UTAGEの手動の日程調整｜確定した日程はどこにも連動しません

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UTAGEのイベント・予約には「手動の日程調整リクエスト」という設定があります。

公式の説明です。

イベント・予約機能において申込フォーム上に申込者の希望する日程がない場合、申込者側から希望日程の調整リクエストを受け付けるかどうかを設定できます

用意した枠が合わない人を、取りこぼさずに拾う機能です。個別相談の予約で扱った『個別相談・個別予約』でも、『セミナー・説明会』でも使えます。

ただし「手動」という名前のとおり、ここから先は自動化されません。

結論：確定した日程はどこにも反映されない

公式マニュアルは、この注意を1ページの中で2回書いています。

手動の日程調整機能は、あくまでも手動でのやり取り/管理を想定している機能です。確定した日程は「リマインダ配信シナリオ」「連携配信シナリオ」「申込者」画面へ連動はしません

冒頭と、操作手順の最後。同じ文章が2回置かれています。それだけ誤解されるということです。

何が連動しないのか

日程調整リクエストで申し込んだ人と個別にやり取りして、「では10月3日の14時で」と決めたとします。

その日程は、次のどこにも入りません。

連動しないもの	結果として起きること
リマインダ配信シナリオ	前日の案内も直前のリマインドも送られない
連携配信シナリオ	日程を使った配信が組めない
【申込者】画面	参加者の一覧に日程が載らない

リマインダが動かないのが、実務でいちばん重い点です。

メール配信3種で扱ったとおり、リマインダ配信は基準日を軸に前後へ配信を置く仕組みです。その基準日が入らないので、配信そのものが成立しません。

手作業で補う範囲を決めておく

この機能を使うなら、確定後の連絡を手で送る前提で運用を組んでください。

具体的には、次の3つが手作業になります。

• 日程の確定連絡。メールかLINEで個別に送ります
• 前日のリマインド。忘れると参加率が落ちます
• 参加者一覧への反映。自分の管理表に転記します

件数が少ないうちは問題ありません。月に数件なら、手で送るほうが早いこともあります。

ただし件数が増えたら、この機能で受けないほうがいいという判断になります。枠を増やすか、別のイベントを立てるほうが確実です。

設定の手順

設定は1か所にまとまっています。

イベント・予約 ＞ 該当イベント ＞ イベント設定 ＞ 手動の日程調整設定

手順1：受け付けるに設定する

まず「手動の日程調整リクエスト」を「受け付ける」にします。

これを入れると、申込フォームに【その他の日程を希望】というチェックボックスが表示されます。

読者がそこにチェックを入れると、【ご希望の日程】を自由に記入できる欄が出ます。用意した枠にない日程を、自分の言葉で書いてもらう形です。

手順2：申込後の動作設定

次に、日程調整リクエストで申し込んだ人をシナリオに入れるかを決めます。

設定	動き
する	登録させる「連携配信シナリオ」を選べる
しない	シナリオへは登録されない

公式は「する」にする理由を具体的に挙げています。

LINEでも自動返信を行いたい、ラベル付与をしたい等、次項の「申込者へのメール送信設定」では対応できないケースで利用できます

メールだけで足りるなら「しない」でも運用できます。LINEで返したい、ラベルを付けたい、という場合に「する」を選びます。

手順3：メール送信と通知

3つ目が「申込者へのメール送信設定」、4つ目が「メール通知設定」「チャット通知設定」です。向きが逆なので、混同しないでください。

設定	送る相手	目的
申込者へのメール送信設定	申し込んだ人	受付の確認
メール通知設定	運営側	対応が必要だと気づくため
チャット通知設定	運営側	同上（チャットで受け取る）

片方だけ設定して終わりにしないでください。申込者向けだけを設定すると、読者には「受け付けました」と届くのに、運営側は誰も気づいていない状態が作れます。

公式は通知設定の詳細を別ページに分けていますが、この機能に限っては省略できない項目です。理由は後の章で書きます。

最後に「保存」を押して完了です。保存を忘れると、申込フォームにチェックボックスが出ません。設定後は、実際の申込フォームを開いて【その他の日程を希望】が表示されているか確認してください。

