UTAGEにGoogleカレンダーが反映されない｜必要な空きは所要時間だけではありません

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UTAGEのイベント・予約は、Googleカレンダーと連携して空いている時間だけを予約枠として出せます。

便利な機能ですが、「予定を入れたのに枠が開いたまま」「空いているのに枠が出ない」という相談が多い機能でもあります。

公式マニュアルは症状を3つ挙げています。

Googleカレンダー側で予定を入れたが申込フォーム上で予約枠が開放されている／Googleカレンダー側に空きがあるのに予約枠が開放されない／一部の担当者にだけ申込が入らない

原因は4つに整理されています。順番に潰せば必ず当たります。

結論：必要な空きは3つの合計

いちばん見落とされるのが、必要な空き時間の考え方です。公式の説明です。

「空き時間を抽出するカレンダー」に設定されたカレンダーの予定が入っていない時間帯を対象に、日程設定 ＞ 基本設定で設定された「所要時間」「開催前の確保時間」「開催後の確保時間」の合計時間が空いているかどうかを参照します

「合計時間」です。所要時間だけではありません。

公式が挙げている例

公式は具体的な数字で示しています。

所要時間「60分」＋開催前の確保時間「30分」＋開催後の確保時間「30分」であるため、Googleカレンダー側に必要な空き時間は「120分」となります

60分の面談でも、カレンダーには120分の空きが必要です。

この設定に気づかないと、次のような状況が生まれます。

• カレンダーは90分空いている。60分の面談なら入るはず
• しかし枠は出ない。120分必要だから
• 「空いているのに予約枠が開放されない」という症状として見える

確保時間は意図して入れたものか

確保時間は日程設定 ＞ 基本設定にあります。移動時間や準備時間を見込むための項目です。

オンラインの個別相談なら、前後の確保時間は0分でも成立します。設定した覚えがないのに枠が出ないときは、ここに値が入っていないか確認してください。

逆に、対面の面談や複数人での対応なら確保時間は必要です。その場合は、カレンダー側にそれだけの空きを作る前提で予定を組むことになります。

枠の刻みも変わる

この仕組みの結果、予約枠が出る位置は空きの先頭からずれます。

11時から13時まで空いていて、前後30分・所要60分なら、実際に提示される枠は11時30分から12時30分です。11時ちょうどの枠は出ません。

個別相談の予約で扱ったとおり、枠の見え方は複数の設定の掛け算で決まります。思ったところに枠が出ないときは、まず確保時間を疑ってください。

まず担当者設定を開いて保存し直す

原因を調べる前に、公式は先に試す対処を書いています。

1．該当イベント ＞ 担当者設定 ＞ 該当の担当者を開く 2．Googleカレンダー連携の各カレンダーが適切に設定されているか確認 3．担当者設定を「保存」する

設定を確認して、保存し直すだけです。

なぜこれで直ることがあるのか

公式はこの対処の理由を「担当者設定のGoogleカレンダー連携が適切に更新されていない可能性があります」と説明しています。

連携の情報が古いまま残っている状態です。保存し直すことで、連携が張り直されます。

LINE登録エラーで扱ったWebhookのオフ・オンと同じ発想です。UTAGEのトラブルシュートには「設定を変えずに保存し直す」がたびたび出てきます。

確認する2つのカレンダー

保存の前に、2つの項目を見ます。

項目	役割
空き時間を抽出するカレンダー	予定を読み取って、空きを判定する
予定登録先のカレンダー	予約が入ったときに予定を書き込む

この2つは別の設定です。役割が違うので、片方だけ正しくても症状が出ます。

• 抽出するカレンダーが違う：予定があるのに枠が開いたままになる
• 登録先が違う：予約は入るが、自分のカレンダーに予定が現れない

担当者ごとに設定されている

この設定は担当者単位です。だから、公式が挙げる症状に「一部の担当者にだけ申込が入らない」が含まれます。

担当者を追加したときに、カレンダー連携だけ設定し忘れることがあります。複数人で受けているなら、全員ぶんを1人ずつ開いて確認してください。

一括で確認する画面はありません。担当者の数だけ開く必要があります。

見落としが起きやすいのは、次の場面です。

• 担当者を追加した直後。イベント側には表示されるので、設定済みに見えます
• 担当者のGoogleアカウントを変えたとき。連携をやり直す必要があります
• 既存のイベントを複製して新しいイベントを作ったとき

3つ目は気づきにくい点です。複製したイベントの担当者設定が、元のイベントと同じ状態とは限りません。複製したら、担当者設定を一度開いて保存し直してください。

そして、担当者を追加したら必ずテスト予約をしてください。申込フォームを開いて、その担当者の枠が出るか、予約後にその人のカレンダーへ予定が入るか。この2点を確認すれば、設定漏れはその場で分かります。

反映は最大15分遅れる

原因の1つ目はタイムラグです。公式の記載です。

Googleカレンダー側で追加・変更した予定がイベント申込フォームの日程に反映されるまで、キャッシュ更新のタイミングによって、即時～最大15分程度のタイムラグが発生することがあります

