請求書の発行を自動化する｜重いのは作る作業ではなく、毎月の確認

請求書の発行は、月末に集中します。契約や納品の内容を確認し、金額を計算し、1件ずつ作って送る。件数が増えるほど、この数日が重くなります。

ここで時間を食っているのは、請求書を作る作業ではありません。何を請求するかを、毎月ゼロから確認していることです。この記事では、請求の元になるデータを先に持つ設計と、適格請求書として求められる記載事項を条文から確認する方法を説明します。

ムダの現状：何を請求するかを毎月確認している

請求書の発行を分解すると、時間の使われ方がはっきりします。

2番目から5番目は、早くから自動化されていることが多い工程です。それでも月末が重いのは、1番目が毎月ゼロからになっているからです。

1番目が重くなる、3つの原因

何を請求するかの確認に時間がかかるのは、情報が分散しているからです。

契約の条件が契約書にしかない。今月の実績が営業の頭の中にある。前月からの変更が、メールのやり取りに埋もれている。

この3つがあると、経理は毎月、営業に確認して回ることになります。そして、その確認の往復が月末の数日を占めます。

厄介なのは、この確認の大半が「変わっていません」という答えで終わることです。変更があったものを探すために、変更がなかったものまで全部を確認している。ここが、月末の重さの正体です。

機械に渡せる部分と、人に残す部分

1番目を月末ではなく発生したときに入れてもらうことが、この記事の中心です。ここを動かすだけで、月末の確認の往復が消えます。

スキームの全体図：請求の元データを先に持つ

3番目の順番が重要です。請求書の様式は、ひな形を探して作ると記載事項の根拠が分からないまま固まります。条文から書き出してから様式を作ってください。

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請求書の発行に対応した会計ソフトを既に使っている場合は、そちらの機能を確認してください。この記事の内容は、ソフトを入れていても月末の確認が重い場合に効きます。確認が重い原因は、ソフトの外にあるからです。

導入手順：請求の型を3つに分ける

Step 1：請求を、3つの型に分ける

すべての請求を同じ流れで作ろうとすると、いちばん複雑なものに合わせた運用になります。3つに分けてください。

1つ目は、毎月の入力が要らない型です。ここを分けておくと、月末に確認すべき対象が大きく減ります。多くの会社で、件数のうち相当な割合がここに入ります。

そして、1つ目に入っているものについては、変更があったときだけ入力してもらう運用にします。「今月も同じですか」と毎月聞くのをやめてください。変更がないことを毎月確認する作業が、月末を重くしています。

Step 2：元データを、発生したときに入れてもらう

入力のタイミングを、月末から発生時に移します。

契約が決まったとき。金額が変わったとき。終了が決まったとき。この3つのタイミングで、営業が入力する。

入力する項目は3つです。相手、変更の内容、適用する月。これ以上増やさないでください。増やすと入力されなくなり、結局月末に聞くことになります。

そして、入力を受け付けたら経理から1行返してください。「来月分から反映します」という短い返信で構いません。反映されたかどうかが分からないと、営業は不安になって月末に確認してきます。

実績を入れる型は、締めの時刻を決める

2つ目の「実績に応じる」型では、いつまでの実績を今月分とするかを決める必要があります。

月末の何時までか。月末が休日の場合はどうするか。この2つを決めて、営業と共有してください。

決めていないと、締めた後に「あの分も入れてほしい」という依頼が来ます。そして、その1件のために請求書を作り直すことになります。

そして、締めの時刻を過ぎた分をどう扱うかも決めてください。翌月に回すのが基本ですが、金額が大きいものは例外にする、といった線を引いておくと判断が速くなります。

Step 3：記載事項を、条文から書き出す

請求書の様式を、ひな形を探して作らないでください。条文から書き出します。

適格請求書として交付する場合の記載事項は、消費税法第57条の4に定められています。具体は次の節で確認します。

ここで押さえたいのは、記載事項を満たしていれば様式は自由だということです。「請求書」という表題である必要もありません。条文は「請求書、納品書その他これらに類する書類」としています。

だから、自社の様式を作るときは、条文の各号に対応する欄があるかを1つずつ確認してください。ひな形をそのまま使うと、どの欄がどの要件に対応しているのかが分かりません。

Step 4：例外だけを、人が見る

作成した請求書を、全件目視で確認しないでください。件数が増えると、確認が形だけになります。

人が見るのは、次のどれかに当てはまるものだけにします。前月と金額が違うもの。今月が初回のもの。金額が一定を超えるもの。マイナスが含まれるもの。

この4つ以外は、機械が作ったものをそのまま送ります。前月と同じものを毎月目視しても、誤りは見つかりません。

そして、確認で見つかった誤りは記録してください。同じ種類の誤りが繰り返し出る場合、元データの入力か計算の設定に原因があります。

Step 5：写しを、決めた形で残す

発行した請求書の写しを、どう残すかを決めます。

紙で交付したものは写しを、電子で提供したものは提供した記録を残します。この扱いには定めがあるので、次の節で条文を確認してください。

実務として押さえるのは、交付したものと保存するものの内容が一致していることです。作成した後に金額を直して再送した場合、保存されているのが直す前のものだと、後から照合できません。

