Notionには外からファイルを直接置けます｜3段階と、引っかかる3か所

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Notionにファイルを置くとき、外部のツールから直接アップロードできるのをご存じでしょうか。

これまで、外部と連携するときはファイルの置き場所を別に用意して、そのアドレスをNotionに渡す形が一般的でした。置き場所の管理も、アドレスが切れる心配も、こちら持ちです。

実際に試したところ、Notionの中に直接置けました。手順と、引っかかるところを書きます。

3段階に分かれています

1回で終わりません。3つの手順を踏みます。

作る、送る、貼る

手順	やること
1. 作る	ファイル名を伝えて、受け入れ先を用意してもらう
2. 送る	返ってきた送り先に、中身を送る
3. 貼る	ページやファイルの列に、そのファイルを指定する

最初に伝えるのはファイル名だけです。中身はまだ送りません。すると受け入れ先のアドレスと、そのファイルの識別子が返ってきます。

手順1で返ってくるもの

作った段階で返ってきたのは、次の4つです。

返るもの	何に使うか
識別子	手順3で貼るときに指定する
送り先のアドレス	手順2で中身を送る宛先
状態	この時点では「待機中」
期限の時刻	作った時刻の1時間後

このうち、あとまで持ち回るのは識別子です。送り先のアドレスは手順2で使ったら終わりで、貼るときには使いません。

逆に言えば、手順1の返りから識別子を取り落とすと、貼る手段がなくなります。送るところまで成功していても、貼れないので置き場所に残ったままになります。作ってすぐ識別子を控える、という順番で組んでください。

送ると、状態が変わります

作った直後、そのファイルは「待機中」という状態です。中身を送ると「アップロード済み」に変わります。サイズも記録されました。

この状態を見れば、ちゃんと届いたかどうかが分かります。送った気になっていて実は届いていない、ということを防げます。

返ってきたサイズは、送った側で数えたサイズとぴたりと合っていました。ここが合っていれば、途中で切れていないことまで確認できます。状態だけを見て終わりにせず、サイズも突き合わせるのが確実です。

貼る先は2種類あります

ページの中にファイルとして置くこともできますし、データベースのファイルの列に入れることもできました。どちらも識別子を指定するだけです。

ページに置く場合は、ページの中身を追加するときの指定にファイルとして入れます。データベースの場合は、ファイルの列に対して同じ識別子を入れるだけです。どちらも書き方はほとんど同じで、貼り先が違うだけでした。

貼ったあとに読み返すと、Notionの置き場所を指すアドレスが返ってきます。外部の置き場所を用意する必要がありません。

ここまでで、外部に置き場所を持たずにファイルを扱う筋が通りました。ただし、この先の3つで引っかかります。順に見ていきます。

作ってから1時間で期限が切れます

ここが最初の落とし穴です。

受け入れ先には期限があります

手順1で受け入れ先を作ると、その1時間後の時刻が一緒に返ってきます。期限です。

つまり、作ってから1時間以内に中身を送る必要があります。

この時刻は、こちらで計算しなくても返ってきます。作った時刻を覚えておく必要はありません。返ってきた時刻をそのまま見ればいいです。

まとめて作って、あとで送るのは危険です

100件のファイルを扱うとき、先に受け入れ先を100個作って、それから順番に送る。こういう作り方をしたくなります。

ただ、書き込みは1件ずつで時間がかかります。100件を送るのに何分もかかると、最初に作ったものから期限が近づきます。

怖いのは、早いうちに作ったものから切れていくことです。100件のうち失敗するのが後ろの数件なら、途中まで成功して途中で止まった、と分かりやすいです。ところが期限切れは逆で、先に作ったものが先に切れます。見た目には、順番の頭のほうだけが抜けるという落ち方になります。

1件ずつ、作って送る。この形にしておくのが安全です。1件あたりの時間は「作る」と「送る」を足しただけなので、1時間に近づくことはありません。

途中で止まったときのやり直し方

件数の多い処理は、途中で止まることがあります。そのときに何が残っているかで、やり直し方が変わります。

どこで止まったか	残っているもの	やり直し方
作ったが送っていない	受け入れ先だけ	作り直す。1時間経っていれば、いずれにせよ使えない
送ったが貼っていない	中身まで残っている	識別子が手元にあれば貼るだけ。なければ送り直し
貼り終わっている	すべて	何もしない。もう一度貼ると2重になる

