UTAGEの個別相談予約｜前後5分の確保時間を入れると、両隣の枠も消える

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UTAGEの「個別相談・個別予約」は、Googleカレンダーの空き時間から予約枠を自動で作ってくれる機能です。高額商品のクロージングをZoomでやるなら、ほぼ必須になります。

ただし、設定画面の項目がそのままの意味では動かない箇所があります。

いちばん実害が大きいのが「開催前の確保時間」「開催後の確保時間」です。移動や記録のために5分だけ取っておこう、という素直な設定が、1件の予約で3枠を消します。

結論：確保時間は隣の枠から取られる

公式マニュアルの記載を引きます。

「開催前の確保時間」または「開催後の確保時間」を0分以外の時間で指定した場合、その確保時間を含む前後の予約枠も消費されます

公式が挙げている例はこうです。所要時間30分、前後の確保時間が5分ずつ、予約枠の間隔は自動。枠は10:00-10:30、10:30-11:00、11:00-11:30の3つ。

ここで2番目の10:30-11:00に申し込みが入ると、前後5分が含まれる1番目と3番目も予約不可になります。

何が起きるか

午前10時から18時まで、30分枠で受け付けているとします。枠は16個です。

確保時間がゼロなら、16件まで入ります。前後5分ずつを入れた瞬間、1件入るごとに3枠が消えるので、理論上は5〜6件で埋まります。

申込フォームを見た人からすれば「ほとんど空いていない」状態です。予約が入らない原因が集客ではなく設定にある、という事態が起こります。

どうすればいいか

確保時間を使わずに同じ目的を達成する方法があります。

• 所要時間そのものを延ばす。30分の面談に10分の余裕が欲しいなら、所要時間を40分にする。枠は40分ごとに切られ、隣は消えません
• 予約枠の間隔で調整する。後述しますが、間隔を所要時間より長くすれば自然に隙間ができます

確保時間を使うのは、所要時間を変えられない事情があるときだけにしてください。

予約枠の数は「間隔」の設定で何倍も変わる

もう1つ、意味を取り違えやすい設定があります。「予約枠の間隔」です。

「自動」と「◯分」で枠の数が変わる

公式が示している2つの例を並べます。どちらも所要時間90分、開催時間10:00-18:00です。

間隔	できる枠
自動	5枠
30分	14枠

「自動」は所要時間ごとに枠を作ります。10:00-11:30、11:30-13:00、13:00-14:30、14:30-16:00、16:00-17:30の5つです。

「30分」は30分おきに枠を作ります。10:00-11:30、10:30-12:00、11:00-12:30……と重なりながら14個できます。

重なる枠は同時に売られているわけではない

ここを誤解しないでください。14個の枠は重複して存在しているだけで、1つ埋まれば重なる枠は消えます。

意味があるのは申込者にとっての選びやすさです。「10時半からなら行けるが、10時は無理」という人を取りこぼしません。

逆に言えば、カレンダーの見た目は埋まりやすくなります。枠が多いほうが「空いている感」は出ますが、相手が選べる時間の解像度が上がるので、取りこぼしは減ります。

個別相談のように1件の価値が高いものは、間隔を短くして拾いにいくほうが合理的です。

設定の順番

この機能は設定箇所が多く、順番を間違えると前に戻ることになります。公式の構成どおりに並べます。

手順1：イベントを追加する

イベント・予約 ＞ 【＋追加】をクリックし、種類で「個別相談・個別予約」を選びます。セミナー形式で開催するなら、こちらではなく「セミナー・説明会」を使います。

ここで決める項目のうち、あとから変えにくいものを挙げます。

• 参加費：無料か有料か。有料にするなら決済連携設定が先に必要です
• 重複申込：「禁止する」「許可する」「許可する（連絡ありでキャンセル済みの場合のみ）」
• 申込方式：「制限なし」か「LINEのみ」。LINEのみはメールアドレス不要で申し込めます
• リマインダ配信：「する」「しない」

