一斉送信のボタンを押したあと、間違いに気づくことがあります。
宛名が違う。リンクが切れている。金額の桁が1つ多い。どれも、押す前なら1分で直せました。
メールは、送ったら取り消せません。この記事は、押す前の手順の話です。
先に結論：3つだけ
- テストメールの送信は、Marketing Hub Starter以上が対象です。
- テストメールは noreply@hubspot.com から届きます。本番の見え方とは違います
- 特定のコンタクトとして受け取れます。差し込みの確認は、これでやってください
そして、いちばん多い事故は本文ではなく宛先です。リストの確認から始めてください。
送信は取り消せません
前提を書いておきます。
押した瞬間に、相手の受信箱に入ります
この媒体で繰り返し書いてきた「取り消せない操作」の1つです。インポートと同じで、あとから戻せません。
訂正のメールを送ると、1回の間違いが2通になります。受け取る側の負担が増えます。
だから、手順を決めておくのです
毎回、思い出しながら確認していると抜けます。とくに急いでいるときに。
チェックの項目を紙1枚にして、その順番でやる。これだけで事故は減ります。
間違いは、忙しい日に起きます
余裕のある日に間違える人はいません。締切の直前、他の業務と重なった日に起きます。
だからこそ、考えなくても回る手順が要ります。
テストメールはMarketing Hub Starter以上
まず、プランの条件です。
公式に記載されている対象
テストメールの送信について、公式ヘルプの対象プランにはMarketing Hub のStarter、Professional、Enterpriseが挙げられています。
つまり、無料のアカウントでは、この機能は使えません。
無料の範囲で確認する方法
以前の記事で書いたとおり、無料でもメールの作成と送信はできる範囲があります。
その場合は、自分のアドレスを1件のリストにして、実際に送ってください。手間はかかりますが、確認はできます。
送る前に1通、必ず自分に送る
どのプランでも、原則は同じです。本番の前に、自分の目で受信箱を見る。
画面で見るのと、受信箱で見るのはまったく違います。これは、やってみると分かります。
テストメールの差出人は本番と違います
ここは、知らないと混乱します。
公式に記載されている内容
公式には、「テストEメールには、送信元アドレス noreply@hubspot.com と送信者名『マーケティングEメールプレビュー送信』が含まれます」と記載されています。
つまり、差出人の見え方は、本番とは別です。
差出人の確認には使えません
「受信箱でどう表示されるか」を確かめたいとき、差出人の部分だけは確認できません。
以前の記事で書いた送信ドメインの設定が正しいかは、別の方法で確認してください。
迷惑メール判定の確認にもなりません
テストで受信箱に届いたからといって、本番も同じとは限りません。送信元が違うためです。
この点は、期待しすぎないでください。本番の到達は、実際の配信でしか分かりません。
特定のコンタクトとして受け取れます
便利な機能があります。
公式に記載されている機能
公式には、「特定のコンタクトとしてテストEメールを受信するには、『プレビュー動作』コンタクトのドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを選択します」と記載されています。
つまり、実際のコンタクトの情報で、差し込みを確認できます。
ここで見るべきもの
前の記事で書いたパーソナライズの差し込みです。名前、会社名、役職。
空の項目があると、予備値が入っているかがここで分かります。
あえて、情報が少ない人を選んでください
情報がそろっている人で確認しても、問題は見つかりません。
会社名が空の人、名字しか入っていない人。そういうコンタクトで確認してください。本番で崩れるのは、そちらです。
受信トレイのプレビューはProfessional以上
メールソフトごとの見え方を確認する機能があります。
公式に記載されている対象と上限
公式ヘルプの対象プランは、Marketing Hub のProfessionalとEnterpriseです。
そして、30日間の上限としてProfessionalは最大500件、Enterpriseは最大1,500件のテストと記載されています。
何が確認できるか
公式には、さまざまなデバイスの種類で、メールソフトでどのように表示されるかをプレビューできると説明されています。
つまり、相手のメールソフトによる崩れを、送る前に見つけられます。
使わないなら、この機能のために上げる必要はありません
この媒体の立場は一貫しています。機能の数でプランを選ばないでください。
月に数通しか送らないなら、自分のスマートフォンとパソコンで見れば足ります。
送る前に見る7つ
実務で使っている順番を書きます。
| 順番 | 見るもの | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 宛先のリスト | 間違えると取り返しがつかない |
| 2 | 件名と差出人名 | 最初に見られる部分 |
| 3 | 差し込みの項目 | 空欄で届く事故を防ぐ |
| 4 | リンクの動作 | 1つずつ押して確認 |
| 5 | スマートフォンでの見え方 | 多くはここで読まれる |
| 6 | 配信停止の導線 | 入っていないと問題になる |
