メールをAIに書かせると、整っているのに何か違う文面が返ってくる。結局、自分で書き直していないでしょうか。公式ヘルプを読むと、力を入れる場所は下書きではなく、送信する前の見直しのほうでした。
この記事では、Microsoftの公式ヘルプに書かれている内容を並べ、社内メールを書く場面に置き直して整理します。内容は公式ページで確認したものです。仕様は更新されるため、運用を決める前には原典で最新の記載をご確認ください。なお、公式に記載のない部分は、実務の提案であることを本文で明示しています。
結論：書かせるより、送る前に見る
先に結論です。メールを一発で完成させようとすると、たいてい手直しが増えます。公式ヘルプには、送信前に見るための機能が用意されていて、見る観点が3つ挙げられていました。ここを使うほうが、結果として早くなります。
送信前の3つの観点
公式ヘルプには、こう書かれています。Outlook の Copilot では、[送信] をクリックする前に、トーン、明確さ、読み手の気持ちを調整する方法について役立つ提案を得ることができます。挙げられているのはトーン、明確さ、読み手の気持ちの3つです。よくある質問のページではトーン、センチメント、明瞭さに関する改善点を提案するという言い方になっており、同じ3つを別の言葉で示しています。自分でメールを読み返すとき、この3つを意識して見ている人は少ないと思います。読み手の気持ちが観点として立っているのが、特に効く部分です。
直す単位を選べる
提案が出たあとの操作も書かれています。すべての Copilot の提案を一度に適用する場合は、[すべての提案を適用] ボタンをクリックするだけです。これにより、推奨される機能強化を使用してメール テキストが再生成されます。提案を個別に組み込む場合は、手動で組み込むことができます。一括で当てるか、選んで入れるかを選べます。ここは実務の提案になりますが、社内向けの短いメールなら一括で問題ないことが多く、社外や上位者に出すものは個別に見たほうが安全だと思います。一括適用はメール テキストが再生成されますと書かれているとおり、書き直しが入るためです。自分で選んだ言い回しが残るとは限りません。以降の節で、下書きの作り方と、動かない条件を順に見ていきます。
送信前に見る3つ
出典：Microsoft Support（Outlook の Copilot）
下書きの入口は2つある
見直しの前に、下書きの作り方を押さえます。公式ヘルプは入口を2つに分けて説明していました。どちらを使うかで、途中の直し方が変わります。自分に合うほうを選べば、往復の回数が減ります。呼び出し方も何通りか用意されていました。
ボックスから呼ぶ方法
公式ヘルプにはこうあります。Copilot でメッセージを下書きするには、メール メッセージ領域の [Copilot] ボックスと [チャット] の2つの方法があります。1つ目がボックスです。手順は空のメールの上にあるツール バーから選択し、ドロップダウン メニューから [下書き] を選択しますとなっており、そのあと[Copilot] ボックスにプロンプトを入力するか、ドロップダウンから推奨されるプロンプトのいずれかを選択して編集しますと続きます。推奨されるプロンプトを選んで編集するという入り方が用意されているのが要点です。白紙から書き出す必要がありません。よくある質問のページには、「/」と入力し、[Copilot で下書き] を選択し、ダイアログ ボックスにプロンプトを入力しますという呼び方も書かれています。
チャットから呼ぶ方法
2つ目がチャットです。電子メール メッセージ領域で、[書き込みヘルプ] または [返信のヘルプ] をクリックして Copilot との共同作業を開始しますとあり、続けてチャットを使用して、Copilot にメッセージの下書きを依頼します。その後、Copilot から質問を明確にするか、新しいメッセージ領域に下書きを追加しますと書かれています。Copilot から質問が返ってくる場合があるという記載です。そして既存の下書きを最新の下書きに置き換え、最新の下書きを破棄するか、Copilot で生成したさまざまな下書きオプションを切り替えて、希望のオプションを選択できるとされています。複数の案を切り替えて選べるのはチャット側の書き方にだけ出てきます。
