HubSpotのシートとは｜ビューオンリーは無料で人数無制限。誰に何を割り当てるかの判断基準

公開 2026年9月30日

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HubSpotの見積もりを見て、最初に引っかかるのが「シート」という言葉です。ユーザーを増やすと、そのぶん料金が上がるように読める。だから「社内の何人に使わせるか」で悩むことになります。

ここで押さえておきたいのは、ユーザーを追加することと、有料のシートを割り当てることは、別の操作だという点です。

そして、ビューオンリーシートは無料で、人数に制限がありません。「データを見るだけの人」は、何人いても料金に影響しません。ここを知らないまま、必要のないシートを買っている会社があります。

この記事では、シートの種類・割り当ての判断基準・請求を増やさない考え方を整理します。

前提：ユーザー数とシート数は別のものです

ここが混ざると、見積もりの読み方を間違えます。

ユーザーは、HubSpotにログインできる人のことです。シートは、そのユーザーに与える権限の「席」です。

ユーザーを追加しただけでは、その人は何もできません。どのシートを割り当てるかで、できることと料金が決まります。

「10人で使う」は見積もりの根拠になりません

「うちは10人で使います」と伝えても、見積もりは出ません。10人のうち何人が編集し、何人が見るだけなのかで金額が変わるからです。

1〜10人の会社で実際に多いのは、「編集するのは2〜3人、残りは結果を見たいだけ」という構成です。この場合、有料のシートは2〜3枚で足ります。

シートの種類と、それぞれで何ができるか

公式に説明されている種類を整理します。

1〜10人の会社で関係するのは3つだけ

表は7種類ありますが、実際に判断するのはビューオンリー・コア・セールス（またはサービス）の3つです。

パートナーシートはHubSpotのパートナー企業向け、開発者シートは開発者プラットフォーム専用なので、通常の事業会社では使いません。

ビューオンリーシートは無料で人数制限がありません

この記事でいちばんお伝えしたい点です。

ビューオンリーシートは無料で、数に制限がありません。何人に配っても料金は変わりません。

「見るだけ」で足りる人は意外と多い

社内を見渡してみてください。次のような人は、ビューオンリーで足ります。

• 経営者・役員（数字を見たいだけ）
• 経理・総務（顧客情報を参照するだけ）
• 現場のスタッフ（担当先の状況を確認するだけ）
• 入社直後で、まだ操作を任せていない人

「全員に有料シートを配らないと使えない」は誤解です。まず全員をビューオンリーで招待し、実際に編集が必要になった人から有料シートに切り替える。この順番が、無駄のない進め方です。

できないことも正確に

ビューオンリーでは、編集・設定変更・ツールの管理ができません。あわせて、メールの記録機能も使えません。

営業担当に配ると「顧客とのやりとりを記録できない」という問題が出ます。営業には原則としてコアシート以上と考えてください。

誰に何を割り当てるかの判断基準

迷ったときの順番を書きます。上から当てはめてください。

「念のため」で配らない

いちばんお金が漏れるのがここです。「あとで必要になるかもしれないから、とりあえず全員に」という配り方をすると、使っていないシートの料金を払い続けることになります。

必要になってから切り替えても、作業は数分です。先に配る理由はありません。

管理者は最低2人にする

逆に、ここはケチらないでください。設定を変更できる管理者が1人しかいないと、その人が不在のときに何も進みません。退職したときはさらに深刻です。

1〜10人の会社でも、管理者は最低2人。経営者と実務担当の2人が持っているのが理想です。

ユーザーを追加する手順

作業にはスーパー管理者権限が必要です。権限がないと、そもそもこの画面に入れません。

1. 右上の設定アイコンをクリックします
2. 「ユーザーとチーム」を開きます
3. 「ユーザーを追加」をクリックします
4. メールアドレスを入力します
5. シート・権限・チームを選びます
6. 招待メールを送るかを確認します
7. 「ユーザーを追加」で確定します
8. 追加後に、必要なら権限を細かく編集します

一度に100人までしか取り込めません

CSVでまとめて追加する場合、1回のインポートで扱えるのは100人までです。それ以上は複数回に分ける必要があります。

1〜10人の会社には関係のない制限ですが、将来的に人が増えたときのために覚えておいてください。

権限の細かい調整は、あとからでかまいません

追加の画面で全部決めようとすると時間がかかります。まずシートだけ決めて追加し、権限は使いながら調整するほうが早く進みます。

なお、プリセットの割り当てはProfessional／Enterprise、権限セットの保存はEnterpriseの機能です。それ以下のプランでは、1人ずつ設定することになります。