有料にする場合、銀行振込は使えません。公式に「イベント・予約機能では支払方法『銀行振込』は利用できません」と明記されています。UTAGEの銀行振込で設定した商品があっても、イベントには紐づけられません。

リマインダ配信を「しない」にすると自動返信も止まる

ここは読み飛ばしやすい注意点です。公式の記載です。

「しない」：リマインダ配信シナリオは生成されません。申込後の自動返信メール等も行われません

リマインドが不要でも「しない」を選んではいけません。申込直後の「お申し込みありがとうございます」も送られなくなります。申込者は、予約できたかどうか確認できません。

「する」を選ぶと、【イベント名＋”リマインダ”】というシナリオが自動で作られます。不要な配信はそのシナリオ側で止めてください。

なおリマインダ配信にはDKIM・DMARC認証設定が必須です。設定方法はUTAGEのメールが迷惑メールに入る原因にまとめています。

手順2：担当者を設定する

担当者が1名でも「担当者設定」は必須です。公式に明記されています。担当者数の制限はありません。

左メニューの「担当者設定」＞【＋追加】で、担当者名と管理名称を入れます。担当者名は申込フォームに表示される名前で、管理名称は社内で識別するための別名です。

ここで同時に設定できるのがGoogleカレンダー連携とZoom連携／Google Meet連携です。どちらも担当者ごとに設定します。担当者Aは自分のカレンダー、担当者Bは別のカレンダー、という形になります。

1人で運用する場合も、この工程は飛ばせません。担当者を作らないと日程設定で「どの担当者の予定を参照するか」を指定できず、予約枠が1つも開きません。

手順3：日程を設定する

担当者を作ってから「日程設定」に進みます。基本設定で決めるのは次の5つです。

• 所要時間：1枠の長さ
• 開催前の確保時間：前述のとおり、隣の枠を消します
• 開催後の確保時間：同上
• 定員：1枠あたりの最大人数
• 予約枠の間隔：「自動」か「◯分」

定員は担当者ごとにかかります。公式の例では、定員1名・担当者3名なら、各枠で最大3名まで申し込めます。定員の数字が全体の上限ではない点に注意してください。

手順4：申込フォームを整える

「申込フォーム・申込者項目」で、フォームの項目を設定します。項目は最大20個まで追加できます。

「お名前」「メールアドレス」は入力必須で、非表示にできません。LINEのみの申込方式を使う場合を除き、この2つは必ず聞くことになります。

申込フォーム設定では「申込の選択順」を決めます。日程を先に選ばせるか、担当者を先に選ばせるかです。担当者を指名してほしいなら担当者が先、とにかく早く埋めたいなら日程が先になります。

Googleカレンダー連携で間違えやすい3点

この機能の価値は、Googleカレンダーの空き時間から予約枠を自動で作るところにあります。ただし連携時に3つ間違えやすい箇所があります。

1. 権限は「すべて選択」にする

連携時に「UTAGEがGoogleアカウントへのアクセスを求めています」という画面が出ます。公式の指示です。

必ず【すべて選択】にチェックを入れてから、「続行」ボタンを押下します

一部だけチェックすると、空き時間の抽出か予定の書き込みのどちらかが動きません。権限画面でつまずいたら、ここを疑ってください。

2. 抽出するカレンダーと書き込むカレンダーは別々に指定する

連携後に設定するのは2つです。

設定	役割
空き時間を抽出するカレンダー	ここに予定が無い時間だけ枠が開く
予定登録先のカレンダー	申込が入るとここに書き込まれる

抽出するカレンダーは複数選べます。仕事用と私用の両方を指定しておけば、どちらに予定が入っていても枠は閉じます。

この仕組みを使えば、急に受けられなくなった時間帯は、対象カレンダーに予定を入れるだけで閉じられます。UTAGE側を触る必要はありません。

3. 定員によって、カレンダーに書かれる情報が変わる

これは公式の注記にある、知らないと気づけない仕様です。

定員	カレンダーに記載される情報
1	お名前・メールアドレス・申込者項目
2以上	お名前・メールアドレスのみ

定員を2以上にすると、申込フォームで聞いた項目がカレンダーに載りません。「事前アンケートの回答をカレンダーで見ながら面談する」という運用をしているなら、定員1のままにしてください。

