議事録を決定事項・宿題・保留に分けてほしい。そう指示しても、出てくるのは時系列の要約だけ。プロンプトを何度も書き直していないでしょうか。公式ヘルプを読むと、3つのうち2つは機能の側が拾う形になっていました。
この記事では、Microsoftの公式ヘルプに書かれている内容を並べ、議事録を分ける場面に置き直して整理します。内容は公式ページで確認したものです。仕様は更新されるため、運用を決める前には原典で最新の記載をご確認ください。なお、公式に記載のない部分は、実務の提案であることを本文で明示しています。
結論：3つのうち2つは、機能が拾う
先に結論です。決定事項・宿題・保留に分けさせるとき、プロンプトを工夫するより先に見る場所がありました。3つのうち2つは、聞かなくても拾われる形になっています。残る1つは、別の置き場所が用意されていました。
拾う対象が名指しされている
公式ヘルプには、Teams会議で使えるFacilitatorというエージェントの機能が一覧で並んでいます。そのうちの1つがこれです。会議のディスカッションから得られた重要な決定事項と未解決の質問を要約します。重要な決定事項と未解決の質問。この2つが名指しされています。分けたかった3つに当てはめると、決定事項と保留にそのまま対応します。プロンプトで「決定事項を抜き出して」と書かなくても、機能として拾う対象に入っているということです。
残る1つは、別の箱にある
では宿題はどうか。こちらは要約ではなく、タスクとして扱われる形になっていました。会議のメモについての公式ヘルプに、他のユーザーが Teams で直接表示および編集できるように、議題、メモ、タスクを追加しますとあります。議題、メモ、タスクの3つに分かれていて、宿題は3つ目に入ります。つまり、分けた結果を置く場所が、最初から用意されているわけです。ここは実務の提案になりますが、議事録を1枚のテキストにまとめてから分類させるより、箱に入れていくほうが早いと思います。なお、前提として会議にファシリテーターを追加したり、会議中にファシリテーターをオンにしたりするには、Microsoft Copilot ライセンスが必要ですと明記されています。追加する人にライセンスが要るということです。ただし会議の参加者（外部参加者を除く）は、Chat と Notes ですべてのリアルタイム更新を確認できますとも書かれており、参加する側の全員が契約している必要はありません。以降の節で、それぞれの仕組みを順に見ていきます。
3つの置き場所
出典：Microsoft Support
会議ノートは、最初から3つに分かれている
まず、置き場所の話です。議事録を分けたいと思ったとき、多くの人は出力を分けようとします。ところが公式の作りでは、出力より先に、入れ物のほうが分かれていました。構成も、割り当ての方法も決まっていました。順に見ます。
議題・メモ・タスクの3つ
公式ヘルプにはこうあります。会議のメモを使って、会議を整理して効果的なものにします。他のユーザーが Teams で直接表示および編集できるように、議題、メモ、タスクを追加します。3つの区分が示されています。そして追加すると、会議のメモを Loop ドキュメントを使用して Office.com で共有および編集することもできますとも書かれています。会議の外へ持ち出せる形になっているわけです。議事録を別のファイルに書き写す作業が、ここで不要になります。
タスクは人に割り当てられる
宿題として扱ううえで効くのが、割り当ての仕組みです。公式ヘルプには出席者または開催者は誰でも会議ノートにアクセスし、特定のユーザーにタグを付けることで議題項目またはタスクを割り当てることができますとあります。そしてヒントとして@mention 他のユーザーにタグを付けてもらいますと書かれています。誰の宿題かが、テキストではなくタグとして残るということです。ここは実務の感覚ですが、議事録に「○○さん対応」と書いても、本人が読まなければ動きません。タグが付いていれば、少なくとも通知は届きます。
外部の出席者は見られない
注意点も明記されています。会議に直接招待されていないユーザーは、会議ノートへのアクセスが制限される可能性があります。そして外部出席者は、会議ノートにアクセスしたり、編集したりすることはできません。社外の方が入る会議では、この置き場所が使えません。ここは実務の提案になりますが、社外との会議はノートではなく別の共有手段を前提に組むほうが安全だと思います。あとで「見られません」と言われてから作り直すことになります。なお、編集については最適なエクスペリエンスを得るには、Teams 予定表または Web ブラウザーから会議の前後にメモを編集しますとも書かれています。
決定事項と未解決の質問は要約される
ここが、プロンプトを書かなくてよくなる部分です。エージェントの機能一覧に、拾う対象が具体的に並んでいました。想像していたより範囲が広く、会議の進行そのものにも関わる作りになっていました。順に見ていきます。
機能として列挙されている
