営業日報と商談報告書｜読む人を次の担当者に置くと、項目は6つに減る

誰が読むかで、書く項目が変わる

営業日報や商談報告書の書き方を調べると、項目の一覧が出てきます。訪問先、担当者、内容、所感、次回予定。

項目から決めると、ほぼ無駄になります。先に決めるのは、誰が読むかです。

読む人の候補は2つ

1つは上司です。進捗の報告として読む。もう1つは、半年後に同じ会社へ当たる人です。

どちらを前提にするかで、書く項目が入れ替わります。

左は書いた人にしか意味がない。右は次の人が使える。

この記事は2つ目を取る

上司が読む前提にすると、日報が評価の材料になります。そして評価の材料になった時点で、書く側は良く見えるように書き始めます。

次に当たる人が読む前提なら、良く見せる理由がありません。読む人が自分かもしれないからです。

この記事は、2つ目を前提にして項目を組みます。進捗の報告は、日報ではなく別の形で出してください。

進捗の報告は、集計で出す

上司が知りたいのは、件数と止まっている場所です。どちらも日報を読まなくても出せます。

4つとも、書く側が別に書くものではありません。日報に書いた事実から、自動的に出てきます。

だから日報に進捗の欄を作らないでください。同じことを2か所に書かせる形になり、必ず片方がずれます。

無駄になる3つの形

日報が機能しなくなるのは、だいたい3つの形のどれかです。

読まれていないことは、すぐ分かる

確かめ方は1つです。先月の日報を5本開いて、そこから次の行動が決まった件が何件あるかを数えてください。

0件なら、読まれていません。読まれていない記録を毎日書かせるのは、1日10分として月に3時間を捨てることになります。

やめるのも選択肢

正直に書きます。使っていない日報は、やめてよい。

ただしやめる前に、1つだけ確かめてください。同じ会社に次に当たる人が、何を知りたいか。

それが日報に書かれていないなら、日報の形が合っていないだけです。記録そのものが不要なわけではありません。

書くのは事実の6項目

次に当たる人が読む前提なら、必要なのは6つです。

6つとも事実です。判断も感想も入っていません。

書く場所を2つに分ける

会社ごとに1行で持つものと、接触のたびに増えるものを分けてください。

会った人、決裁の経路、次回予定日、次にやること。この4つは会社の表に上書きします。最新の状態だけあればよいからです。

相手の言葉と断りの理由は、履歴の表に足していきます。こちらは過去の分も要ります。

表の分け方は営業リストの重複をどう潰すかで書いた、会社の表と履歴の表の関係と同じです。

相手の言葉を言い換えない

6つのうち、最も価値があるのが相手の言葉です。そして最も失われやすい。

書く   「今の契約が来年の3月までなので」

書かない   契約期間の関係で時期が合わない
書かない   タイミングの問題
書かない   前向きだが時期尚早

言い換えた時点で、次の人は
いつ連絡すればよいか分からなくなる

言われたままなら、3月の2か月前という具体的な日付が引ける。

言い換えは、書いた人の判断が入る工程です。判断は後からでも足せますが、元の言葉は後から戻せません。

6項目に足したくなるもの

実際に運用すると、足したくなる項目が出てきます。先に扱いを決めておきます。

分け方は1つです。相手から出た情報は足す。こちらの判断は足さない。

判断を書くと、次に読む人がその判断に引きずられます。そして半年後には、判断の前提が変わっています。

所感欄をやめる

所感欄は、書くことがない日を作ります。

「書くことがない」の正体

日報が書けないという相談の多くは、所感欄で止まっています。

事実の6項目なら、書くことが無い日はありません。会ったなら相手の言葉があり、会えなかったならその事実があります。

所感だけが、毎日ひねり出す必要のある欄です。そして出てきた言葉は、読む側にも使えません。

残すのは左上。手間が小さく、後でよく使う項目。

気づきを捨てるわけではない

所感欄をやめると、現場の気づきが失われると思われがちです。やめるのは毎日の欄で、気づきを集める場ではありません。

気づきは、週に1回まとめて出す形にしてください。それも自由記述ではなく、1つの問いに答える形にします。

毎日     事実の6項目だけ
週に1回   「今週、同じことを3回以上言われたか。言われたなら何を」

問いを1つに固定する。
自由記述にすると、また書くことがない日が出る

3回以上という線を引くのは、1回なら偶然の可能性が残るから。

この問いなら、答えが無い週は無かったと書けば終わりです。ひねり出す必要がありません。