あわせて【終日の予定の扱い】も設定します。Googleカレンダー側に終日の予定が入っているとき、予約を受け付けるかどうかを選べます。終日の予定を「メモ代わり」に使っているなら、受け付ける側にしないと枠が全部閉じます。

Zoomリンクには1日100件の上限がある

Zoom連携を「利用する」にすると、1予約ごとに専用の参加リンクが自動発行されます。ここに上限があります。

Zoom側の仕様により専用Zoomリンクは100件/1日までの発行上限があります。発行上限を超過した場合には共有のZoomリンク（URL）が発行される仕様となっており、1日の中で件数がリセットされるタイミングは、Zoom側の仕様に準拠します

エラーにはなりません。黙って共有リンクに切り替わります。

共有リンクになると、別の申込者が同じURLに入ってこられます。個別相談で他の人が入ってきたら、それだけで信頼を失います。

上限に達しているかの見分け方

公式が挙げている症状は3つです。

• 同じイベントの申込者の中で同じZoom URLが発行されている人がいる
• Zoomのパスワードが発行されていない人がいる
• GoogleカレンダーにZoom URLが反映されていない人がいる

大量集客のあとに個別相談を流し込むなら、申込が100件に近づいた時点で一度確認してください。

通知が2通来る、通知が来ない

通知まわりに、報告の多い落とし穴が2つあります。

同じアドレスを2か所に入れると2通届く

通知設定は「イベント設定」と「担当者設定」の2か所にあります。公式の注意書きです。

「イベント設定」と「担当者設定」に同じメールアドレスを設定してしまうと、同じ内容の申込通知が2通届いてしまいますのでご注意ください

担当者が1名なら「イベント設定」側だけを使ってください。担当者が複数いて、それぞれ別の人が受け取るなら「担当者設定」側を使います。

管理画面からキャンセルすると通知されない

こちらのほうが実害があります。公式の記載です。

キャンセル時の通知は、申込者側でキャンセルページURLからキャンセルした場合のみ通知されます。UTAGE管理画面からキャンセルした場合は通知されません

電話やメールでキャンセルの連絡を受けて、自分が管理画面から消した場合、通知は飛びません。

担当者が別にいる体制だと、担当者は枠が空いたことを知らないまま待機します。管理画面でキャンセルしたら、担当者への連絡は手動でやる、と決めておいてください。

担当者が複数いるときの割り当て

担当者を複数登録する場合、「参加方式」を選びます。

• 担当者1名のみ参加：指定できる担当者は1名だけ
• 担当者を提示し1名が参加：複数指定できる

後者を選ぶと「自動割り当て」を使うかどうかを決められます。

自動割り当てを使う場合

割り当て順は2つから選べます。公式は使い分けの基準まで書いています。

割り当て順	向いている場面
担当者設定の表示順	優先したい担当者がいる
ランダム	なるべく均等に割り当てたい

「担当者設定の表示順」は、左の担当者から順に予定のない人を割り当てます。成約率の高い担当者を上に置けば、その人に優先的に入ります。

表示順を変えたいときは、イベント・予約 ＞ イベント名 ＞ 担当者設定で並び替えます。

自動割り当てを使わない場合

申込者が担当者を選ぶ形になります。このとき「申込時のプロフィール表示」を「表示する」にすると、担当者ごとにプロフィール画像と説明を設定できます。

画像の条件は、10MB以下、jpg・jpeg・png、比率1対1推奨です。

指名で選ばせるなら、プロフィールは必ず入れてください。名前だけ並んでいても、申込者は選ぶ基準を持っていません。

担当者ごとに受付時間を変えたいとき

「担当者固有の日程設定」で、担当者ごとの曜日・時間帯を設定できます。設定しない場合は、日程設定の時間帯がそのまま使われます。

