有料プランを申し込む直前で止まる会社があります。理由は機能ではなく、支払いの手段です。
公式ヘルプに記載されている支払い方法はクレジットカードまたはデビットカード、SEPA、ACHの3種類です。
このうちSEPAはユーロ圏と英国の口座、ACHは米国の口座が対象です。つまり、日本の会社が使えるのはカードということになります。
この記事では、支払い方法と権限、そして契約前に決めておくことを扱います。
先に結論：カードの準備が先です
- 記載されている方法は3種類。カード、SEPA（ユーロ圏・英国）、ACH（米国）です
- 操作できるのは請求管理者、または請求先の変更権限を持つ人だけです。
- 支払い方法は複数登録できます。カードが1枚だけの状態にしないでください
銀行振込など他の方法が選べるかは、契約の条件によって異なります。申し込む前に担当へ確認してください。
前提：記載されている支払い方法は3種類です
公式ヘルプの冒頭は「すべての製品とプラン」です。そして、支払い方法として次の3つが挙げられています。
| 方法 | 対象 |
|---|---|
| クレジットカード／デビットカード | 制限の記載なし |
| SEPA支払い | ユーロ建て、欧州と英国の口座 |
| ACH支払い | 米国の口座 |
日本の口座は、下2つに該当しません
SEPAは欧州の決済の仕組み、ACHは米国の仕組みです。日本の銀行口座は、どちらの対象でもありません。
したがって、この画面から自分で設定できるのは、実質的にカードだけということになります。
他の方法が絶対にない、という意味ではありません
ここは正確に書いておきます。公式ヘルプのこのページに記載がない、というだけです。
契約の規模や形態によって、別の取り扱いがある可能性はあります。銀行振込を希望するなら、申し込む前に担当へ確認してください。
大事なのは、申し込みの当日に「カードがない」と気づかないことです。
日本の会社にとって何が問題か
この制約は、日本の小さな会社では実際に壁になります。
法人カードを持っていない会社があります
1〜10人の会社では、支払いのほとんどが銀行振込という運用は珍しくありません。法人カードを作っていない会社もあります。
その場合、申し込みの段階で止まります。カードを作るには、審査の時間が必要です。
代表者の個人カードを使ってしまう
急いでいると、こうなります。そして、これが後で問題になります。
経費の精算が毎月発生する。代表者が辞めたり、カードを更新したりすると、支払いが止まります。
そして、会計上の処理も面倒になります。最初から法人のカードで登録してください。
経理の承認が必要な会社では、時間がかかります
カードで継続的に支払うこと自体に、社内の承認が必要な場合があります。この調整に1週間かかることもあります。
「今日から使いたい」と思ってから動くと、間に合いません。有料化を検討し始めた時点で、経理に一声かけておいてください。
操作できるのは「請求管理者」だけ
公式には、請求管理者が請求の詳細と支払い方法を更新すると記載されています。あわせて、請求先の変更の権限を持つユーザーが変更できるとも書かれています。
普通の管理者では触れません
この媒体で以前書いたとおり、権限と席は別の話です。そして、請求まわりはさらに別の権限になっています。
「管理者なのに支払い方法の画面が出てこない」という場合、請求の権限を持っていません。
権限を持つ人が1人だと詰まります
繰り返し書いていることですが、ここでも同じです。カードの有効期限が切れたとき、更新できる人が不在だと支払いが止まります。
代表者と、実務の担当者。この2人が請求の権限を持っている状態にしてください。
退職のときに、必ず確認する
請求の権限を持っていた人が辞めるとき。権限の引き継ぎを忘れると、次の更新で困ります。
以前の記事で書いた退職時の手順に、「請求の権限を誰かに移す」を追加してください。
支払い方法は複数登録できます
公式の記載からは、複数の支払い方法を登録して管理できることが読み取れます。
2枚目を登録しておいてください
カードが1枚しか登録されていない状態は、単一障害点です。
有効期限が切れる。限度額に達する。紛失して再発行になる。どれも普通に起きます。
2枚目があれば、慌てずに済みます。登録だけしておく、という使い方で構いません。
2枚目は、別の会社が発行したカードにしてください。同じ会社のカードだと、止まるときに同時に止まることがあります。
期限の管理も必要です
カードには有効期限があります。更新されたカードの情報を登録し直さないと、支払いが失敗します。
カードの期限を、カレンダーに入れておいてください。契約の更新日と一緒に管理すると、忘れません。
登録と変更の手順
公式の手順に沿って書きます。
- アカウントの設定から、請求の画面に移動します
- 支払い方法を追加、を選びます
- カード情報または銀行の情報を入力します
- 編集するときは、アクションのメニューから編集を選びます
- 請求先の住所や共有の設定を変更できます
請求先の住所も確認してください
ここを間違えると、領収書や請求書の宛名が違うものになります。経理で差し戻されます。
登記上の名称と、普段使っている表記が違う会社は多い。経理に確認してから入力してください。
入力したら、実際の請求で確認する
最初の請求が発生したあと、届いた書類の宛名と金額を確認してください。