最初の3か月は、毎月同額の型だけで回す

3つの型を同時に移さないでください。

最初の3か月は、毎月同額の型だけにします。変更の入力が発生時に届くか、例外の抽出が機能するか、写しの保存が回るか。この3つを確認してから、他の型を足します。

この期間に、営業からの入力が来なかった変更がどれくらいあるかを数えてください。多い場合は、入力の場所が分かりにくいか、入力する動機がありません。動機については、次の節で扱います。

現場の合意の取り方：営業に何を入れてもらうか

月末の問い合わせが消えることを、回数で示す

1つ目の懸念には、数字で答えてください。

いまの運用で、経理から営業への確認が月に何件来ているかを数えます。そして、発生時に入力すればその確認がなくなることを示す。

実際、発生時の入力は1件あたり30秒です。月末の確認は、1件あたり往復で数分かかります。入力する側にとっても、時間は減ります。

そして、月末の確認は営業にとって最も忙しい時期に来ます。同じ作業でも、いつ来るかで負担の感じ方が変わる。この点も、説明に入れてください。

受け付けたら、1行返す

2つ目の懸念は、過去の経験から来ています。入力したのに反映されなかった、という経験が1回あると、次からは月末に直接言うようになります。

受け付けたら1行返す。これを最初の1か月だけでも徹底してください。信頼ができれば、その後は返信がなくても入力が続きます。

返信の中身は「来月分から反映します」で足ります。反映する月を書くのが要点です。今月分なのか来月分なのかが曖昧だと、営業は自分で確認したくなります。

この返信自体も、受け付けたときに自動で出す形にできます。ただし、内容を見ずに自動返信するなら、反映する月は書かないでください。書くなら、人が見て書く。

失敗パターンと限界：記載事項と、写しの保存

適格請求書に記載する事項

消費税法第57条の4第1項は、適格請求書発行事業者が、課税資産の譲渡等を受ける他の事業者から次に掲げる事項を記載した請求書、納品書その他これらに類する書類（適格請求書）の交付を求められたときは、これを交付しなければならないと定めています。

第2号の括弧書きに注目してください。一定の期間内に行ったものをまとめて作成する場合には、その期間を記載するとされています。月まとめの請求書は、この形にあたります。

そして第4号は、税率の異なるごとに区分して合計した金額と適用税率を求めています。軽減税率の対象が混ざる場合、区分して書く必要があります。

小売業などには、簡易な様式がある

同条第2項は、適格請求書発行事業者が行った課税資産の譲渡等が小売業その他の政令で定める事業に係るものであるときは、適格請求書に代えて、定められた事項を記載した書類（適格簡易請求書）を交付することができるとしています。

記載事項は第1項より少なく、書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称が含まれていません。また、消費税額等又は適用税率とされており、両方ではなくどちらかで足りるとされています。

自社の事業がこれにあたるかは、政令で定める事業の範囲によります。該当する可能性がある場合は、顧問税理士に確認してください。

返品や値引きをしたときの書類

同条第3項は、売上げに係る対価の返還等を行う適格請求書発行事業者は、その返還等を受ける他の事業者に対して、定められた事項を記載した書類（適格返還請求書）を交付しなければならないと定めています。

同項のただし書きには、事業の性質上交付することが困難な場合や、返還等の金額が少額である場合その他の政令で定める場合はこの限りでない、とあります。

実務では、値引きを次回の請求書で相殺する運用がよくあります。この扱いが適切かは、政令の定めとあわせて確認が必要です。判断に迷う場合は顧問税理士に相談してください。

電子で提供する場合と、写しの保存

同条第5項は、適格請求書発行事業者は、これらの書類の交付に代えて、書類に記載すべき事項に係る電磁的記録を提供することができると定めています。

そして同条第6項は、これらの書類を交付し、又は電磁的記録を提供した適格請求書発行事業者は、政令で定めるところにより、これらの書類の写し又は当該電磁的記録を保存しなければならないとしています。同項は、電磁的記録の保存については財務省令で定める方法によるものとするとしています。

つまり、電子で送る場合も、送って終わりではありません。提供した記録を、定められた方法で保存する必要があります。

保存の具体的な方法や期間については、政令と財務省令の定めを確認してください。自社の運用が要件を満たしているかの判断は、顧問税理士に確認したうえで決めることを勧めます。

偽りの記載をしないこと

同法第57条の5は、適格請求書等類似書類等の交付の禁止を定めています。

適格請求書発行事業者以外の者は、適格請求書発行事業者が作成した適格請求書又は適格簡易請求書であると誤認されるおそれのある表示をした書類を交付してはならないとされています。そして、適格請求書発行事業者は、偽りの記載をした適格請求書又は適格簡易請求書を交付してはならないとされています。電磁的記録についても同様です。

