自動でメールを送りたい。そう思って調べると、シーケンスとワークフローという2つの名前が出てきます。どちらも「自動で送る」と説明されるので、違いが分かりません。
ただ、この2つは目的も、届き方も、止まり方も違います。選び間違えると、営業の1対1のやりとりに見せたい連絡が、一斉配信の形で届きます。
そしてもう1つ。どちらも無料ツールのみのアカウントでは使えません。必要なプランも別です。
この記事では、2つの違いと選び方、そして無料のままで近いことをする方法を扱います。
先に結論：用途がはっきり分かれています
- シーケンスは、担当者個人からの連絡を自動化する仕組み。返信があると自動で止まります
- ワークフローは、会社からの案内や社内処理を自動化する仕組み。止め方は自分で設計します
- 必要なプランが違います。シーケンスはSales HubまたはService HubのProfessional以上、しかも席が必要です
「営業が1人ずつ追いかける」のか「会社として案内を出す」のか。ここで決まります。
前提：どちらも無料版では使えません
最初に線を引いておきます。この2つは、無料ツールのみのアカウントでは使えません。
| 仕組み | 必要なもの |
|---|---|
| シーケンス | Sales HubまたはService HubのProfessional・Enterprise（席が必要） |
| ワークフロー | Professional以上 |
「有料にすれば使える」ではありません
ここが混乱の元です。Starterにしても、どちらも使えません。必要なのはProfessional以上です。
しかもシーケンスは、製品が限定されています。公式ヘルプの対象はSales HubとService Hubです。Marketing Hubを有料にしても、シーケンスは開きません。
席が必要、という条件も見落とされます
シーケンスの対象には、各プランで席（シート）が必要と書かれています。アカウントが有料でも、その人に席が割り当たっていなければ使えません。
「会社としては契約しているのに、自分の画面には出てこない」という相談の多くが、これです。まず自分の席を確認してください。
いちばん大きな違いは「誰の名前で届くか」
機能の説明より、受け取る側の視点で見たほうが早く理解できます。
シーケンスは、担当者個人から届きます
シーケンスは、営業担当者が1人ずつ追いかける作業を自動化する仕組みです。受け取る側から見ると、担当者から個別に届いたメールに見えます。
先週の打ち合わせのお礼、3日後の資料の追送、1週間後の様子うかがい。人が手で送っていた流れを、そのまま自動にしたものだと考えてください。
ワークフローは、会社から届きます
一方のワークフローは、条件を満たした人に対して会社として処理を行う仕組みです。お知らせやキャンペーンの案内、社内での担当者の割り当てや項目の更新も含みます。
メールを送るだけの仕組みではない、という点も違いです。ワークフローは、通知を出す、項目を書き換える、といった動作もできます。
返信があると止まるのはシーケンスだけ
実務でいちばん効く違いがここです。
公式には、既定の動作として「コンタクトがシーケンスのEメールに返信したり、シーケンスステップに含まれるミーティングリンクを使用してミーティングを予約したりすると、コンタクトは自動的に登録解除されます」と書かれています。
なぜこれが大事なのか
営業のやりとりで最悪なのは、返事をしたのに、次の催促が自動で届くことです。相手からすれば、自分のメールが読まれていないことになります。
シーケンスは、この事故が起きないように作られています。返信が来た時点で、以降のステップが止まります。
ワークフローは自分で止める設計が要ります
ワークフローには、この自動停止が既定で入っているわけではありません。「こうなったら外れる」という条件を、自分で設計します。
ここを設計せずに動かすと、すでに商談が決まった相手に、検討を促すメールが届きます。無料期間の案内が、契約後の顧客に届く。この形の事故が典型です。
どちらを使うかの判断基準
迷ったときは、次の順番で考えてください。
判断の実例
| やりたいこと | 選ぶもの |
|---|---|
| 見積提出後の追いかけ | シーケンス |
| 名刺交換した人への初回連絡 | シーケンス |
| 資料請求へのお礼と案内 | ワークフロー |
| 問い合わせを担当者に割り当てる | ワークフロー |
| 月次のお知らせ配信 | ワークフロー |
迷ったら「返信が来てほしいか」で決める
もう1つの見分け方です。返信が来ることを期待しているならシーケンス、来なくても困らないならワークフロー。
お知らせ配信に返信は期待しません。見積の追いかけには返信が欲しい。この感覚で、ほぼ正しく選べます。
必要なプランと席の違い
整理しておきます。ここを取り違えると、契約してから使えないことが分かります。
シーケンスは製品が限定されています
公式ヘルプの対象は、Sales HubのProfessional・Enterprise、Service HubのProfessional・Enterpriseです。それぞれ席が必要と書かれています。
営業の追いかけを自動化したいなら、必要なのは営業側の製品です。マーケティング側を契約しても解決しません。
ワークフローはProfessional以上
ワークフローはProfessional以上の機能です。無料版とStarterでは使えません。