公式ヘルプには、Facilitatorの機能が箇条書きで並んでいます。会議中に AI によって生成されたリアルタイムのメモを生成し、全員がシームレスに共同編集して共同作業できるようにします。会議のディスカッションから得られた重要な決定事項と未解決の質問を要約します。会議の参加者からの会議チャットでの自由形式の質問に回答します。会議のディスカッションからのインサイトを文書化します。4つ目まででも十分ですが、続きに会議のディスカッション、チャット履歴、共有ファイルに基づいて高品質の Word 文書を作成しますとあります。議事録をそのまま文書として出せるところまで含まれています。
議題がないと、目標を聞かれる
もう1つ、面白い記載があります。議題が検出されない場合に、会議の目標を定義するように参加者にプロンプトを表示します。議題が見つからないときは、機能の側から参加者に聞くという動きです。ここは実務の感覚ですが、決定事項が拾えない会議というのは、そもそも何を決める会議なのかが決まっていないことが多いと思います。この動きは、その状態を先に潰しにいくものだと読めます。関連して会議出席依頼と会議メモの Loop コンポーネントから会議の議題を確認し、会議チャットで議題を送信して、すべての参加者が議論するトピックを認識できるようにしますとも書かれています。
時間の管理まで入っている
機能一覧には、進行に関わるものも並びます。時間割り当て付きの議題タイマーにトピックを表示し、トピックに関するディスカッションが開始されたタイミングをマークすることで、議題どおりにディスカッションが予定どおりに進むのに役立ちます。カウントダウン タイマーを開始してすべての参加者に表示することで時間を管理し、タイマーが終了すると参加者に警告して会議を順調に進めます。そして会議がスケジュールされた終了時刻を超えたときに参加者に警告し、参加者が必要なフォローアップ会議をスケジュールできるように支援します。終了時刻の超過まで警告するという記載です。議事録の品質は、会議そのものの進み方に左右されます。そこに手が入る作りになっています。
宿題は、タスクとして割り当てる
3つ目の宿題です。こちらは要約で拾うのではなく、作って割り当てる形になっていました。依頼の仕方まで書かれており、作ったあとの行き先も決まっています。ただし、提供状況には条件が付いていました。そこも含めて見ます。
チャットで頼んで作れる
公式ヘルプにはこうあります。ファシリテーターにタスク管理を依頼し、ファシリテーター @mentioning その会議に関連するタスクを作成、更新、またはクエリします。できることが3つ挙げられています。作成、更新、クエリです。クエリ、つまり問い合わせまで含まれているのが要点だと思います。会議の終盤に、いま出ているタスクを聞き直せることになります。ここは実務の提案になりますが、会議の最後に一度読み上げさせると、持ち帰る人が確認できます。議事録が配られるのを待つ必要がありません。
行き先が決まっている
作ったタスクがどこへ行くかも書かれています。Facilitator によって作成されたタスクは、その会議インスタンスに関連付けられている会議プランに自動的に同期されます。自動的に同期されますという記載です。議事録から手作業でタスク管理ツールへ転記する工程が、ここで消えます。前の節で触れたとおり、会議ノートのタスク欄では特定のユーザーにタグを付けることで割り当てができます。誰が、何をまでが1か所に残る形になります。
プレビュー段階であることが明記されている
ただし、条件があります。公式ヘルプには次の Facilitator エージェント機能は、パブリック プレビュー プログラムの一部として利用でき、一般にリリースされる前にさらに変更される場合がありますと書かれたうえで、前の2つが挙げられています。つまりタスク管理の部分はプレビューです。使うにはこれらの機能やその他の今後の機能にアクセスするには、Teams パブリック プレビューに切り替えますとされています。ここは実務の提案ですが、プレビューの機能を前提に社内の運用を組むと、仕様変更のたびに手順書を直すことになります。決定事項と未解決の質問の部分から先に使い、タスクは様子を見る進め方が無難だと思います。
議題が読めない理由が2つある
ここは、うまく動かないときに最初に見る場所です。議題が反映されない原因が、公式に2つ挙げられていました。どちらも設定ミスではなく、仕様として決まっている条件です。知らないと直しようがない部分だと思います。
1つ目：主催者しかいない
公式ヘルプの1つ目がこれです。開催者のみが参加しました：プライバシー要件により、ファシリテーターは開催者の会議出席依頼のコピーを読むことができません。アジェンダは、少なくとも 1 人の非開催者参加者が参加すると利用可能になります。理由まで書かれています。プライバシー要件のため、主催者の招待のコピーは読めない。そして少なくとも1人の非開催者参加者が参加すると利用可能になりますという条件です。会議の開始前に1人で入って動作確認をしても、議題は出てきません。テストで動かないと判断してしまうのが、いちばん惜しいパターンだと思います。
