資料・文書作成

AIに報告書を書かせると、事実と解釈が混ざった文章が返ってくる。公式ヘルプを読むと、調査の計画を始まる前に直せて、情報源の範囲を先に絞れて、出来上がりが3つの画面に分かれていた。分けるのは、書かせた後ではなく前だった。

メールをAIに書かせると、整っているのに何か違う文面が返ってくる。公式ヘルプには、下書きより先に見るべき3つの観点と、動かない条件、毎回同じ直しをやめる設定が書かれていた。依頼・催促・お詫びの場面に当てはめて整理した。

資料をAIに渡す前に氏名を伏せる、という運用はよく聞く。ただ、どこまで伏せれば足りるのかは感覚で決めがちだ。個人情報保護委員会のガイドライン（仮名加工情報・匿名加工情報編）には、置き換え方の条件、削除すべき記述の種類、珍しすぎる値の扱いまで具体例つきで書かれている。それを資料作成の場面に借りて整理した。

PowerPointでAIの機能が動かないとき、原因はライセンス・ファイルと形式・スライドの中身の3層に分かれる。Microsoft公式のFAQとDesignerのヘルプに書かれている、Designerライセンスの条件、テーマの制約、図形やテキストボックスの影響、写真の枚数と最小サイズを、確認する順番に並べ直した。

同じ「AIでスライドを作る」でも、自動になる範囲はツールで違う。Microsoft公式とCanva公式の記述をもとに、入口・アウトラインの有無・テンプレートの扱い・使用量の数え方・管理者の制御を並べ、どちらをどの場面で開くかを整理した。

AIに資料を作らせて崩れるのは、指示の言い回しではなく「渡し方」と「順番」が原因であることが多い。Microsoft公式ヘルプに書かれた制約をもとに、うまくいかない人に共通する5つのつまずきと、構成→洗練→スライドの順に指示する手順をまとめた。