そして3回以上出たものは、スクリプトか送信先の条件を直す材料になります。

所感をやめたあとに起きること

最初の2週間は、日報が短すぎると感じます。短くなったのではなく、埋めるための文章が消えただけです。

ここで欄を戻したくなりますが、戻さないでください。見るのは長さではなく、次の行動が決まった件数です。

そして書く時間が短くなったぶん、相手の言葉を書き写す時間に回してください。1件につき1行増えるだけで、半年後の価値が変わります。

嘘が混ざるのは、評価に使っているから

日報の数字が実態と合わない。これは個人の問題として扱われがちです。仕組みの問題です。

評価に使うと、何が起きるか

どれも、書く側が悪いわけではありません。評価に使うと言われた項目は、必ずそちらに寄ります。

分ける

やり方は1つ。評価に使う数字と、日報に書く事実を別の場所にすることです。

評価の数字は、記録から機械的に集計する。日報は、次の人が読むための事実だけにする。

そして日報を評価に使わないと明言してください。言わないと、書く側は使われる前提で書きます。

明言しても戻る場面がある

1つだけ、戻してしまう場面があります。数字が悪い月に、日報を読んで原因を探すときです。

読むこと自体は構いません。ただし個人を特定して話す形にすると、その時点で評価に使ったことになります。

読むなら、断りの理由の列をまとめて見る。誰が書いたかではなく、何が多いかを見る形にしてください。

それでも数字がずれるとき

定義が決まっていない可能性があります。アポとは何か。訪問とは何か。

定義を1枚に書いて、記録の表と同じ場所に置いてください。インサイドセールスのKPI設計で書いた、分母と分子を決める話と同じです。

次の人が読める形にする

ここが、この記事の中心です。読む人を次の担当者に置くと、形が決まります。

半年後に同じ会社へ当たる場面

そのとき知りたいのは4つです。

1  前回いつ、誰と話したか
2  相手が何と言ったか（言い換えずに）
3  なぜ止まったか
4  次に何をする予定だったか

この4つが無いと、
1から始めることになる

6項目のうち4つが、そのままこの問いに対応している。

1から始めると、前回と同じ断られ方をします。相手から見ると、同じ会社が同じ話を持ってきたことになる。

書く時間を決める

商談の直後に書いてください。その日の終わりでは遅い。

相手の言葉は、時間が経つと要約されます。要約された時点で、次の人が使える情報ではなくなります。

直後に書けるのは、6項目しかないからです。項目が多いと、まとめて書く形になり、まとめて書くと要約されます。

録音から起こす場合

通話や商談を録音している場合、そこから書く方法もあります。

ただし録音や文字起こしの扱いには別の論点があります。営業電話の録音は同意なしでいいのかで整理しました。外部のサービスに通すなら、そこを先に確認してください。

そして全文を貼らないこと。全文があると、読む側が読まなくなります。次の人が使うのは、言われた言葉の1つか2つです。

会えなかった日の書き方

不在、受付で止まった、日程が流れた。こういう日こそ書いてください。

不在          何時に掛けたか。誰が出たか。戻る時間を聞けたか
受付で止まった  言われた言葉。どの部署名を出したか
日程が流れた    理由として言われた言葉。次の候補を出したか

3つとも、次に当たる人が同じ失敗を避ける材料になる。
成果が出た日より、出なかった日のほうが使われる

成功した日だけ書く形にすると、記録は半分以下になる。

成果が出た日だけ書く運用にすると、記録が残るのは全体の一部だけになります。

そして次の人は、前回うまくいかなかった理由を知らないまま当たることになります。

記録が法令で要る場合

日報そのものに、法令上の保存義務はありません。ただし営業車を使う場合は別です。

安全運転管理者を置く台数

道路交通法施行規則第9条の8に、選任を必要とする台数があります。

営業車が5台以上あるなら、ここに入ります。社用車をまとめて数えてください。

規則が求めている記録は2つ

同規則第9条の10に、安全運転管理者の業務が9つ並んでいます。そのうち記録に関わるのが第7号と第8号です。

第8号が、いわゆる運転日報にあたります。営業日報とは別物です。

そして保存期間が条文に書かれているのは第7号のほうで、1年間です。第8号の日誌については、規則に保存期間の定めがありません。

電磁的方法でよい

第9条の10の2に、こうあります。前条第8号の事項が電磁的方法により記録され、必要に応じ機器を用いて直ちに表示できるときは、その記録をもって日誌に代えることができる。