2つ目：ラベルが付いている
2つ目がこれです。暗号化 または秘密度ラベルが付けられたコンテンツ：会議の招待状またはメモに秘密度ラベル（機密や暗号化を必要とする別のラベルなど）がある場合、Facilitator は議題を読み取ったり抽出したりできません。ラベルが付いていると読めません。社内のルールで、会議の招待に自動でラベルを付けている組織もあると思います。機密の会議ほど、議事録を自動で作りたいのに、その会議では使えない構造になっています。ここは実務の提案になりますが、どちらを取るかは情報システムの担当と決める部分だと思います。
そもそも追加できない会議がある
もう1つ、手前の条件があります。ファシリテーターはスケジュールされた会議にのみ追加でき、チャネル会議、インスタント会議、または Teams 通話には追加できません。3種類が名指しで除外されています。急に立ち上げた打ち合わせや、通話からそのまま始まった相談は対象外です。ここは実務の感覚ですが、決定事項が出るのは、案外そういう場だったりします。使いたい会議は、あらかじめ予定表に立てておくことになります。追加の手順は[オプション > Copilot とその他の AI] から[Facilitator] トグルをオンです。
指示はチャットに書く
ここでようやくプロンプトの話です。公式ヘルプには、チャットに書く指示の例が具体的に載っていました。長い文章を組み立てる必要はありません。載っているのは、どれも一行で済む指示でした。そのまま打てる形です。
議題を渡す書き方
公式ヘルプに、そのまま使える例が載っています。議題は、会議中のチャットで @mentioning Facilitator から提供することもできます。たとえば、” @Facilitator、議題は次のとおりです: 紹介 (5 分)、製品ディスカッション (25 分)” などです。宛先を付けて、項目と時間を並べるだけです。時間の割り当てまで入れているのが要点で、前の節で触れたタイマーがこれを読みます。議題を書き忘れたまま会議が始まっても、チャットに1行打てば追いつけます。
途中で足す書き方
変更の例もあります。議題を編集するには、ファシリテーター @mention して変更を依頼します。たとえば、” @Facilitator、15 分間アジェンダに ‘戦略レビュー’ を追加してください” などです。追加したい項目と時間を指定する形です。会議が脱線して新しい論点が出たとき、その場で議題に追加できます。ここは実務の提案になりますが、脱線したときに議題へ足しておくと、あとで保留として残ります。その場で結論が出ない話ほど、記録から漏れやすいと思います。
時間を測らせる書き方
3つ目の例が時間です。会議の議題に関連付けられていないタイマーを開始するようにファシリテーターに依頼することもできます。たとえば、” @Facilitator、5 分間のタイマーを追加してください” などです。そしてタイマーのリセット、一時停止、停止などのアクションの @mention ファシリテーター としても使えますとされています。議論を区切りたいときに使う形です。なお、議題の進行についてはファシリテーターは、ディスカッションが開始された直後ではなく、会議中に間隔をあけてトピックにチェックマークを付けますとも書かれています。すぐにチェックが付かないのは仕様だということです。
出てくるタイミングと、止め方
最後に、運用で戸惑いやすい部分です。メモが出てくるまでの時間と、途中で止めたときの扱いが書かれていました。どちらも、知らないと余計な操作をしてしまう箇所だと思います。最後に、この2つを押さえておきます。
すぐには出てこない
公式ヘルプにこうあります。会議コントロールの [メモ] アイコンが に変わり、AI 生成メモがオンになっていることを示します。AI で生成されたメモはすぐには表示されませんが、トランスクリプトにキャプチャされたディスカッションに基づいて数分後に開始されます。数分後と明記されています。モバイルについても音声コンテンツが収集されると、ライブ ノートが生成されるまでに数分かかる場合がありますと書かれています。オンにした直後に何も出ないからといって、切り替え直す必要はありません。前提として会議の前または会議中に文字起こしをオンにしてくださいとされています。
止めても、消えない
止め方についても記載があります。Facilitator をオフにすると、自動メモの作成は停止しますが、すでに取られているメモは削除されません。削除されませんという点が要点です。機密の話に入るタイミングで止める、という使い方ができます。一方で、止めれば全部消えると思っていると想定が外れます。なお、切り替えられる人にも条件があって、会議の参加者のうち、開催者または発表者であり、Web 版またはデスクトップ用 Teams を使用している場合にのみ、会議中にファシリテーターのオンとオフを切り替えることができますとされています。
対面の会議でも使える