Googleカレンダーを連携している場合は、カレンダー側の予定が優先されます。固有の日程設定で開けていても、カレンダーに予定が入っていれば閉じます。

まとめ

「個別相談・個別予約」で押さえるべき点を並べます。

• 確保時間は隣の枠から取られる。前後5分で1件あたり3枠が消える。余裕が欲しいなら所要時間を延ばす
• 予約枠の間隔を「自動」から「◯分」に変えると枠が増える。1件の価値が高いなら短くして拾う
• 担当者は1名でも設定が必須
• リマインダ配信を「しない」にすると、申込直後の自動返信も止まる
• Googleカレンダー連携では「すべて選択」にチェックする
• 定員を2以上にすると、申込者項目がカレンダーに載らない
• Zoomリンクは1日100件。超えると黙って共有リンクになる
• 通知設定を2か所に入れると2通届く
• 管理画面からのキャンセルは通知されない
• イベント・予約では銀行振込が使えない

この中でいちばん静かに損をするのが確保時間です。エラーも警告も出ず、ただ予約が入らなくなります。

次に危ないのがZoomの100件上限です。こちらもエラーにならず、共有リンクに切り替わるだけです。どちらも「動いているように見えるのに結果が出ない」タイプの設定ミスなので、先に知っているかどうかで差が出ます。

ここで扱ったイベント・予約の設定画面は、UTAGEの機能の14日間の無料お試し期間中に実際に触って確認できます。

よくある質問（FAQ）

予約がほとんど入りません。設定を疑うべき箇所は？

まず「開催前の確保時間」「開催後の確保時間」を確認してください。公式によれば、0分以外を指定すると確保時間を含む前後の予約枠も消費されます。前後5分ずつなら、1件の申込で3枠が埋まります。余裕が欲しいなら所要時間そのものを延ばしてください。

予約枠をもっと細かく出したいのですが。

「予約枠の間隔」を「自動」から「◯分」に変えてください。所要時間90分・開催10:00-18:00の場合、自動なら5枠ですが、30分間隔にすると14枠になります。重なった枠は1つ埋まれば消えるので、申込者が選びやすくなるだけです。

同じ申込通知が2通届きます。

「イベント設定」と「担当者設定」の両方に同じメールアドレスを設定している可能性が高いです。担当者が1名なら「イベント設定」側だけを使ってください。

キャンセルの通知が来ません。

キャンセル時の通知は、申込者がキャンセルページURLからキャンセルした場合のみ送られます。UTAGE管理画面からキャンセルした場合は通知されません。電話やメールでの連絡を受けて自分が消した場合は、担当者への連絡を手動で行ってください。

Zoomのリンクが他の人と同じになっています。

専用Zoomリンクは1日100件までという上限があり、超過すると共有リンクが発行されます。同じURLの人がいる、パスワードが発行されていない、カレンダーにURLが反映されていない、のいずれかが見られたら上限を疑ってください。

申込フォームで聞いた項目がGoogleカレンダーに載りません。

日程設定の定員が2以上になっていないか確認してください。定員が1のときは「お名前」「メールアドレス」「申込者項目」が記載されますが、2以上のときは「お名前」「メールアドレス」のみになります。

イベントで銀行振込は使えますか？

使えません。公式に「イベント・予約機能では支払方法『銀行振込』は利用できません」と明記されています。有料イベントにするならクレジットカード決済を使ってください。

リマインドは不要なので「しない」にしていいですか？

おすすめしません。公式によれば「しない」にすると、リマインダ配信シナリオが生成されないだけでなく、申込後の自動返信メール等も行われません。申込者が予約できたかどうか確認できなくなります。「する」にしたうえで、不要な配信は自動生成されたシナリオ側で止めてください。