| 7 | 送信の時刻 | 深夜や休日を避ける |
この順番に意味があります
本文の誤字よりも、宛先の間違いのほうが深刻だからです。
誤字は謝れば済みます。送るべきでない人に送ったら、それでは済みません。
リンクは、必ず押してください
見た目で確認しない。実際に押して、開いたページを見る。
とくに、前の記事で書いたUTMのパラメーターを付けている場合。付け方を間違えると、開かないことがあります。
スマートフォンで必ず見る
作るのはパソコンですが、読まれるのはスマートフォンです。
画像が大きすぎないか、文字が小さすぎないか。実機で見てください。
宛先の確認が、いちばん重要です
ここを厚く書きます。
件数を必ず見てください
送る直前に、何件に送るのかを見る。想定と違えば、条件が間違っています。
1,000件のつもりが3,000件。この状態で押すと、取り返しがつきません。
除外を確認してください
以前の記事で書いた除外のリストです。自社の社員、取引先、テスト用のアドレス。
そして、すでに商談中の相手にキャンペーンのメールを送ると、担当者が困ります。
配信の許可を確認してください
この媒体で何度も書いています。配信を停止した人には送れません。
そして、配信カテゴリーが正しいかも見てください。お知らせのつもりが、営業のカテゴリーで送られると、停止されます。
日本語のメールで崩れやすい場所
日本語ならではの注意点です。
件名が途中で切れます
日本語は1文字の情報量が多い。そのぶん、表示できる文字数が少なくなります。
大事なことは前半に書いてください。後半は、見えないことがあります。
敬称の前後が崩れます
差し込みの直後に「様」を付ける形が一般的です。名前が空だと、「様」だけが残ります。
前の記事で書いたとおり、予備値に「ご担当者」を入れてください。
半角と全角が混ざります
数字と英字の表記です。本文の中で混ざっていると、読みにくくなります。
そして、電話番号の表記も揃えてください。スマートフォンで押せるかが変わります。
実際に起きた事故の型
起きやすい失敗には、型があります。知っておけば、そこだけ見れば済みます。
公開前のページに案内してしまう
新しいページの案内メール。ページの公開より先に、メールが届きます。
順番の問題です。ページを公開してから、メールを送ってください。当たり前ですが、予約で送ると起きます。
前回の内容が残っている
過去のメールを複製して作ると、日付やキャンペーンの名前が古いまま残ります。
複製は速いですが、危険でもあります。日付が入っている箇所は、必ず全部見てください。
添付のつもりが、入っていない
資料を送るメールで、リンクを入れ忘れる。本文には「添付の資料をご覧ください」と書いてある。
この場合、問い合わせが大量に来ます。そして、謝罪の2通目を送ることになります。
確認用のリストを1つ作る
毎回の確認を楽にする方法です。
社内の確認用アドレスをまとめる
確認する人のアドレスを集めた小さなリストを1つ作ってください。
毎回入力すると、誰かが抜けます。リストにしておけば、送る先は1つです。
情報が少ないテスト用コンタクトを作る
会社名が空、名字だけ、役職なし。あえて情報を減らしたコンタクトを1件作ってください。
これで確認すれば、本番で崩れる箇所が先に見つかります。
除外のリストに必ず入れる
確認用のアドレスとテスト用のコンタクトは、本番の配信対象から外してください。
前の記事で書いた除外のリストに入れておけば、毎回気にする必要がなくなります。
誰が最終確認をするか
手順よりも、体制の話です。
書いた人以外が見てください
自分の文章は、間違いが見えません。これは能力の問題ではありません。
1人で全部やっている会社でも、一晩おいてから見るだけで違います。
確認する人を決めておく
「誰かが見るだろう」は、誰も見ません。
この媒体で繰り返し書いているとおり、担当者を決めていない作業は実行されません。名前を1人書いてください。
確認の時間を予定に入れる
送信の予定時刻の30分前ではなく、前日に確認の時間を取ってください。
直前に見つかった間違いは、直す時間がありません。そして、そのまま送ることになります。
送る時間を決める
内容が良くても、時間で結果が変わります。
平日の午前中が基本です
法人向けなら、火曜から木曜の午前中。これが無難です。
月曜の朝は、週末に溜まったメールに埋もれます。
深夜と休日は避けてください
以前の記事で書いた自動化の話と同じです。送信の時刻で、会社の印象が決まります。
作業が深夜になったなら、予約して翌朝に送ってください。
返信が来る前提で組む
送ったあとに、問い合わせが来ます。対応できる時間に送ってください。
金曜の夕方に送ると、返信は月曜まで放置されます。
予約送信を使うときの注意
時間を指定して送る場合、別の落とし穴があります。
予約したあとに本文を直すとき
直したつもりが、反映されていないことがあります。
予約を一度解除して、直してから、もう一度予約する。この手順を守ってください。
予約した内容を、誰かが忘れます
1週間先に予約すると、送ることを全員が忘れます。
そして、その間に状況が変わる。キャンペーンが終わった、価格が変わった、担当が辞めた。
予約したら、送信日の朝にカレンダーの予定を入れてください。その日に、もう一度見るためです。
連休をまたぐ予約は避けてください
前の記事で書いた自動化の話と同じです。返信できない期間に届くと、機会を失います。
そして、問題が起きても気づけません。誰も画面を見ていないからです。