即時のこともあれば、15分程度かかることもあります。

さらに「Googleカレンダー側の予定数が多い場合にも反映に時間がかかることがあります」とあります。

二重予約にはならない

ここが重要です。反映が遅れていても、二重に予約は入りません。

Googleカレンダー側の予定が反映されていない場合であっても、Googleカレンダー側に予定がある日時での予約は完了できない仕様となっております

読者が古い表示のまま予約を進めた場合、ポップアップが表示されて止まります。

そして公式は続けます。

上記のポップアップを閉じてイベント申込フォームに戻ると日程は更新され、Googleカレンダー側の予定が反映された状態になります

ポップアップを閉じると最新の状態になります。読者は別の枠を選び直せます。

運用で気をつけること

仕組み上は安全ですが、読者から見れば「選んだのに断られた」体験です。

直前に予定を入れたときほど起きやすいので、予定を入れたら15分は様子を見るという感覚で運用してください。

とくに、これから案内を配信する直前にカレンダーを触るのは避けてください。配信直後はアクセスが集中します。

逆に言えば、「予定を入れたのに枠が開いている」という相談は、15分待てば消えることがあります。あわてて設定を触る前に、一度時間を置いてください。

終日の予定の扱い

2つ目の原因は終日の予定です。公式の説明です。

UTAGE側の担当者設定にて「終日の予定の扱い」を『予約を受け付けない』に設定している場合、Googleカレンダー側に終日の予定（時間指定のない予定）が入っていると予約枠は開放されません

「終日の予定の扱い」という設定があります。選択肢は2つです。

設定	終日の予定がある日の動き
予約を受け付けない	その日の枠が開放されない
予約を受け付ける	終日の予定を無視して枠が出る

どちらが正しいかは運用による

終日の予定として登録されるものは、実は幅広いです。

• 出張や休暇。この日は受けたくない
• 誕生日や記念日。予約には関係ない
• 締切や「〜の日」といったメモ。予約には関係ない
• 他システムから同期された終日イベント

「受け付けない」にしていると、メモ目的の終日予定でも枠が閉じます。

「その日は1日空いているのに枠が出ない」という症状が出たら、カレンダーの一番上の行に何か入っていないかを見てください。

使い分けの目安

判断は、終日の予定を何に使っているかで決まります。

• 終日の予定を「その日は不在」の意味でしか使っていない：「予約を受け付けない」が便利です。休暇を入れるだけで枠が閉じます
• メモやラベルとしても使っている：「予約を受け付ける」にして、不在は時間指定の予定で入れてください

後者のほうが事故が少ないです。枠が出ない原因を探す時間より、不在の予定を時間指定で入れる手間のほうが軽くて済みます。

抽出するカレンダーの選び忘れ

3つ目の原因です。公式の記載です。

Googleカレンダー側で予定を登録した「カレンダー」（マイカレンダー）が担当者設定 ＞ 該当の担当者 ＞ Googleカレンダー連携の「空き時間を抽出するカレンダー」に選択されていない可能性があります

Googleカレンダーは1つのアカウントの中に複数のカレンダーを持てます。仕事用、個人用、プロジェクト別。左側のリストに並んでいるものが、それぞれ別のカレンダーです。

抽出対象に選んでいないカレンダーの予定は、UTAGEから見えません。

起きやすい状況

次のような場合に起きます。

• 共有されたカレンダーに予定が入っている。チームのカレンダーなど
• あとから新しいカレンダーを作った。連携設定は古いまま
• 予定を入れる場所が人によって違う。複数人で運用しているとき
• スマートフォンのアプリから入れた予定が、既定のカレンダーに入っている

「特定の予定だけ反映されない」なら、この原因です。すべての予定が反映されないわけではない、という点が見分け方になります。

複数のカレンダーを指定できる

公式は別のページで、複数指定について明確に答えています。

はい、可能です。「空き時間を抽出するカレンダー」に指定したいカレンダーを複数指定することが可能です

1つに絞る必要はありません。予定が入る可能性のあるカレンダーは、すべて指定しておくのが安全です。

私用のカレンダーを含めるかどうかは判断が要りますが、「その時間に動けない」という意味では同じです。含めておかないと、私用の予定の上に予約が入ります。

予定登録先は1つ

一方、予約が入ったときの書き込み先は分けて考えます。

抽出は複数から、登録は1つに。予約された予定が散らばると、あとで探せなくなります。

仕事用のカレンダーを登録先にしておけば、予約された予定も次回からは抽出対象になります。これで二重予約を防げます。

切り分けの順番

4つの原因を、確認の早い順に並べます。

1．15分待つ

直前にカレンダーを触ったなら、まず時間を置いてください。設定を触る前にこれをやらないと、正常な状態をいじることになります。

これを最初に置く理由は2つあります。

• 何もしなくても直る可能性がある。タイムラグなら待つだけで解消します
• 触ってしまうと、何が効いたのか分からなくなる。15分後に直ったとき、設定変更のおかげか時間のおかげか区別できません