直すときの選択肢
出てきた下書きが思ったものと違うとき、どうするか。公式ヘルプにはドロップダウンのオプションのいずれかを選択して、長さ、トーンを変更するか、同じプロンプトをもう一度試してください、新しいプロンプトを入力し、[生成] 矢印をもう一度選択しますとあります。クラシック版では[調整] アイコンを選択し、別のトーンまたは長さを選択、プロンプトの青いテキストを選択し、新しいコンテンツを入力、最初からやり直すには [再生成] を選択と、3段階が整理されています。長さとトーンだけを変える操作が、プロンプトの書き直しとは別に用意されているのが要点です。文面が惜しいときは、こちらのほうが早く済みます。すでに書いたテキストがある場合は、電子メール メッセージ内のテキストを選択し、[Copilot] ボタンをクリックする形も用意されています。
プレーンテキストでは動かない
ここは知らないと原因が分からない部分です。ボタンを押しても反応しない、そもそも出てこないという場合、ライセンスではなく設定が理由になっていることがあります。公式ヘルプに、条件と設定の場所の両方が書かれていました。
形式の条件が明記されている
公式ヘルプの冒頭に、重要として囲まれた記載があります。新しい Outlook および Outlook の Web バージョンでは、Copilot を使った下書きはプレーン テキスト形式で作成されたメッセージをサポートしません。形式が条件になっています。プレーンテキストで書く設定にしている人は、社内にもいると思います。文字化けを避けるため、あるいは昔からの運用で。その設定のままだと、下書きの機能が使えません。ライセンスの問題でも、バージョンの問題でもない。ここを疑う人は少ないと思います。
切り替える場所まで書かれている
続けて、直し方が書かれています。プレーン テキストではなく HTML でメッセージを作成するには、[設定] > [メール > Compose と返信] に移動します。ドロップダウンから [HTML] を選択します。設定の場所まで示されています。ここは実務の提案になりますが、社内で「使えない」という声が出たときに、最初に確認する項目として共有しておくといいと思います。ライセンスの確認より前に、この1つを見るほうが早い場面があります。なお公式には、Outlook で Copilot にアクセスできない場合は、IT 管理者にチェックしますという記載も各所に置かれています。
秘密度のレベルが変わることがある
もう1つ、見落としやすい注記があります。結果を採用する手順のところに、こうありました。結果に問題がなければ、[保持] を選択します。生成された出力に割り当てられた秘密度がドラフトのレベルよりも高い場合、ドラフトの秘密度レベルが変更される可能性があることに注意してください。この注記は、Windows、Mac、モバイルの各手順に繰り返し置かれています。繰り返されているということは、それだけ起きうるということだと思います。生成された文面を採用した結果、メール全体のラベルが上がる場合がある。社内のラベル運用と関わる部分なので、ラベルが変わったことに気づかないまま送らないようにしたいところです。
コーチングの下限は、モバイルの手順にある
冒頭で触れた見直しの機能です。文字数の下限が数字で書かれていましたが、記載されている場所が限られていました。ここを読み違えると、機能が反応しない理由も、反応する条件も分からなくなります。記載のある場所から順に見ます。
下限が書かれているのは、モバイルの手順
公式ヘルプのモバイル用 Outlook の手順に、こうあります。Copilot が関連するフィードバックを提供できるようにするには、少なくとも100文字を入力します。同じモバイルの節にはコーチング機能を使用するには、少なくとも100文字のメッセージを作成し、ツール バーの [Copilot による指導] を選択しますとも書かれています。ここで注意したいのは、この記載がモバイル向けの手順にしか出てこないことです。Windows と Mac の手順にも、コーチングの専用ページにも、文字数の下限は書かれていません。パソコン側にも同じ下限があるとは、公式には書かれていないことになります。ここは実務の感覚ですが、1行で済む連絡には、そもそも見直しが要らないとも言えます。機能が想定しているのは、ある程度の長さがあって、相手の受け取り方が問題になる文面のほうだと読めます。
