り、入れる表は1つにする。正本を決める
• 照合は配信のたびに。月初にまとめると月の途中の通知に間に合わない
• 月に1回、経路ごとの受けた件数と、反映の遅れの最大値を見る

配信停止の処理が難しいのは、条文が複雑だからではありません。通知が任意の方法で来るからです。だから受け口を3つ用意して、入れる表を1つにする。そして配信のたびに照合する。この3つで、条文の要求はほぼ満たせます。

なお本稿は条文の原文から線を引いたものです。個別の事案については、条文と各ガイドラインを確認してください。

よくある質問