表の真ん中が、いちばん損をする形です。送るところまで終わっているのに、識別子を残していないと最初からやり直しになります。識別子は、送る前に記録してください。

拡張子で弾かれます

2つ目の落とし穴です。しかも、手順1の時点で止まります。

通ったものと、通らなかったもの

18種類の拡張子を試しました。

結果	拡張子
通った	txt、pdf、csv、json、md、png、jpg、gif、mp4、mp3、zip、xlsx、docx、pptx、html、svg
通らなかった	bin、exe

業務で使うものは、ひととおり通ります。弾かれたものを増やして調べたところ、パソコンで実行できる形式とインストーラの形式でした。

試した拡張子	結果
bin、exe、sh、dmg、app	弾かれた
js、py	通った
拡張子なし（「report」のような名前）	通った

意外だったのは最後です。拡張子が付いていない名前は、弾かれずに通ります。種類が分からないから弾く、という仕組みではありませんでした。

大文字でも同じ判定です。a.EXE は弾かれ、a.TXT は通りました。大文字と小文字は区別していません。

通ったものを並べ直すと、こうなります。

種類	通った拡張子
文書	pdf、docx、md、txt、html
表	xlsx、csv
資料	pptx
画像	png、jpg、gif、svg
音と動画	mp3、mp4
その他	json、zip

見積書、契約書、名簿、写真、録画。実務で受け渡しするものは、ほぼ全部が置けます。zipが通るので、まとめて渡す形も取れます。

今回試したのは18種類です。それ以外の拡張子については確かめていません。珍しい形式を扱うなら、本番の前に名前だけ送って試すのが早いです。中身を用意しなくても、手順1だけで判定が返ります。

中身ではなく、名前で判定されます

ここが大事なところです。弾かれたのは手順1の時点でした。まだ中身を送っていません。

つまり、ファイル名の拡張子だけを見て判断しています。中身が何であるかは見ていません。

裏を返すと、拡張子を書き換えれば通ってしまうということでもあります。ただし、受け取る側で開けるとは限りません。

メッセージは分かりやすいです

返ってくるのは「このファイル名の拡張子は対応していない」という内容です。何が悪いかがすぐ分かります。

ただし、拡張子がないと通ってしまうぶん、あとで開けないファイルが混ざります。弾いてもらえないので、名前を作る側で拡張子を必ず付けてください。

5MBを超えると、はっきり断られます

3つ目です。こちらは手順2、中身を送る段階で出ます。

サイズを変えて試しました

サイズ	結果
3MB	通る
6MB	「6.001MiBは5MiBの上限を超えています」
21MB	「ファイルが大きすぎます」

6MBのときは、実際のサイズと上限の両方を数字で教えてくれます。親切なエラーです。上限まであとどれくらいかが分かるので、削って再挑戦する判断ができます。

21MBのときは、短いメッセージだけでした。これは上限が別だからです。公式の説明によると、ここまでに書いた3段階の送り方は20MBまでで、それを超えるファイルは分割して送る別の方法になります。

つまり、21MBはそもそも送り方が違うので断られたということです。

断られた理由	返ってくる内容
プランの上限（5MB）を超えた	実サイズと上限の両方を数字で返す
送り方の上限（20MB）を超えた	短い一文だけ

同じ「大きすぎる」でも、返ってくる内容が違います。エラーの文言で分岐を書いていると、片方だけ拾って片方を取りこぼします。

送る前に自分で測るほうが速いです

サイズで弾かれるのは手順2です。ということは、その時点で手順1は成功していて、受け入れ先を1つ作り終えています。無駄になります。

ファイルの大きさは、送る前に自分で数えられます。順番を入れ替えて、こうするのが無駄がありません。

順番	やること
0	手元でサイズを数えて、超えていたら何も送らない
1	受け入れ先を作る
2	中身を送る
3	貼る

拡張子も同じです。手元で確かめられることは、送る前に確かめる。件数が増えるほど効いてきます。

5MBという数字は、前に測ったものと同じです

以前、Notionの上限をまとめた記事で、1ファイルの上限が5MBだと書きました。今回、実際にアップロードして同じ数字が確認できました。

これは無料プランの数字です。有料プランなら、もっと大きなファイルを扱えます。録画やスキャンした書類を置きたいなら、そこが分かれ目になります。

ただし、注意が1つあります。有料プランで20MBを超えるファイルを送るなら、ここまでに書いた3段階とは別の、分割して送る方法が必要です。上限が上がったからといって、同じ手順のまま大きなファイルを送れるわけではありません。