連携配信シナリオの3つの制約

手順2で「する」を選んだ場合、指定できるシナリオに条件があります。

制約1：通常の申込と同じシナリオは選べない

公式の記載です。

ここで設定する「連携配信シナリオ」は、当該イベントのリマインダ配信シナリオ(通常の申込と同じシナリオ)はご指定いただけません。（別のシナリオをご指定ください）

専用のシナリオを1本作る必要があります。

通常の申込者と日程調整リクエストの人を同じシナリオに入れて、あとでラベルで分ける。この設計はできません。

設定を始める前に、日程調整リクエスト用のシナリオを先に作っておいてください。作っていないと、手順の途中で戻ることになります。

制約2：リマインダ配信は自動で作られない

イベントに連携されたリマインダ配信シナリオとは異なり、リマインダ配信は自動で作成されません

通常のイベント連携なら、シナリオにリマインダ配信の枠が自動で用意されます。こちらは何も作られません。

つまり、この連携配信シナリオでできるのは登録直後のステップ配信までです。日程を基準にした配信は組めません。

制約3：イベントの置き換え文字が使えない

3つ目が、文面に効いてきます。

加えて、イベント連携項目の置き換え文字もご利用いただけませんのでご留意ください

テスト送信と置き換え文字で扱ったとおり、イベント関連の置き換え文字は実際に申し込まないと値が入りません。ここではそもそも使えません。

日程も会場も、文面に差し込めません。連携配信シナリオで送れるのは、日程に触れない内容だけです。

実務では、次のような文面になります。

• 「ご希望の日程を承りました。担当者よりご連絡します」
• 当日までに準備してほしいものの案内
• よくある質問への回答

日付を書けないので、確定連絡は別途こちらから送ることになります。

申込者へのメールと通知

連携配信シナリオを使わなくても、自動返信メールだけは送れます。

送信する／しないと、デフォルト／カスタム

公式の説明です。

送信する：申込完了と同時に日程調整申込者へ自動でメールが送信されます。送信しない：日程調整申込者への自動メールは送信されません

送信内容は「デフォルト」「カスタム」から選べます。

「送信しない」を選ぶ場面

基本は「送信する」です。申し込んだのに何も返ってこないと、送信できたのか分かりません。

「送信しない」にするのは、連携配信シナリオ側で自動返信を組む場合です。両方オンにすると、申込者に2通届きます。

• メールだけで返す：「送信する」。シナリオ連携は不要
• LINEでも返したい：「送信しない」にして、連携配信シナリオ側で組む
• 両方使いたい：内容が重複しないように書き分ける

3つ目は避けたほうが無難です。同じ内容の自動返信が2通届くと、読者は不具合だと受け取ります。

連携配信シナリオ側で組むときの注意

LINEでも返したい場合、シナリオ側の1通目で返すことになります。

ただし前章のとおり、イベントの置き換え文字は使えません。デフォルトメールに入っている「ご希望の日程」も差し込めないということです。

読者が書いた希望日程を復唱できないので、文面は「ご希望の日程を承りました」という書き方になります。

復唱まで入れたいなら、申込者へのメール送信設定を「送信する」にしてデフォルトを使うのが確実です。デフォルトの本文には、ご希望の日程が差し込まれます。

デフォルトの文面

公式はデフォルトの本文を公開しています。件名はこうです。

【重要】○○○○（イベント名）への日程調整のリクエストを受け付けました

本文にはお名前、メールアドレス、ご希望の日程が差し込まれ、「担当者からの連絡をお待ちください。」という一文が入ります。

このままでも成立する文面です。必要な情報は揃っています。

カスタムにする判断

デフォルトで足りない場合は「カスタム」にします。変えたくなるのは、次のような点です。

• 返信までの目安を書きたい。「2営業日以内にご連絡します」があると問い合わせが減ります
• 連絡手段を明記したい。メールで返すのかLINEで返すのかを伝えます
• 迷惑メール対策を案内したい。返信が届かない事故を防げます

1つ目が効きます。「担当者からの連絡をお待ちください」だけだと、いつ来るか分かりません。目安がないと、待てない人が別の手段で問い合わせてきます。

自分への通知を必ず入れる

手順4の「メール通知設定」「チャット通知設定」は、運営側への通知です。

この機能では、ここを必ず設定してください。理由は単純で、気づかなければ誰も対応しないからです。

通常の申込なら、気づかなくても自動で処理が進みます。日程調整リクエストは、人が動くまで何も起きません。

申し込みが入ったことに数日気づかなければ、その人は別のところへ行きます。

申し込みが入ってからの流れ

設定が済んだあと、実際にどう動くかを順に見ます。

読者側の操作

1. 申込フォームで【その他の日程を希望】にチェックを入れる
2. 【ご希望の日程】に自分の希望日程を記入する
3. 名前やメールアドレスなど、必要事項を入力して申し込む