ここで間違いに気づけば、1回で直せます。半年たってから直すと、過去分の再発行が必要になります。
カードが使えなくなる場面
実際に起きる場面を挙げます。どれも予告なく起きます。
1. 有効期限が切れた
いちばん多い原因です。カードは数年で更新されます。新しい番号と期限を、自分で登録し直す必要があります。
2. 限度額に達した
年払いにしている場合、その月だけ請求額が大きくなります。他の支払いと重なると、枠を超えることがあります。
更新の月には、他の大きな支払いを避ける。これだけで防げます。
2-2. 与信の枠を他の支払いが埋めている
広告費をカードで払っている会社は、とくに注意が必要です。広告の支払いは、月によって額が大きく変わります。
先月と同じつもりでいると、枠が足りなくなる月が出ます。そして、止まるのはたいてい後から請求されたほうです。
広告とツールの支払いは、別のカードに分けておくのが安全です。どちらが止まったかも、すぐ分かります。
3. 不正利用の検知で止まった
海外の事業者からの請求として扱われ、カード会社が止めることがあります。
1回目の請求のときに起きやすい。初回だけは、請求が通ったかを確認してください。
契約の前に決めておく3つ
ここまでを踏まえた、実務の準備です。
1. どのカードで払うか
法人カードがあるなら、それを使います。ない場合は、作る時間を見込んでください。
作成には審査があり、数週間かかることもあります。使い始めたい日から逆算してください。
2. 誰が請求の権限を持つか
2人以上。代表者と、実務の担当者。この形にしてください。
3. 請求書の受け取り先をどこにするか
以前の記事でも書きましたが、個人のアドレスにしないでください。共有のアドレスにします。
更新の案内も、同じ場所に届きます。年に1回しか来ないものを、1人だけが受け取る状態は危険です。
複数の製品を契約するときの整理
マーケティング側と営業側の両方を契約する。この場合、支払いの管理が少し複雑になります。
製品ごとに更新日が違うことがあります
同じ日に申し込めばそろいますが、途中で2つ目を足すと、更新日がずれます。
ずれていると、年に2回、別々のタイミングで判断することになります。どちらの更新がいつなのかを、必ず控えておいてください。
請求もまとまるとは限りません
請求が1本にまとまるか、製品ごとに分かれるか。ここは契約の形によります。
経理の処理に関わるので、2つ目を契約する前に確認してください。あとから「毎月2件処理している」と気づくことがあります。
必要のない製品を足していないか
いちばん多い無駄がここです。1つの機能のために製品を足して、他の機能を一切使っていない。
以前の記事で書いたとおり、判断に入れていいのは、実際に手が止まった1点だけです。2つ目の製品を足す前に、その1点を書き出してください。
経理との調整で詰まるところ
日本の会社で実際に詰まるのは、ツールの操作ではありません。社内の手続きです。
「請求書払いにできないか」と聞かれます
経理からは、まずこう聞かれます。この記事で書いたとおり、公式ヘルプに記載されているのは3種類です。
他の方法が可能かは、契約の条件によります。担当に確認してください。推測で「できない」と伝えないでください。
証憑の形式を確認しておく
経理が必要とする書類の形式は、会社によって違います。何が発行されるかを、契約前に確認してください。
あとから「この形式では処理できない」と言われると、毎月の手間になります。
為替の扱いを確認する
請求の通貨によっては、為替レートで毎月の金額が変わります。
この場合、経理の処理も変わります。金額が一定でないことを、先に伝えておいてください。
月払いと年払い、どちらにするか
申し込みの画面で聞かれる選択です。ここは、割引の大きさで決めないでください。
確信がないなら、短いほうを選ぶ
以前の記事で書いたとおり、期間の途中では解約できません。下げられるのは更新のときだけです。
1年間使い続ける確信がないなら、単価が上がっても短いほうを選んでください。合わなかったときに抜けられます。
すでに半年使っているなら、長いほうでよい
無料や下位のプランで半年ほど運用してきて、何が足りないかがはっきりしているなら、長いほうを選んで構いません。
判断の材料がそろっている状態だからです。この場合は、割引を受けたほうが合理的です。
年払いは、カードの枠に注意
前述のとおり、年払いにするとその月の請求額が大きくなります。
法人カードの限度額を確認してください。枠を超えると、支払いが失敗します。
申し込みの当日に用意するもの
実際に申し込む日に、手元に必要なものを挙げます。
- 法人カード……番号、有効期限、セキュリティコード
- 請求先の正式な会社名……登記上の表記を確認しておきます
- 請求先の住所……経理に確認した内容で
- 請求書の受け取り先アドレス……共有のものにします
- 契約する製品名とプラン名……画面に出ていたものを控えておきます
5つ目を省かないでください
この媒体で繰り返し書いているとおり、HubSpotは製品ごとに契約が分かれています。
営業側を契約しても、マーケティング側の機能は使えません。止まった機能がどの製品のものかを、画面で確認してから申し込んでください。
当日に迷わないための準備です
この5つがそろっていれば、申し込み自体は短時間で終わります。そろっていないと、その場で経理に確認することになります。
