会議・議事録・コミュニケーション

議事録を決定事項・宿題・保留に分けたいとき、プロンプトを工夫する前に見る場所がある。公式ヘルプには、重要な決定事項と未解決の質問を要約する機能と、タスクを割り当てる仕組みが書かれていた。動かない条件も決まっている。

会議の録音をAIに文字起こしさせるとき、どこから気をつければよいのか。個人情報保護委員会のガイドラインには、音声録音情報が個人情報に当たる場合の事例、声そのものの扱い、口頭で取得したときの利用目的の扱い、クラウドに送ることが提供に当たるかの判断基準が書かれている。原典の記載を並べて整理した。

3時間の会議をまるごと文字起こしさせようとすると、容量や上限で止まる。GoogleのMeetヘルプ、MicrosoftのWordヘルプ、OpenAIのAudio API FAQをもとに、会議中に区切る公式の方法、記録が始まらない条件、月あたりの分数の上限、アップロードできるファイルの条件を整理した。

会議のAI要約が間違うのは、要約が下手だからではなく、要約が読んでいる材料が欠けていることが多い。MicrosoftとGoogleの公式ヘルプに書かれている、文字起こしと要約の関係、言語の制約、15分という下限、資料が10秒以上映る条件を整理し、直す順番に落とした。

AI文字起こしの精度は、話し方とマイクだけで決まらない。Microsoft公式は、会議の件名・招待・参加者名・添付ファイル・参加者の最近のメールを使って精度を高める場合があると明記している。公式のベストプラクティスと、会議を立てる段階でできることを手順にした。

AI議事録は、新しいツールを契約する前に、会社が既に払っているTeamsやGoogle Meetで足りることが多い。公式ヘルプをもとに、対象エディション・日本語対応・保存場所・参加者への通知・「うまく取れない」ときに見る順番を手順に落とした。