つまり紙の日誌でなくて構いません。ただし直ちに表示できることが条件なので、担当者の手元にしかない形は避けてください。

営業日報と運転日報を1つの表にまとめている場合、規則が求めている項目が抜けていないかを確かめてください。運転者名、開始と終了の日時、運転した距離の3つです。

まとめるか、分けるか

1つの表にまとめると、入力は1回で済みます。ただし目的が違うものを同じ表に入れることになります。

行の単位が違うので、1つの表に入れると空欄が増えます。分けるほうが素直です。

まとめるなら、運転の記録を必ず埋める形にしてください。営業の記録が空の日に、運転の記録まで空になるのが一番まずい形です。

読む側がやること

最後に、読む側の運用です。書かせる仕組みだけ作っても回りません。

読んだことを、書いた人に返す

読んだという事実が返らないと、書く側は読まれていないと判断します。

返すのは1行で足ります。感想ではなく、次の行動を1つ。

返す     「3月までという話なので、1月に連絡する形で次回予定日を入れました」

返さない   「お疲れさまです」
返さない   「いい感じですね」

次の行動が返ってくるなら、
書いた側は書く意味を確かめられる

返すのは毎日でなくてよい。週に1回まとめて返す形でも足りる。

月に1回、使われた項目を数える

見るのは1つです。先月の記録のうち、実際に次の行動に使われた項目はどれか。

使われていない項目は、やめる候補になります。足すときより、やめるときのほうが判断が要ります。

そして項目を足したくなったら、誰がいつ使うかを先に言ってから足してください。言えないなら、その項目は半年後に使われません。

書く側の負担を測る

項目を数えるだけでなく、書くのにかかる時間も測ってください。

やり方は単純です。自分で1件書いてみて、時間を計る。読む側が書いたことがないまま項目を足すのが、増え続ける原因です。

目安は1件3分です。超えるなら、項目か、書き方の指定が重い。

3分という線は、商談と商談の間に書ける長さから置いています。移動中に書ける長さでないと、その日の終わりに回ります。

やめた項目を記録に残す

やめた項目と、やめた理由を1行だけ残してください。

残していないと、担当が変わったときに同じ項目が戻ってきます。そして同じ理由で、また使われなくなります。

読む人が複数いる場合

次に当たる人が決まっていない段階では、誰が読むか分かりません。だから「誰が読んでも同じ意味に取れるか」を基準にしてください。

読める     「3月に契約が切れると言われた」
読めない   「3月の件、前回の通り」
読めない   「例の案件、進捗なし」

社内の略語と、前回を参照する書き方を入れない。
次に読むのは、前回を知らない人

前回を知っている人にしか読めない記録は、引き継いだ時点で使えなくなる。

略語を使わないのは、担当が変わるときだけの問題ではありません。外部に委託したときにも、そのまま効いてきます。

まとめ

• 項目から決めない。先に決めるのは、誰が読むか
• 読む人を半年後に同じ会社へ当たる人に置く。上司に置くと評価の材料になる
• 評価の材料になった時点で、書く側は良く見えるように書き始める
• 無駄になる3つの形。所感欄がある／評価に使っている／提出が目的になっている
• 読まれているかの確かめ方。先月の日報5本から、次の行動が決まった件を数える
• 書くのは事実の6項目。会った人／相手の言葉／断りの理由／決裁の経路／次回予定日／次にやること
• 書く場所を分ける。最新だけでよいものは会社の表、過去も要るものは履歴の表
• 相手の言葉を言い換えない。言い換えた時点で、次の人は日付を引けなくなる
• 所感欄をやめる。毎日ひねり出す必要があるのは、この欄だけ
• 気づきは週に1回、問いを1つに固定して集める。無かった週は無かったと書く
• 数字がずれるのは個人の問題ではない。評価に使うと言われた項目は、必ずそちらに寄る
• 評価の数字は記録から機械的に集計し、日報を評価に使わないと明言する
• 次の人が知りたいのは4つ。いつ誰と／何と言われたか／なぜ止まったか／次に何をする予定だったか
• 書くのは商談の直後。その日の終わりでは、相手の言葉が要約される
• 録音の全文を貼らない。全文があると、読む側が読まなくなる
• 日報そのものに法令上の保存義務は無い。ただし営業車が5台以上なら安全運転管理者の選任が要る
• 規則が求める記録は2つ。酒気帯び確認の記録は1年間保存。運転の日誌は備え付けて記録させる
• 日誌は電磁的方法でよい。ただし直ちに表示できることが条件
• 読んだら次の行動を1行で返す。感想は返さない
• 月に1回、実際に使われた項目を数える。やめた項目と理由も残す

日報が続かないのは、書く側の意識の問題ではありません。読む人が決まっていないからです。次に同じ会社へ当たる人を読み手に置くと、書く項目は6つに減り、所感欄は消え、嘘を書く理由も無くなります。そのうえで、読んだことを1行で返す。これだけで記録は回り始めます。

よくある質問