2つ目が厄介です。原因が分からないまま「なぜか直った」で終わると、同じことが再発します。

待つ間にできることもあります。Googleカレンダー側で、その予定がどのカレンダーに入っているかを確認しておいてください。15分後も直っていなければ、そのまま次の切り分けに進めます。

2．症状の範囲を見る

次に、どこまで壊れているかを確認します。範囲で原因が絞れます。

症状の範囲	疑う原因
特定の予定だけ反映されない	抽出するカレンダーの選び忘れ
特定の日だけ枠が出ない	終日の予定
特定の担当者だけ	その担当者のカレンダー連携
全体的に枠が少ない	確保時間の合計

3．担当者設定を開いて保存する

範囲が絞れなければ、公式が最初に挙げている対処に戻ります。担当者設定を開き、2つのカレンダーを確認して保存します。

複数の担当者がいるなら、全員ぶん行ってください。1人だけ設定が古いことがあります。

このとき、何も変えずに保存するのがポイントです。値を書き換える必要はありません。公式の手順も「確認」と「保存」の2段階になっています。

保存したあとは、申込フォームを開き直して枠の出方を見てください。管理画面側の表示だけでは判断できません。

それでも変わらない場合、ここから先は設定値そのものを疑う段階です。次の手順に進みます。

4．数字を確認する

最後に日程設定 ＞ 基本設定を開いて、3つの数字を足してください。

所要時間＋開催前の確保時間＋開催後の確保時間。この合計が、カレンダーに必要な空きです。

その長さの空きが本当にあるかを、Googleカレンダー側で目視してください。ここまで来れば、原因は必ず見つかります。

まとめ

Googleカレンダーが反映されないときの要点です。

• 必要な空きは「所要時間＋開催前の確保時間＋開催後の確保時間」の合計。公式の例では60＋30＋30で120分
• 反映は即時〜最大15分程度遅れる。予定数が多いとさらにかかる
• 反映前でも二重予約にはならない。ポップアップが出て止まり、閉じると最新になる
• 「終日の予定の扱い」が『予約を受け付けない』だと、終日予定で枠が閉じる
• 「空き時間を抽出するカレンダー」に選んでいないカレンダーの予定は見えない
• 抽出するカレンダーは複数指定できる
• 設定は担当者ごと。まず担当者設定を開いて保存し直す

いちばん多い誤解は「所要時間ぶんの空きがあれば枠が出る」です。

60分の面談でも、前後30分ずつを設定していれば120分の空きが要ります。ここを確認するだけで解決することが多くあります。

ここで扱った担当者設定のGoogleカレンダー連携は、UTAGEの機能の14日間の無料お試し期間中に確認できます。

よくある質問（FAQ）

カレンダーが空いているのに予約枠が出ません。

必要な空き時間が足りていない可能性があります。公式は「所要時間」「開催前の確保時間」「開催後の確保時間」の合計時間が空いているかを参照するとしています。例として、60分＋30分＋30分なら120分の空きが必要です。

予定を入れたのに予約枠が開いたままです。

まず15分待ってください。公式は「即時～最大15分程度のタイムラグが発生することがあります」としています。それでも変わらなければ、その予定を入れたカレンダーが「空き時間を抽出するカレンダー」に選択されているか確認してください。

反映前に予約されたら二重予約になりますか？

なりません。公式は「Googleカレンダー側に予定がある日時での予約は完了できない仕様となっております」としています。ポップアップが表示され、閉じて申込フォームに戻ると日程が更新されます。

その日は空いているのに、1日ぶん枠が出ません。

終日の予定が入っていないか確認してください。「終日の予定の扱い」を『予約を受け付けない』にしていると、時間指定のない予定があるだけで枠が開放されません。受け付けたい場合は『予約を受け付ける』を選びます。

空き時間を抽出するカレンダーは複数選べますか？

選べます。公式は「『空き時間を抽出するカレンダー』に指定したいカレンダーを複数指定することが可能です」としています。予定が入る可能性のあるカレンダーはすべて指定しておくのが安全です。

一部の担当者にだけ申込が入りません。

Googleカレンダー連携は担当者ごとの設定です。該当イベント ＞ 担当者設定 ＞ 該当の担当者を開き、「空き時間を抽出するカレンダー」と「予定登録先のカレンダー」を確認して保存し直してください。

「空き時間を抽出するカレンダー」と「予定登録先のカレンダー」の違いは？

前者は予定を読み取って空きを判定するためのもの、後者は予約が入ったときに予定を書き込む先です。役割が違うため、片方だけ正しくても症状が出ます。

枠が11時ちょうどに出ません。

確保時間のぶんだけ後ろにずれます。11時から13時が空いていて、前後30分・所要60分なら、提示される枠は11時30分からです。確保時間を0分にすれば先頭から出ます。