最後に、意外な使い方が書かれています。対面会議のメモを瞬時にキャプチャ、文字起こし、整理します。話者の違いと実用的な要約も備えて、モバイル デバイスから直接行えます。予定表から[ファシリテーターでメモを取る] を選ぶ形です。ここで1つ、見落とすと品質が落ちる手順があります。ネイティブ iOS 音声分離機能をオフにしますという記載です。iOSではコントロール センターを開き、[マイク モード] をタップし、[Standard] を選択します。そしてiOS の音声分離設定は、今後の会議でも維持されますとされています。Androidについてもネイティブ Android の音声分離機能をオフにするよう書かれています。
まとめ
議事録を決定事項・宿題・保留に分けるとき、プロンプトより先に見る場所がありました。公式ヘルプには、Facilitatorの機能として会議のディスカッションから得られた重要な決定事項と未解決の質問を要約しますと書かれています。重要な決定事項が決定事項に、未解決の質問が保留に対応します。残る宿題は、会議ノートの議題、メモ、タスクのうちタスクに入り、特定のユーザーにタグを付けることで議題項目またはタスクを割り当てることができますとされています。
タスクについてはファシリテーターにタスク管理を依頼し、ファシリテーター @mentioning その会議に関連するタスクを作成、更新、またはクエリしますとあり、Facilitator によって作成されたタスクは、その会議インスタンスに関連付けられている会議プランに自動的に同期されますと続きます。ただしこの部分はパブリック プレビュー プログラムの一部です。動かないときに見る条件も2つ明記されていて、開催者のみが参加しましたの場合は少なくとも 1 人の非開催者参加者が参加すると利用可能になります、秘密度ラベルが付いている場合は議題を読み取ったり抽出したりできません。そもそもスケジュールされた会議にのみ追加でき、チャネル会議、インスタント会議、または Teams 通話には追加できません。
チャットに書く指示は一行です。「@Facilitator、議題は次のとおりです: 紹介 (5 分)、製品ディスカッション (25 分)」、「@Facilitator、15 分間アジェンダに ‘戦略レビュー’ を追加してください」、「@Facilitator、5 分間のタイマーを追加してください」。運用面では、AI で生成されたメモはすぐには表示されませんが…数分後に開始されます、Facilitator をオフにすると、自動メモの作成は停止しますが、すでに取られているメモは削除されませんという2点を押さえておくことになります。箱を用意して、拾わせて、残りをタスクで割り当てる。これが手順になります。
よくある質問（FAQ）
決定事項だけを抜き出すプロンプトはありますか
公式ヘルプには、Facilitatorの機能として「会議のディスカッションから得られた重要な決定事項と未解決の質問を要約します」と書かれています。決定事項と未解決の質問は、機能として拾う対象に含まれています。
宿題はどこに残りますか
会議のメモは議題、メモ、タスクの3つに分かれており、特定のユーザーにタグを付けることで議題項目またはタスクを割り当てられると書かれています。Facilitatorが作成したタスクは会議プランに自動的に同期されるとされていますが、この部分はパブリック プレビューです。
議題が反映されません
公式ヘルプには理由が2つ挙げられています。開催者のみが参加した場合はプライバシー要件により招待のコピーを読めず、少なくとも1人の非開催者参加者が参加すると利用可能になること。もう1つは、秘密度ラベルが付いている場合は議題を読み取ったり抽出したりできないことです。
使うのに契約は必要ですか
公式ヘルプには、会議にファシリテーターを追加したり、会議中にオンにしたりするには Microsoft Copilot ライセンスが必要、と書かれています。ただし、会議の参加者（外部参加者を除く）は Chat と Notes ですべてのリアルタイム更新を確認できる、とも記載されています。なお、ファシリテーターはスケジュールされた会議にのみ追加でき、チャネル会議、インスタント会議、Teams 通話には追加できません。
オンにしてもメモが出てきません
公式ヘルプには、AIで生成されたメモはすぐには表示されず、トランスクリプトにキャプチャされたディスカッションに基づいて数分後に開始される、と書かれています。前提として、会議の前または会議中に文字起こしをオンにするよう記載されています。
途中で止めたら記録は消えますか
公式ヘルプには、Facilitatorをオフにすると自動メモの作成は停止するが、すでに取られているメモは削除されない、と書かれています。切り替えられるのは開催者または発表者で、Web版またはデスクトップ用 Teams を使用している場合とされています。
原典で記載を確認する
機能と手順は更新されます。運用を決める前に、Microsoft Teams 会議のファシリテーター（Microsoft Support）で最新の記載をご確認ください。