手順は3ステップ
使い方の手順はこうです。[ホーム] > [新しいメール] > [メール] を選択します。メール メッセージを入力します。次にツール バーから Copilot アイコンを選択します。ドロップダウン メニューから [Copilot によるコーチング] を選択します。そしてCopilot はメールをレビューし、トーン、明確さ、読み手の気持ちを向上させるための提案を提供します。順番が要点です。先に自分で書いてから、呼ぶ形になっています。白紙の状態では使えません。下書きの機能とは、使う場面が分かれています。
提案が合わないときは作り直せる
モバイルの手順には、もう1つ操作が書かれています。[再生成] ボタンをタップして、新しいフィードバックを生成することもできます。提案そのものを作り直せるという記載です。文面を変えずに、別の角度からの指摘を出せることになります。ここは実務の提案ですが、1回目の提案が表現の細かい話ばかりだったときに、もう一度出すと使い方が合います。なお公式のよくある質問には、AI で生成された内容と同様に、作業を開始するための優れたツールですが、作成したものを確認、編集、検証することが重要ですとも書かれています。提案を当てたあとの通読は、やはり前提になります。
依頼・催促・お詫びに当てはめる
ここからは実務の提案です。公式の3つの観点は、どの場面でも同じ重さではありませんでした。社内メールで多い3つの用件に当てはめると、どこを見ればいいかがはっきりします。公式に書かれた分類ではない点は、先にお断りしておきます。
依頼は「明確さ」が効く
依頼のメールで困るのは、読んだ人が何をすればいいか分からないことです。ここで効くのが、3つのうちの明確さだと考えています。誰が、いつまでに、何をするか。この3つが揃っていないメールは、返信で確認が入ります。依頼の場合は、下書きを作らせる段階で用件を先に書いておくほうが早いと思います。公式ヘルプの例にも「期日通りに行えるのに粘土屋根でいくと決心したことをチームに知らせてください。」や「プロジェクトの期限を満たすために、現在のマーケティング計画を進めていくことをチームに知らせます」といった、決まったことを伝える形のプロンプトが挙げられています。決定事項と依頼内容を先に決めてから呼ぶ、という流れです。
催促は「読み手の気持ち」が効く
催促は、内容よりも受け取られ方で失敗します。期限を過ぎていることを伝えるだけなのに、責めているように読まれる。ここで効くのが読み手の気持ちです。自分で書いた文面は、自分にとっては普通に見えます。書いた本人には、きつさが見えません。公式の機能が読み手の気持ちを独立した観点として立てているのは、ここだと思います。なお、モバイルの手順には少なくとも100文字という記載があるため、一行の催促では使えない場合があります。催促こそ、少し長めに書いてから見直すほうが結果的に安全だと考えています。
お詫びは「トーン」を先に決める
お詫びのメールは、トーンを外すと逆効果になります。軽すぎれば誠意がないと受け取られ、重すぎれば話が大きくなります。ここはトーンを先に決めてから書き始めるのがいいと思います。公式ヘルプには、下書きの段階で長さ、トーンを変更する操作や、[調整] アイコンを選択し、別のトーンまたは長さを選択する操作が用意されています。文面を書き直さずにトーンだけ振ってみて、比べてから決めるという使い方ができます。そのうえで、送信前にコーチングで3つの観点を見る。お詫びは2段階で見るのが、いちばん事故が少ない形だと考えています。
毎回同じ直しをしているなら、設定に書く
ここが地味に効く部分です。生成されたメールに毎回同じ手直しをしているなら、直す代わりに指示のほうを固定できます。公式ヘルプに、設定の場所と、その前にやることの両方が書かれていました。順番に意味がある部分です。
「繰り返し依頼するなら」と書かれている