2024年3月5日で画面が変わっています

調べた手順と画面が一致しない、という混乱がよく起きます。原因はこれです。

2024年3月5日以降に作成されたアカウントは、シートベースの価格体系になっており、ユーザー追加の画面に「シートを割り当てる」ステップが表示されます。それ以前に作成されたアカウントでは表示されません。

自分のアカウントがどちらかを先に確認する

ユーザー追加の画面にシートの選択肢が出るかどうかで判断できます。出なければ、それ以前に作られたアカウントです。

古い体系のアカウントでは、この記事のシートの話がそのまま当てはまらない部分があります。契約内容は請求画面か、契約書で確認してください。ネット上の情報は、どちらの体系を前提にしているかが書かれていないことが多く、混乱の元になります。

人数別の構成例

抽象的な基準だけだと決めきれないので、よくある規模で具体例を出します。いずれも「有料シートは最小限、見る人は無料」という組み方です。

3人の会社

有料は2枚です。管理者を2人にしているのは、片方が不在のときに設定が変えられなくなるのを防ぐためです。

7人の会社

有料は3枚。経営者を無料側に置いているのは、数字を見るのが主な用途だからです。役職ではなく、実際の操作で決めてください。

迷ったら少なく始める

どちらの例も「足りなければ増やす」前提です。シートは数分で切り替えられます。先に多く配って後から減らすより、少なく始めて必要になったら足すほうが、無駄が出ません。

実際に運用してみると、「編集すると思っていた人が、結局見ているだけだった」というケースがよくあります。1か月ほど無料側で使ってもらってから判断すると、実態に合った構成になります。

請求を増やさないための考え方

シートは、気をつけないと静かに増えます。3つだけ決めておいてください。

増やすときは「誰が何をするために」を書き残す

シートを追加するとき、理由を1行メモしておきます。「◯◯さん・営業担当・商談の記録のため・2026年9月」といった形です。

半年後にシートを見直すとき、この記録がないと「なぜこの人に配ったのか」が誰にも分からなくなります。分からないものは、怖くて減らせません。

四半期に一度、使っていない人を確認する

ユーザーの一覧には、最終ログインの情報が出ます。3か月ログインしていない人は、有料シートを外す候補です。

いきなり削除するのではなく、ビューオンリーに切り替えるのが安全です。データは見られるままなので、本人が困ることはほとんどありません。

プラン変更とシート変更は別の話

「料金を下げたい」となったとき、プランを下げる話に飛びがちですが、先にシートの構成を見直したほうが影響が小さいことがあります。

プランを下げると使えなくなる機能が出ますが、シートを減らすのは「その人が編集できなくなる」だけです。まずシートから見てください。

退職・異動のときにやること

抜けがちな作業です。順番に書きます。

1. 担当していたレコードの所有者を引き継ぐ……先にこれをやります。ユーザーを消してから気づくと面倒です
2. 予約されている打ち合わせを確認する……ミーティングリンクから入った予約が残っていないか見ます
3. シートの割り当てを外す……ここで請求への影響が止まります
4. ユーザーを無効化または削除する……最後です

順番を逆にすると手間が増えます

先にユーザーを消すと、そのユーザーが所有していたレコードの扱いを個別に処理することになります。引き継ぎを先、削除を後。これだけ覚えてください。

退職者のメールアドレスも整理する

あわせて、退職者のアドレスがマーケティングメールの宛先に残っていないかを確認してください。届かないアドレスに送り続けると、不達が積み上がって送信元の評判が下がります。

権限とシートは別の話です

最後にもう1つ、混ざりやすい概念を整理しておきます。シートは「何ができる席か」、権限は「その席の中でどこまで触れるか」です。

コアシートを配っても、全部を触らせる必要はありません

ここを知らないと、「編集させたいけれど設定は触られたくない」という場面で判断に困ります。コアシートを割り当てたうえで、権限で範囲を絞ればいいだけです。

たとえば営業担当には、コンタクトと取引の編集はさせるが、プロパティーの設定やユーザーの追加はさせない。この使い分けが権限の役割です。

権限を絞りすぎると仕事が止まります

逆に、慎重になりすぎて権限を絞ると、「編集しようとしたら保存できない」が頻発します。そのたびに管理者が呼ばれるので、結局は管理者の手間になります。

1〜10人の会社では、設定画面まわりだけ絞って、日々の業務データは触れるようにしておくのが現実的です。全員が全部を触れる状態でも、実害が出ることはあまりありません。

プリセットの保存は上位プランの機能です

なお、権限のプリセットを割り当てられるのはProfessional／Enterprise、権限セットとして保存できるのはEnterpriseです。それ以下のプランでは1人ずつ設定することになります。