自動化を目的に有料化を検討するときは、「どちらが必要か」を先に決めてから、プランを選んでください。両方が必要なら、その分の費用になります。
よくある誤解：シーケンスは一斉送信ではありません
名前から「まとめて送る仕組み」だと思われがちですが、性質が違います。
1人ずつ登録する仕組みです
シーケンスは、対象者を1人ずつ登録して動かします。担当者の受信トレイから、個別のメールとして送られる形です。
だから、案内やお知らせを何百人にも送る用途には向きません。それはワークフローや通常のメール配信の役割です。
文面も1対1を前提に書きます
一斉配信の文面をそのままシーケンスに入れると、違和感が出ます。「平素は格別のお引き立てを」で始まる文面が、担当者個人から届くことになるからです。
シーケンスの文面は、1人に宛てて書いたメールとして読めるかどうかで判断してください。配信停止の案内が末尾に付いているような文面は、この用途には合いません。
作れる数には上限があります
公式には、「アカウントで作成できるシーケンスの合計数には、全てのユーザーを対象とした上限があります」と書かれています。具体的な数は、公式の製品・サービスカタログを確認するよう案内されています。
上限は「全ユーザー合計」です
ここが見落とされやすい点です。1人あたりではなく、アカウント全体での合計に上限があります。
営業が3人いて、それぞれが思いつきで作っていくと、上限に近づきます。作る前に共有する、という運用を最初に決めてください。
使われていないものは消す
一度作ったシーケンスは、担当者が代わっても残ります。半年に一度、直近で使われていないものを棚卸ししてください。
消す前に、そのシーケンスの内容をテキストで控えておくと安心です。文面は資産なので、仕組みだけ消して文面は残す、という形が現実的です。
無料・Starterのままで近いことをする方法
どちらも使えないプランでも、やりたいことの一部は実現できます。
「次回アクション日」の項目を作る
取引に日付型のプロパティーを作り、次に動く日を入れておきます。その日付が今日以前、という条件でリストを作れば、今日やるべき追客が並びます。
毎朝そのリストを開くだけで、自動化の代わりになります。自動で送られはしませんが、送り忘れはなくなります。
文面はテンプレートとして持っておく
メールのテンプレート機能は、無料ツールのみのアカウントでも使えます。追いかけの1通目・2通目・3通目を、テンプレートとして作っておいてください。
送る操作は手動になりますが、書く時間はほぼゼロになります。自動化で削れる時間の大半は、実は「文面を考える時間」です。
この運用が回らなくなったら、上げる
手作業の欠点は、忙しい週に飛ぶことです。飛んでも実害が出ない件数のうちは、この形で足ります。
件数が増えて、追いかけが実際に漏れ始めたとき。そこが有料化の判断点です。機能の魅力ではなく、漏れた件数で判断してください。
シーケンスの3通の型
使えるプランになったとき、実際に何を書くか。見積提出後の追いかけを例に、3通の型を書きます。そのまま使える形にしてあります。
1通目：提出の翌営業日
内容は確認だけです。「届いているか」と「いつまでに返事がほしいか」の2点で足ります。
ここで追加の売り込みを入れないでください。見積を見ている最中の相手に情報を足すと、判断が遅れます。1通目の目的は、相手の手元に届いたことを確かめることです。
2通目：3営業日後
ここで初めて、判断の材料を1つだけ足します。似た規模の会社での進め方、よくある質問への回答、納期の目安。どれか1つです。
複数を並べると、読む負担が増えて返事が遅れます。「これを読めば社内で説明できる」という材料を1つ、という基準で選んでください。
3通目：1週間後
最後は、いったん引く連絡にします。「今は時期ではない、という判断でしたらお知らせください」と書けるかどうかで、返信率が変わります。
催促を重ねるより、引く1通のほうが返事が来ます。そして、返事が「今ではない」だったとしても、それは失注ではありません。時期の情報が手に入った、という結果です。
4通目以降を作らない
3通で返事がない相手に、4通目は効きません。そこから先は、シーケンスを止めて、別の方法に切り替えてください。
半年後に案内を送るリストに入れる、という扱いが現実的です。追いかけ続けるより、時期を変えて接点を作るほうが決まります。
ワークフローで最初に作る3つ
ワークフローのほうも、最初に作るものを挙げておきます。凝ったものは要りません。3つで十分に効きます。
1. 問い合わせの担当者割り当て
フォームが送信されたら、担当者を自動で設定する。これだけです。メールを送る動作は入れません。
地味ですが、これがないと「誰が対応するか」の確認で半日が消えます。件数が少ない会社ほど、この空白時間が長くなります。
2. 資料請求へのお礼
資料を請求した人に、お礼と資料の再送を1通。送信後すぐに届くように設定します。
相手が資料を保存し損ねたときの保険になります。さらに、この1通が届くかどうかで、メールアドレスが正しいかも分かります。
3. ライフサイクルの更新
取引が作られたら、その人の段階を進める。社内の記録を整える動作です。
手で更新していると、必ず抜けます。抜けた状態でリストを作ると、対象者がずれます。メールを送らないワークフローほど、実は効きます。
3つとも「止める条件」を書く
どれを作る場合も、外れる条件を必ず設計してください。すでに商談中の人に、初回向けの案内が届く。これを防ぐのは、自分で書いた条件だけです。
導入する順番