公式ヘルプの書き出しがこうです。Copilot が自分らしい響きの Outlook メールを作成するのを手伝うことができます。メールの下書きを変更するよう Copilot に繰り返し依頼する場合は、より簡単な方法があります。下書きの作成方法を指示できます。毎回言っているなら、先に言っておけばいい、という整理です。手順はCopilot アイコンの横にあるドロップダウンを選択します。[設定] を選択します、手順の下書きを選択します、[メールの下書き時にカスタム指示を使用する] のトグルを選択すると、青に変わりますと続きます。トグルを入れてから、内容を書く形です。
先に「なぜ自分らしいのか」を特定する
書く前の準備についても記載があります。まず、普段のメールの書き方を考える必要があります。箇条書きをよく使うかもしれませんし、コラボレーションを構築するために役立つくような口調を使うことに重点を置くかもしれません。自分の文章が自分らしい印象を与えている理由を特定したら、[設定] に移動して、常にそれらの文章の習慣を使用するように Copilot に依頼できます。ここが本質だと思います。自分らしい理由を先に特定するという手順です。なんとなく違う、では書けません。箇条書きを使う、結論から書く、相手の名前を最初に出す。自分の癖を言葉にする作業が先に来ます。
書き方の例が示されている
入れる内容の例も挙げられています。「メールは短く直接的なものにし、意味のある箇条書きには。フレンドリーな口調で、私の名前でメールに署名してください。」そして多くの詳細を追加することも、シンプルに保つこともできますと書かれています。長さは自由です。ここは実務の提案ですが、最初から細かく書くと、場面に合わない指示が固定されます。毎回直している点だけを2つか3つ書くところから始めるほうが、外しが少ないと思います。なお、この機能にはMicrosoft Copilot（職場）ライセンスまたは Microsoft 365 サブスクリプションが必要ですと書かれています。
使えない場所が決まっている
最後に制限です。公式のよくある質問に、使えない条件が具体的に並んでいました。ここを知らないまま社内に展開すると、動かない人が出て問い合わせが増えます。手順書を配る前に、まとめて把握しておきたい部分です。
プライマリメールボックスに限られる
よくある質問にこうあります。Outlook での Copilot のシナリオは、ユーザーのプライマリ メールボックスでのみ使用できます。ユーザーのアーカイブ メールボックス、グループ メールボックス、アクセス権を持つ共有および代理人のメールボックスではご利用いただけません。使えない先が4つ挙げられています。アーカイブ、グループ、共有、代理人です。問い合わせ窓口の共有メールボックスや、部署のグループアドレスは、ここに当たります。いちばんメールを書く場所が対象外になっている職場もあると思います。さらにCopilot シナリオは、Exchange Online でホストされていないメールボックスではサポートされていませんとも書かれています。
暗号化やラベルでも止まる
メールの状態による制限もあります。これらの機能は、署名済みまたは暗号化されたメール、IRM を含むメール、または一部の MIP ラベル付きメールではサポートされていません。4種類が挙げられています。そして別の箇所にOutlook の Copilot は、S/MIME または二重キー暗号化で暗号化されたメールにアクセスできませんとあります。前の節で触れたとおり、生成結果によってドラフトの秘密度レベルが変更される可能性もあるため、ラベルの運用が厳しい職場では、使える場面が限られることになります。社内に展開する前に、ここは情報システムの担当と確認しておく部分だと思います。
チャットには別の条件がある
チャット機能には、さらに条件が付いています。Outlook で Copilot とチャットできるのは、職場または学校アカウントを使い、かつ新しい Outlook for Windows または Outlook on the web を使用している場合のみです。アカウントの種類とアプリの種類、両方が条件です。クラシック版の Outlook では、チャットからの下書きという入口が使えない読み方になります。前の節で触れた2つの入口のうち、片方が環境によって存在しないわけです。ここは実務の提案ですが、社内で手順書を作るなら、どのアプリを使っている人向けの手順なのかを最初に書いておくと、問い合わせが減ります。
まとめ