そして、たいてい経理は席にいません。前日に用意しておいてください。
この5つを1枚のメモにまとめておくと、次に別の製品を契約するときにも使えます。同じ情報を毎回探すことになるからです。
支払いが止まるとどうなるか
ここは、起きてほしくない話です。
まず、連絡が来ます
支払いが失敗すると、請求の担当者宛に連絡が届きます。だから、受け取り先の設定が重要なのです。
この連絡を見逃すと、気づいたときには機能が止まっていることになります。
そして、この種の連絡は英語で届くことがあります。内容が分からないまま放置される、というのが日本の会社でいちばん多い失敗です。差出人がHubSpotであることだけ覚えておいて、届いたら必ず中身を確認してください。
止まると、業務が止まります
自動化が動かない。レポートが開けない。問い合わせの通知が来ない。
そして、この状態は相手からは見えません。問い合わせに返信がない会社、と思われるだけです。
復旧は、支払いを済ませてから
止まってから慌てて直すより、止まらない仕組みを先に作ってください。2枚目の登録と、期限の管理です。
どちらも10分で終わります。この10分を、契約の当日にやっておいてください。
無料のままなら、この準備は要りません
ここまで支払いの話をしてきましたが、前提として、無料のままなら手続きは発生しません。
無料ツールのみのアカウントに、契約期間はありません
以前の記事で書いたとおり、無料のアカウントは期間限定の試用ではありません。期限なく使い続けられます。
カードの登録も、請求の権限も、更新日の管理も要りません。その分、考えることが少なくて済みます。
「有料にしないと本格的に使えない」ではありません
この媒体でこれまで書いてきたとおり、貯める・絞り込む・送るまでは無料で完結します。
タスクも、権限も、商品の登録も、エクスポートも無料です。1〜10人の会社が最初の半年でやることは、ほぼこの範囲に収まります。
それでも上げるなら、準備を先にする
手作業が回らなくなって、初めて有料を検討する。この順番が正しい、と繰り返し書いてきました。
そして、その判断をした日に支払いで止まらないように、カードの準備だけは先に済ませておく。今日の記事の主旨は、ここにあります。
まとめ
支払いの準備は、契約の前にやる作業です。
- 公式に記載されている方法は3種類。カード、SEPA（ユーロ圏・英国）、ACH（米国）です
- 日本の口座はSEPAにもACHにも該当しません。実質カードでの支払いになります
- 操作できるのは請求管理者、または請求先の変更権限を持つ人だけです。2人以上にしてください
- 支払い方法は複数登録できます。1枚だけの状態は単一障害点です
- 他の方法が選べるかは、契約の条件によります。申し込む前に担当へ確認してください
機能の検討に時間をかけて、支払いの準備で1週間止まる。これが、いちばんもったいない止まり方です。
まだ無料で使っている段階でも、法人カードがあるかどうかだけは、今日確認しておいてください。ないなら、作るのに数週間かかります。有料にすると決めてから動くと、間に合いません。
よくある質問（FAQ）
銀行振込で支払えますか
公式ヘルプに記載されている支払い方法は、クレジットカードまたはデビットカード、SEPA、ACHの3種類です。SEPAはユーロ建てで欧州と英国の口座、ACHは米国の口座が対象です。他の方法が選べるかは契約の条件によるため、申し込む前に担当へ確認してください。
支払い方法を変更できるのは誰ですか
請求管理者、または請求先の変更の権限を持つユーザーです。通常の管理者権限とは別の権限なので、画面が出てこない場合は権限を確認してください。
カードを複数登録できますか
できます。1枚だけの状態は単一障害点です。有効期限切れ、限度額、再発行。どれも普通に起きるため、2枚目を登録しておいてください。
代表者の個人カードでもいいですか
登録はできますが、おすすめしません。毎月の経費精算が発生し、代表者の交代やカードの更新で支払いが止まります。最初から法人のカードで登録してください。
支払いが失敗するとどうなりますか
請求の担当者宛に連絡が届きます。この連絡を見逃すと、気づいたときには機能が止まっていることになります。受け取り先を共有のアドレスにして、複数人が見る状態にしてください。
月払いと年払い、どちらを選ぶべきですか
1年間使い続ける確信があるかどうかで決めてください。確信がないなら、単価が上がっても短いほうを選ぶ。期間の途中では解約できないためです。すでに半年ほど運用してきて、何が足りないかがはっきりしているなら、長いほうを選んで構いません。割引の大きさだけで選ばないでください。
申し込みの当日に何を用意すればいいですか
5つです。法人カード、請求先の正式な会社名、請求先の住所、請求書の受け取り先アドレス、そして契約する製品名とプラン名。とくに最後は重要で、HubSpotは製品ごとに契約が分かれています。止まった機能がどの製品のものかを画面で確認してから申し込んでください。
請求先の住所はどこに入れますか
支払い方法の編集画面から、請求先の住所や共有の設定を変更できます。登記上の名称と普段の表記が違う会社は多いため、経理に確認してから入力してください。間違えると、領収書の宛名が違うものになります。
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