使えるプランになったとして、いきなり何本も作らないでください。順番があります。
- 今いちばん漏れている場面を1つ選ぶ。見積後の追いかけなど、具体的な場面です
- 人が送っている文面をそのまま書き出す。新しく考えないでください
- 3通までで組む。最初から5通以上にすると、途中で止める設計が甘くなります
- 自分を対象に1回通す。届く文面とタイミングを、自分の目で確認します
- 1か月動かしてから、次を作る。結果を見ずに増やさないでください
1つ目で「漏れている場面」を特定する
自動化を入れたい理由が「なんとなく効率化」だと、作ったあとに使われません。実際に漏れた案件を1つ思い出してください。
見積を出したまま2週間放置した。名刺交換したのに連絡していない。展示会の名簿をそのままにした。この具体的な1つが、最初に自動化すべき場面です。
思い出せないなら、まだ自動化は要りません。漏れていない業務を自動にしても、削れる時間はほとんどありません。
2つ目を飛ばすと失敗します
自動化を入れるときに、文面まで新しく作り直そうとする人が多い。うまくいっている文面がすでにあるなら、それを写してください。
自動化で変えるのは、送る手間だけです。中身まで同時に変えると、うまくいかなかったときに原因が分かりません。
動かし始めてから見る3つの数字
作って動かしたあと、放置されるのがこの部分です。見るのは3つだけで足ります。
1. 途中で止まった人の割合
シーケンスなら、返信やミーティング予約で外れた人の割合です。ここが低すぎるなら、文面か対象の選び方が合っていません。
目安を決めるより、先月と比べてください。同じ文面で割合が落ちているなら、対象が変わっている可能性があります。
2. 最後まで届いた人の行き先
3通とも送って反応がなかった人が、そのあとどうなったか。ここを見ていないと、同じ相手に何度も同じ流れを当てることになります。
反応がなかった人は、別の扱いに移してください。半年後の案内リストに入れる、という形で構いません。
3. 止まらずに動き続けているもの
ワークフローで見るのはここです。対象者が増え続けていないか、意図しない人が入っていないか。
月に1回、対象になった人の一覧を開いて、知っている名前が並んでいるかを見るだけで構いません。知らない名前ばかりなら、条件が広すぎます。
数字を見る日も決めておく
自動化を入れると、動いていること自体に安心してしまいます。月初に15分、この3つを見る日をカレンダーに入れてください。
自動化の事故は、止まったときではなく、間違ったまま動き続けたときに起きます。気づくのが1か月後か半年後かで、被害がまったく違います。
まとめ
2つの違いは、機能ではなく用途です。
- シーケンスは担当者個人からの連絡、ワークフローは会社からの処理。ここで選び分けます
- 返信で自動的に止まるのはシーケンスです。ワークフローは止める条件を自分で設計します
- どちらも無料版では使えません。シーケンスはSales／Service HubのProfessional以上と席、ワークフローはProfessional以上です
- シーケンスの数はアカウント全体で上限があります。作る前に共有する運用にしてください
- 使えないプランでも、日付の項目とテンプレートで近いことはできます。漏れ始めたら上げてください
自動化は、うまくいっている手作業を速くするものです。うまくいっていない流れを自動にすると、失敗が速く増えるだけです。
まず、手で送っている追いかけの文面を書き出してみてください。書き出せるなら自動化する価値があります。書き出せないなら、自動化する前に決めるべきことが残っています。
よくある質問（FAQ）
シーケンスは無料版で使えますか
使えません。公式ヘルプの対象はSales HubとService HubのProfessional・Enterpriseで、いずれも席が必要と記載されています。Marketing Hubを契約していても使えません。
ワークフローとの違いを一言で言うと
誰から届くかです。シーケンスは担当者個人からの連絡、ワークフローは会社としての案内や社内処理です。返信で自動的に止まるのはシーケンスだけです。
相手が返信したら止まりますか
シーケンスは既定で止まります。公式には、シーケンスのメールに返信した場合や、ステップに含まれるミーティングリンクから予約した場合、自動的に登録解除されると書かれています。
いくつまで作れますか
アカウント全体での合計に上限があると公式に記載されています。具体的な数は、公式の製品・サービスカタログで確認してください。1人あたりではない点に注意してください。
シーケンスは何通で組むのがいいですか
最初は3通で組んでください。提出の翌営業日に確認、3営業日後に判断材料を1つ、1週間後にいったん引く連絡、という形です。3通で返事がない相手に4通目は効きません。半年後の案内リストに移すほうが現実的です。
会社として契約しているのに、画面に出てきません
席が割り当たっているかを確認してください。シーケンスは、対象プランの契約に加えて席が必要です。アカウントが有料でも、その人に席がなければ使えません。
参考にした公式ドキュメント
あわせて読みたい
HubSpotは無料で始められます
コンタクト管理・フォーム・メール配信・商談管理を1つにまとめたCRMプラットフォームです。シーケンスとワークフローは上位プランの機能ですが、記録と絞り込みは無料ツールのみのアカウントでも行えます。プランごとの違いと料金は公式サイトでご確認ください。