社内メールをAIで書くとき、力を入れる場所は下書きではありませんでした。公式ヘルプには、Outlook の Copilot では、[送信] をクリックする前に、トーン、明確さ、読み手の気持ちを調整する方法について役立つ提案を得ることができますと書かれています。観点は3つ。モバイルの手順には少なくとも100文字という記載があり（パソコン側の手順とコーチングの専用ページには下限の記載がありません）、いずれも先に自分で書いてから呼ぶ形になります。提案は[すべての提案を適用]で一括して当てるか、個別に組み込むかを選べます。
下書きの入口はメール メッセージ領域の [Copilot] ボックスと [チャット] の2つです。直すときは、プロンプトを書き直す前に長さ、トーンを変更する操作が用意されています。動かない場合の条件も明記されていて、新しい Outlook および Outlook の Web バージョンでは、Copilot を使った下書きはプレーン テキスト形式で作成されたメッセージをサポートしませんとあります。切り替えは[設定] > [メール > Compose と返信] から[HTML]です。また、生成された出力に割り当てられた秘密度がドラフトのレベルよりも高い場合、ドラフトの秘密度レベルが変更される可能性があるという注記が繰り返し置かれています。
毎回同じ手直しをしているなら、下書きの作成方法を指示できますとされ、[メールの下書き時にカスタム指示を使用する] のトグルで固定できます。その前に自分の文章が自分らしい印象を与えている理由を特定する手順が置かれているのが要点です。制限としてはユーザーのプライマリ メールボックスでのみ使用できます、署名済みまたは暗号化されたメール、IRM を含むメール、または一部の MIP ラベル付きメールではサポートされていませんが挙げられています。先に書いて、3つの観点で見て、それから送る。これが手順になります。
よくある質問（FAQ）
メールの下書きがうまくいきません
公式ヘルプには、新しい Outlook および Outlook の Web バージョンでは、Copilot を使った下書きはプレーン テキスト形式で作成されたメッセージをサポートしない、と書かれています。[設定] > [メール > Compose と返信] からドロップダウンで [HTML] を選ぶ手順が示されています。
送る前に何を見ればよいですか
公式ヘルプには、[送信] をクリックする前に、トーン、明確さ、読み手の気持ちを調整する方法について役立つ提案を得ることができる、と書かれています。よくある質問のページでは、トーン、センチメント、明瞭さという言い方になっています。
コーチングのボタンが反応しません
公式ヘルプのモバイル用 Outlook の手順には、関連するフィードバックを提供できるようにするには少なくとも100文字を入力する、コーチング機能を使用するには少なくとも100文字のメッセージを作成する、と書かれています。なお、この文字数の下限はモバイルの手順にのみ記載されており、Windows と Mac の手順には書かれていません。
毎回同じ直しをしています
公式ヘルプには、メールの下書きを変更するよう繰り返し依頼する場合は、下書きの作成方法を指示できる、と書かれています。[設定] の [下書き] で [メールの下書き時にカスタム指示を使用する] のトグルを入れ、内容を保存する手順が示されています。
共有メールボックスでも使えますか
公式のよくある質問には、Outlook での Copilot のシナリオはユーザーのプライマリ メールボックスでのみ使用でき、アーカイブ メールボックス、グループ メールボックス、アクセス権を持つ共有および代理人のメールボックスでは利用できない、と書かれています。
生成した文面はそのまま送ってよいですか
公式のよくある質問には、AI で生成された内容と同様に、作業を開始するための優れたツールだが、作成したものを確認、編集、検証することが重要だ、と書かれています。また、生成された出力の秘密度がドラフトのレベルより高い場合、ドラフトの秘密度レベルが変更される可能性があるという注記もあります。
原典で記載を確認する
機能と手順は更新されます。運用を決める前に、Outlook で Copilot を使用したメール コーチング（Microsoft Support）で最新の記載をご確認ください。