送ったあとに見ること
押したら終わり、ではありません。
最初の30分で、届いたかを確認する
自分のアドレスを1件、宛先に入れておいてください。実際に届くかが分かります。
届かないなら、前の記事で書いた到達の問題が起きています。
エラーの件数を見る
送れなかったアドレスが出ます。この媒体で書いたハードバウンスは、解除できません。
件数が多いなら、リストの鮮度に問題があります。
返信に備えてください
送った直後の1時間は、返信が集中します。
その時間に会議を入れないでください。せっかくの反応を、翌日まで放置することになります。
1人でやっている会社の現実解
ここまで書いてきた手順は、人が複数いる前提のものもあります。
確認する人がいない場合
1人で作って、1人で送る。小さな会社では、これが普通です。
そのときは、時間をあけてください。書いた直後は、間違いが見えません。
翌朝に見る、それだけで変わります
夜に作って、翌朝もう一度見てから送る。この1晩で、かなり見つかります。
だから、当日に作って当日に送る計画を立てないでください。前日に作る前提で組みます。
声に出して読んでください
黙読では飛ばします。声に出すと、助詞の間違いや繰り返しに気づきます。
とくに件名は、必ず声に出して読んでください。10秒で終わります。
まとめ
メールは、送る前がすべてです。
- テストメールの送信は、Marketing Hub のStarter以上が対象です。
- テストメールは noreply@hubspot.com から、別の差出人名で届きます。差出人の確認には使えません
- 特定のコンタクトとして受け取れます。情報が少ない人で確認してください
- 受信トレイのプレビューはProfessional以上で、30日で500件、Enterpriseは1,500件までです。
- 本文より、宛先の確認が先です。件数と除外を見てください
1分の確認で、取り返しのつかない1通を止められます。
よくある質問（FAQ）
テストメールは無料版で送れますか
送れません。公式ヘルプの対象プランは、Marketing Hub のStarter、Professional、Enterpriseです。無料の範囲で確認したい場合は、自分のアドレスだけを対象にしたリストを作り、実際に送ってみてください。手間はかかりますが、受信箱での見え方は確認できます。
テストメールと本番で、見え方は同じですか
差出人が違います。公式には、テストEメールには送信元アドレス noreply@hubspot.com と送信者名「マーケティングEメールプレビュー送信」が含まれる、と記載されています。本文やリンク、差し込みの確認には使えますが、差出人の表示や迷惑メール判定の確認には使えません。
差し込みが正しく入るかを確認できますか
できます。公式には、特定のコンタクトとしてテストEメールを受信するには「プレビュー動作」コンタクトのドロップダウンメニューからコンタクトを選択する、と記載されています。このとき、情報がそろっている人ではなく、会社名が空の人など、情報が少ない人を選んでください。本番で崩れるのは、そちらです。
メールソフトごとの見え方は確認できますか
受信トレイのプレビューという機能があります。対象はMarketing Hub のProfessionalとEnterpriseです。30日間の上限は、Professionalが最大500件、Enterpriseが最大1,500件のテストと記載されています。月に数通しか送らないなら、自分のスマートフォンとパソコンで見れば足ります。
送る前に、いちばん確認すべきことは何ですか
宛先です。本文の誤字は謝れば済みますが、送るべきでない人に送った場合はそうはいきません。まず件数を見てください。想定と違えば条件が間違っています。次に、除外のリストが効いているか、配信を停止した人が含まれていないかを確認してください。
日本語のメールで気をつける点はありますか
件名は途中で切れます。日本語は1文字の情報量が多いぶん、表示できる文字数が少なくなります。大事なことは前半に書いてください。また、差し込みの直後に「様」を置く形が一般的なため、名前が空だと「様」だけが残ります。予備値に「ご担当者」などを入れておいてください。
予約送信で気をつけることはありますか
予約したあとに本文を直す場合は、いったん予約を解除してから直し、もう一度予約してください。また、先の日付で予約すると、送ることを全員が忘れます。その間にキャンペーンが終わったり価格が変わったりします。予約したら、送信日の朝にカレンダーの予定を入れて、もう一度見てください。連休をまたぐ予約は避けることをおすすめします。
よくある事故の型を教えてください
3つあります。1つ目は宛先の間違いで、条件を絞り忘れて全員に送る形です。2つ目は差し込みの空欄で、冒頭が「様」だけになります。3つ目はリンク切れで、公開前のページを案内してしまう形です。ほかに、過去のメールを複製して作ったときに、日付やキャンペーン名が古いまま残ることもよくあります。
送ったあとは何を見ればいいですか
まず、自分のアドレスを宛先に1件入れておき、実際に届いたかを確認してください。次に、送れなかったアドレスの件数です。多いようならリストの鮮度に問題があります。そして、送信直後の1時間は返信が集中するため、その時間に会議を入れないでください。
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