この時点で、連携配信シナリオを設定していればシナリオの読者として登録され、自動メールを「送信する」にしていれば申込者へメールが送られます。

【日程未確定の申込者】メニュー

管理画面側では、該当イベントに【日程未確定の申込者】というメニューが追加されます。

公式の説明です。

ここから日程調整リクエスト（お申込み）をした申込者を確認できます

通常の【申込者】とは別のメニューです。ここを見に行かないと、リクエストが入っていることに気づけません。

申込者情報画面にある3つの欄

個別の申込者を開くと、3つの項目があります。

項目	内容
ご希望の日程	申込者が記入した内容が表示される
日程調整ステータス	未調整・調整中・調整済 から選択
メモ	確定した日程を記載するなど自由に使える

公式は、ステータスとメモについて「管理用にご利用ください」と書いています。

「管理用」という言葉の意味は、他に連動しないということです。ステータスを「調整済」にしても、何も起きません。メモに日付を書いても、リマインダは動きません。

運用のルールを決めておく

連動しない以上、使い方のルールを自分で決める必要があります。

最低限、次の2つを決めてください。

• メモの書き方。「確定日程：10/3 14:00」のように形式を固定します
• ステータスを変えるタイミング。連絡したら「調整中」、日程が決まったら「調整済」

複数人で運用するなら、ここが揃っていないと二重に連絡します。ステータスが「未調整」のまま放置されている人がいないかも、定期的に見てください。

サンクスページを分けたいとき

通常の申込と日程調整リクエストでは、申し込んだあとに伝えるべきことが違います。

通常なら「日程が確定しました」ですが、日程調整リクエストは「担当者から連絡します」です。同じサンクスページだと、案内が噛み合いません。

これを分ける方法を、公式が2026年9月に公開しました。

ファネル機能が必要

公式の回答です。

ファネル機能を利用することにより可能でございます

ただし条件があります。

イベント・予約機能 ＞ 該当イベント名選択 ＞ 申込フォーム ＞ 申込フォーム設定 ＞ 登録フォームURL の登録フォームURLから申込の場合は不可ですので、ファネル機能をご利用ください

登録フォームURLを直接案内している場合は、この分岐ができません。

LINEのみでのイベント開催で扱ったとおり、申込フォームの案内方法は登録フォームURLを直接渡す方法とファネルページに要素を置く方法の2つがあります。分岐したいなら後者です。

設定の手順

公式の手順は2つです。

手順1。イベント設定の手動の日程調整設定で、「手動の日程調整リクエスト：受け付ける」になっているかを確認します。「受け付けない」だとこの設定は使えません。

手順2。ファネルのページ編集画面で申込フォーム要素を選択し、左メニューの連携イベントから次を設定します。

設定項目	値
日程調整申込後のリダイレクト先	指定したURL
日程調整申込後のリダイレクト先URL	任意のURL

公式は「デフォルトとした場合は、申込後のリダイレクト先として指定されているページに遷移いたします」としています。

デフォルトのままだと、通常の申込と同じページに飛びます。だから設定が要るわけです。

分けたページに書くこと

専用のサンクスページを作るなら、次の3つを書いてください。

• リクエストを受け付けたこと
• いつまでに連絡するか
• どの手段で連絡するか

自動返信メールと同じ内容でかまいません。むしろ揃えてください。画面とメールで書いてあることが違うと、不信感になります。

まとめ

手動の日程調整で押さえる点です。

• 確定した日程は、リマインダ配信シナリオ・連携配信シナリオ・【申込者】画面のどれにも連動しない。公式が2回書いている
• 申込フォームに【その他の日程を希望】のチェックボックスが出る
• 連携配信シナリオは、通常の申込と同じシナリオを指定できない
• リマインダ配信は自動で作られない。イベントの置き換え文字も使えない
• 【日程未確定の申込者】は通常の【申込者】とは別メニュー
• ステータスとメモは「管理用」。何にも連動しない
• サンクスページを分けるにはファネル機能が必要。登録フォームURLからの申込では不可

この機能は、自動化の機能ではありません。取りこぼしを拾うための受け皿です。

だからこそ、運営側への通知設定だけは必ず入れてください。気づかなければ、誰も対応しません。

ここで扱った手動の日程調整設定や【日程未確定の申込者】は、UTAGEの機能の14日間の無料お試し期間中に確認できます。

よくある質問（FAQ）

確定した日程はリマインダ配信に反映されますか？

反映されません。公式は「確定した日程は『リマインダ配信シナリオ』『連携配信シナリオ』『申込者』画面へ連動はしません」と明記しています。前日の案内なども手動で送る必要があります。

通常の申込と同じシナリオに入れられますか？

できません。公式は「当該イベントのリマインダ配信シナリオ（通常の申込と同じシナリオ）はご指定いただけません。（別のシナリオをご指定ください）」としています。専用のシナリオを先に作っておいてください。

連携配信シナリオでイベントの日程を差し込めますか？

できません。公式は「イベント連携項目の置き換え文字もご利用いただけませんのでご留意ください」としています。日程に触れない内容の配信に限られます。

申込者にはどんなメールが届きますか？

「送信する」に設定した場合、デフォルトでは件名が「【重要】○○○○（イベント名）への日程調整のリクエストを受け付けました」で、お名前・メールアドレス・ご希望の日程と「担当者からの連絡をお待ちください。」という案内が入ります。「カスタム」で差し替えることもできます。

リクエストはどこで確認しますか？

該当イベントに【日程未確定の申込者】というメニューが追加されます。通常の【申込者】とは別のメニューなので、こちらを見てください。

日程調整ステータスを「調整済」にすると何か起きますか？

何も起きません。公式はステータスとメモについて「管理用にご利用ください」としています。他の画面や配信には連動しません。

日程調整の人だけサンクスページを変えられますか？

ファネル機能を使えば可能です。ファネルのページ編集画面で申込フォーム要素を選び、連携イベントの「日程調整申込後のリダイレクト先」を「指定したURL」にしてURLを入れます。登録フォームURLから直接申し込ませている場合はできません。

セミナーでも個別相談でも使えますか？

使えます。公式は「イベント種類『セミナー・説明会』『個別相談・個別予約』のどちらでも設定が可能です」としています。