自動化の文脈でこれが問題になるのは、登録番号を様式に固定で埋め込んでいる場合です。登録の状況が変わったときに様式が古いままだと、実態と違う記載になります。登録番号は、様式に直接書かず、参照する形にしてください。

この仕組みが向かない場合

請求の内容が毎回まったく違う業態では、3つの型に分ける効果が小さくなります。この場合は、元データを持つところまでは同じにして、書類の作成を都度にしてください。

また、相手の指定する様式や、相手のシステムへの入力が求められる取引では、自社の様式で作れません。この場合は、元データから相手の様式に転記する工程が残ります。ここは相手ごとの対応になるため、件数が多い相手から順に手を打ってください。

AIを使うなら、例外の抽出に

請求書の作成そのものにAIは要りません。計算と様式への流し込みは、条件が明確なのでスクリプトで足ります。

効くのは、例外の抽出です。前月と比べて金額の動きが大きいもの、これまでにない内容が含まれるもの。こうした「いつもと違う」の検出は、条件を書き切るのが難しい部分です。

ただし、AIが出した候補をそのまま送らないでください。候補を人が見て、送るかどうかを判断する。請求書は誤ると相手に直接の影響が出るので、ここは人が残る工程です。

効果の測り方

1つ目が、この仕組みの中心的な効果です。発生時の入力が定着すれば、この件数は大きく減ります。

2つ目は、低ければよい数字ではありません。例外の条件が緩すぎると全件が抽出され、厳しすぎると誤りが通ります。3割から4割を目安に、3つ目の数字を見ながら調整してください。

3つ目が、この仕組みの本当の成果です。発行後の訂正は、相手にとって最も手間のかかる事故です。ここが減っていれば、元データと例外の確認が機能しています。

まとめ

請求書の発行で時間を食っているのは、作る作業ではなく、何を請求するかを毎月ゼロから確認していることです。

やることは3つです。請求を毎月同額・実績に応じる・都度の3つの型に分けること。元データを月末ではなく発生したときに入れてもらうこと。そして、様式をひな形から作らず、条文の記載事項から書き出すことです。

営業に入れてもらう項目は3つに絞ります。相手、変更の内容、適用する月。そして、受け付けたら1行返してください。反映されたか分からないと、結局月末に確認が来ます。

作成した請求書は、全件を目視しません。前月と金額が違うもの、初回のもの、金額が一定を超えるもの、マイナスが含まれるもの。この4つだけを人が見ます。

条文の要点は、消費税法第57条の4第1項が定める6つの記載事項と、同条第6項が定める写しまたは電磁的記録の保存です。電子で送る場合も、送って終わりではありません。

よくある質問

請求書の様式に、決まった形はありますか

消費税法第57条の4第1項は「請求書、納品書その他これらに類する書類」としており、記載事項を満たしていれば様式は定められていません。表題が「請求書」である必要もありません。自社の様式を作るときは、同項の各号に対応する欄があるかを1つずつ確認してください。

1か月分をまとめた請求書でも問題ありませんか

同項第2号は、課税資産の譲渡等を行った年月日について、括弧書きで「課税期間の範囲内で一定の期間内に行った課税資産の譲渡等につきまとめて当該書類を作成する場合には、当該一定の期間」としています。月まとめの請求書はこの形にあたります。期間の記載を忘れないでください。

電子で送った場合も、保存が必要ですか

同条第5項は書類の交付に代えて電磁的記録を提供できるとしており、同条第6項は、書類を交付し、又は電磁的記録を提供した事業者は、政令で定めるところにより書類の写し又は当該電磁的記録を保存しなければならないとしています。電磁的記録の保存については財務省令で定める方法によるものとされています。具体的な要件は顧問税理士に確認してください。

値引きを次回の請求書で相殺してもよいですか

同条第3項は、売上げに係る対価の返還等を行う場合に適格返還請求書の交付を定めており、同項のただし書きは、返還等の金額が少額である場合その他の政令で定める場合を除くとしています。相殺の扱いが適切かは政令の定めとあわせて確認が必要なため、顧問税理士に相談してください。

登録番号を様式に直接書いてはいけませんか

書いてはいけないわけではありませんが、参照する形を勧めます。登録の状況が変わったときに様式が古いままだと、実態と違う記載になります。同法第57条の5は、偽りの記載をした適格請求書等の交付を禁止しています。自動化するほど、固定で埋め込んだ値が見直されにくくなる点に注意してください。

全件を目視しないと不安です

件数が増えると、全件の目視は形だけになり、かえって誤りが通ります。前月と金額が違うもの、初回のもの、金額が一定を超えるもの、マイナスが含まれるもの。この4つに絞り、発行後の訂正の件数を見ながら条件を調整してください。前月と同じものを毎月目視しても、誤りは見つかりません。

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