自分の上限は、外から読めます

自分のワークスペースの上限は、確認する手段があります。つないだ側の情報を読むと、1ファイルの上限がバイト数で入っていました。

今回は 5242880 が返ってきました。これが5MiBです。プランを上げたあとに、ちゃんと上限が変わっているかもここで確かめられます。

送る前にサイズを比べるなら、数字を書き込んでおくのではなくここから読むほうが確実です。プランが変わっても直す必要がありません。

1回のアップロードを、何か所にも貼れます

これは試してみて分かったことです。

同じ識別子を、もう一度使えました

1回アップロードしたファイルを、ページのブロックとして貼り、そのあと別のページにも貼ってみました。両方とも通ります。

データベースのファイルの列にも、同じ識別子で入れられました。1回送れば、何か所にでも貼れるということです。

実際に試したのは、1回のアップロードに対して次の3か所です。

貼った先	結果
ページの中のファイル	貼れた
別のページの中のファイル	同じ識別子で貼れた
データベースのファイルの列	同じ識別子で貼れた

3か所とも、貼ったあとに読み返すとアドレスが返ってきました。1回しか送っていないのに、3か所で開けます。

同じファイルを何度も送らなくて済みます

同じ資料を複数のページに置きたい場面はよくあります。案件ごとのページに共通の規約を添える、部署ごとのページに同じ様式を置く。そのたびに送り直す必要がありません。

送る回数が減るということは、時間も通信量も減るということです。件数が多いときに効いてきます。5MBのファイルを30か所に置くなら、送る量は150MBではなく5MBで済みます。

気をつけるところが1つあります。1か所を消したときに、他の場所が残るかどうかは確かめていません。消す運用まで入れるなら、そこは事前に試してください。

図にすると、こういう流れです

取り出したURLには60分の期限があります

最後に、貼ったあとの話です。

読み返すと、期限つきのアドレスが返ります

貼ったファイルを外から読み返すと、置き場所のアドレスが返ってきます。ただし、そのアドレスには60分の期限が付いていました。

一緒に、いつ切れるかの時刻も返ってきます。

外部のページに貼りっぱなしにはできません

Notionに置いたファイルのアドレスを、自社サイトの画像として使う。こういう使い方はできません。1時間で見えなくなります。

Notionの中で見るぶんには問題ありません。開くたびに新しいアドレスが発行される仕組みだからです。

控えを取るときも同じです

定期的に中身を書き出して保存している場合、アドレスだけを控えても意味がありません。その時点でファイルの中身も一緒に落としておく必要があります。

以前、外から控えを取るときに何が落ちるかを書きました。ファイルについては、アドレスではなく中身を取る、と覚えておいてください。

控えを取る手順は、こうなります。

順番	やること
1	ページやデータベースを読んで、ファイルのアドレスを取る
2	その場でアドレスを開いて、中身を落とす
3	落とした中身を保存する。アドレスは保存しても意味がない

1と2のあいだを空けないことが大事です。読むところまで夜中にやって、落とすのは翌朝、という形にするとアドレスが切れています。読んだらすぐ落とす、で組んでください。

よくある質問（FAQ）

外部の置き場所を用意する方法と、どちらがいいですか。

Notionに直接置けば、置き場所の管理が要りません。一方、外部に置けば期限のないアドレスが使えますし、5MBの制限もありません。Notionの中だけで完結するならこちら、外でも使うなら外部に置く、という分け方になります。

1時間の期限を過ぎたらどうなりますか。

今回は期限切れまで待っていないので、実際の挙動は確かめていません。作り直せばいいだけなので、1件ずつ作って送る形にしておけば気にする必要はないと思います。

拡張子を変えれば、どんなファイルでも置けますか。

手順1は名前だけを見ているので、通ってしまいます。ただし、受け取る側が開けるとは限りません。おすすめはしません。

5MBを超えるファイルを置きたいです。

無料プランでは置けません。有料プランなら上限が上がります。ただし20MBを超えるなら、分割して送る別の方法に切り替える必要があります。プランを上げたくない場合は、外部の置き場所に置いてアドレスを貼ることになります。

同じファイルを何か所にも貼れるとのことですが、消すとどうなりますか。

そこまでは試していません。1か所を消したときに他が残るかどうかは、実際に確かめてから運用に入れてください。

アップロードの状態は、どうやって確認しますか。

中身を送った返りに状態が入っています。「待機中」から「アップロード済み」に変わっていれば成功です。サイズも一緒に返るので、送ったサイズと合っているかを見ると確実です。

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