人数が少ないうちは手作業で問題ありません。「誰にどの権限を与えたか」をメモに残しておくと、次の人を追加するときに真似できます。

外部の協力者にどう見せるか

1〜10人の会社では、社員以外の人がHubSpotの中身を見たい場面が必ず出てきます。広告の代理店、制作会社、業務委託の営業。ここでの判断がいちばん迷うところなので、具体的に書きます。

「見るだけ」で足りるなら、席は無料です

この記事の前半で書いたとおり、ビューオンリーシートは無料で人数の制限がありません。つまり、見るだけでいい相手なら、何人招いても請求は増えません。

代理店に成果を共有したい、制作会社に問い合わせの内容を見てほしい。こういう用途は、まずビューオンリーで足ります。スクリーンショットを毎月送っていた作業が、そのまま不要になります。

逆に、編集が必要な相手には有料の席が要ります。ここで「とりあえず全員に編集できる席を配る」と、請求が人数分ふくらみます。入れる前に、その人が何を書き換えるのかを1つ挙げてみてください。挙がらなければ、見るだけで足ります。

社外の人を入れるときの3つの注意

1つ目。個人のメールアドレスで招待しないでください。会社のアドレスで招くようにすると、契約が終わったときに外し忘れても、アドレス側で止められます。

2つ目。権限で範囲を絞ってください。前の章のとおり、シートと権限は別です。ビューオンリーでも、自分の担当分だけが見える状態にはできます。取引金額まで見せる必要があるかは、招く前に考えてください。

3つ目。契約終了の日に外す、を作業として決めておくことです。外部の人は退職のような区切りがないので、いつまでも残ります。契約書の終了日を見たときに、シートの棚卸しも一緒にやる。この習慣がないと、3年前に終わった代理店の担当者が残り続けます。

半年に一度、席の一覧を開く

社内も社外も含めて、半年に一度はユーザーの一覧を開いて、いま誰に何の席が割り当たっているかを見てください。5分で終わります。

この5分をやらないと、有料の席が使われないまま請求され続けます。人数が少ない会社ほど、1席の重みが大きい。見直しのタイミングは、更新日の1か月前が目安です。更新されてしまうと、次の機会まで1年待つことになります。

まとめ

シートの考え方は、慣れると単純です。

1. ユーザー数とシート数は別。追加しただけでは料金は動きません
2. ビューオンリーは無料で人数制限なし。見るだけの人は、まずここに置きます
3. コアシートは実際に編集する人だけ。「念のため」で配らないでください
4. 管理者は最低2人。ここだけはケチらないこと
5. 退職時は「引き継ぎ→シート解除→削除」の順。逆にすると手間が増えます

まず、ユーザーの一覧を開いて、全員のシートを確認してください。見るだけの人に有料シートが割り当たっていれば、そこが減らせる分です。

よくある質問（FAQ）

ユーザーを増やすと必ず料金が上がりますか

上がりません。ビューオンリーシートは無料で、数に制限がありません。料金に影響するのは、コアシートやセールスシートなどの有料シートを割り当てたときです。まず全員をビューオンリーで招待し、編集が必要になった人から切り替えてください。

ビューオンリーでは何ができませんか

編集、設定の変更、ツールの管理ができません。メールの記録機能も使えないため、顧客とのやりとりを残す必要がある営業担当には向きません。営業には原則としてコアシート以上を割り当ててください。

ユーザーを追加するのに必要な権限は何ですか

スーパー管理者権限です。設定アイコンからユーザーとチームを開き、ユーザーを追加、と進みます。権限がない場合はこの画面に入れないので、管理者に依頼してください。

手順を調べても画面が一致しません

アカウントの作成時期が原因の可能性があります。2024年3月5日以降に作成されたアカウントはシートベースの価格体系で、ユーザー追加時にシート割り当てのステップが表示されます。それ以前のアカウントでは表示されません。自分のアカウントがどちらかを先に確認してください。

使っていないシートを減らすにはどうすればいいですか

ユーザーの一覧で最終ログインを確認し、3か月ログインしていない人を候補にしてください。いきなり削除せず、ビューオンリーに切り替えるのが安全です。データは見られるままなので、本人が困ることはほとんどありません。

退職者が出たときの手順は

担当レコードの所有者を引き継ぎ、予約されている打ち合わせを確認し、シートの割り当てを外し、最後にユーザーを無効化または削除します。先にユーザーを消すと、そのユーザーが所有していたレコードの処理が個別に必要になるので、引き継ぎを先にしてください。

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