売掛金の回収を仕組みにする｜督促を個人の判断から外す

期日を過ぎた売掛金がある。経理は気づいているが、営業に言いにくい。営業は取引を続けたいので、催促しにくい。そうして、誰も動かないまま数か月が経ちます。

この状態が生まれるのは、督促をするかどうかが、個人の判断に委ねられているからです。この記事では、督促を段階と期日で自動的に進める設計と、放置した場合に関わってくる時効の規定を説明します。

ムダの現状：誰も動かないまま数か月が経つ

売掛金の回収が滞る原因は、忘れていることではありません。気づいているのに、動けないことです。

動けない理由は、3つの立場に分かれている

3人とも、それぞれの立場では合理的です。問題は、督促をするかどうかが個人の判断になっていることです。

そして、金額が小さいうちに動かないと、金額は大きくなります。1件の遅れを放置すると、次の請求も遅れるからです。

機械に渡せる部分と、人に残す部分

2番目と4番目を機械に渡すのが、この記事の中心です。最初の連絡と、次の段階に進む判断。この2つを人がやっている限り、止まります。

金額の小ささが、止める理由になる

もう1つ、動けない理由があります。金額が小さいことです。

数万円の遅れに対して、督促の手間をかけるのは割に合わない。そう考えて後回しにする。この判断自体は、1件だけを見れば合理的です。

ただ、小さい遅れを放置する会社だと相手に伝わると、次の支払いも後回しにされます。そして、件数が積み上がったときには、どれから手をつけるかが分からなくなります。

金額で判断しない設計にする理由は、ここにあります。段階を自動で進めるのは、金額の大小にかかわらず同じ扱いにするためです。

スキームの全体図：段階と期日で、自動的に進める

4番目の「止めるときは理由を書いて止める」が要点です。進めない判断をしてはいけないのではなく、判断したことを記録に残す形にする。これで、誰も決めないまま止まる状態がなくなります。

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3つ目を、先に作ってください。文面をその都度書く形にすると、書くのが負担で連絡が遅れます。そして、書く人によって強さが変わり、相手の受け取り方も変わります。

導入手順：遅れの理由を3つに分ける

Step 1：段階と期日を、先に決める

何日遅れたら何をするかを、先に決めます。決めておけば、その都度の判断が要りません。

日数は自社の取引の実態で決めてください。重要なのは、段階が上がるときに誰かの許可が要らないことです。期日が来たら自動的に次の段階に進みます。

止めたい場合は、理由を書いて止める。この形にすると、止める判断も記録に残ります。

Step 2：1段階目は、督促ではなく確認として送る

最初の連絡の文面を、督促にしないでください。

期日を過ぎた理由の大半は、支払う意思がないことではありません。処理の順番が回ってきていない、担当者が不在だった、請求書が届いていなかった。こうした行き違いです。

だから、1段階目は「行き違いでしたら申し訳ありません」から始まる確認の連絡にしてください。この文面なら、自動で送っても関係を損ないません。

そして、この文面に必ず入れるものが2つあります。請求の内容（日付、金額、請求書の番号）と、連絡先です。相手が確認するときに必要な情報が揃っていると、その場で処理されます。

Step 3：理由を3つに分けて、対応を変える

1段階目で解決しなかった場合、営業が理由を確認します。理由は3つに分かれます。

2つ目が出てきたら、督促を止めて直してください。こちらに不備があるのに督促を続けると、関係が壊れます。そして、この場合の遅れは相手の責任ではありません。

3つ目が出てきたら、段階を飛ばしてください。時間をかけるほど、回収できる可能性は下がります。

Step 4：期日が来たら、自動で次へ進める

段階の進行を、人が判断しない形にします。

台帳に、現在の段階と次の期日を持たせます。期日が来たら、次の段階の担当者に通知が飛ぶ。これだけです。

止めたい場合は、理由を書いて止めます。「先方から来週支払うと連絡あり」「請求内容に誤りがあり修正中」。理由を書くと、その内容が次の判断の材料になります。

理由を書かずに止めることはできない形にしてください。これが、誰も決めないまま止まる状態を防ぎます。

Step 5：記録を、必ず残す

いつ、誰が、誰に、何を伝えたか。これを台帳に記録してください。

この記録が必要になるのは、後の段階です。相手と認識が食い違ったとき、専門家に相談するとき、そして次の節で説明する時効の話が関わってくるとき。

記録する項目は5つです。日付、手段（電話、メール、書面）、相手の氏名、伝えた内容、そして相手の回答。

電話で話した場合も、その場で1行残してください。後から思い出して書くと、内容が変わります。

記録の粒度は、事実に限る

記録に、印象や推測を書かないでください。「支払う気がなさそうだった」「態度が悪かった」。こうした記述は、後から見たときに判断を歪めます。

書くのは、相手が実際に言ったことです。「今月末に処理すると言われた」「担当者が不在で折り返すと言われた」。事実だけを残す。

この区別が効くのは、担当者が変わったときです。前任の印象が引き継がれると、新しい担当者は最初から身構えることになります。事実だけなら、状況をそのまま引き継げます。

最初の3か月は、1段階目だけを自動にする

全段階を一度に自動化しないでください。

最初の3か月は、1段階目の確認の連絡だけを自動にします。これだけで、遅れの件数がかなり減ります。多くは行き違いだからです。

そして、この3か月で残ったものの理由を集計してください。3つの分類のどれが多いかで、次に作る段階の設計が決まります。

手続きの遅れが多いなら、請求書を送るタイミングを早めることで解決することがあります。相手の締めに間に合っていないだけ、という場合があるからです。

こちらの不備が多いなら、督促の設計より先に請求の内容を直してください。ここが多い状態で督促を強めると、関係を壊すだけになります。

現場の合意の取り方：関係を壊す心配に答える

文面を、営業に直してもらう

1つ目と3つ目は、文面を見せることで解決します。

作った文面を営業に読んでもらい、直したい箇所を直してもらってください。自分たちが直した文面なら、自動で送ることへの抵抗はほぼなくなります。

そして、直された箇所を見ると、現場が何を気にしているかが分かります。「ご入金」という言葉が強い、期日を強調しすぎ。こうした調整が入ります。

段階どおりに動いたことを、評価する

2つ目の懸念は、評価の設計で答えます。

回収できたかどうかを営業の評価に使うと、督促そのものが避けられます。回収できるかは、相手の状況によるからです。

評価するのは、段階どおりに動いたかどうかにしてください。期日に理由を確認した。記録を残した。この行動が正しい。

そして、この方針を先に伝えてください。伝えていないと、営業は「回収できないと自分の責任になる」と考えて、報告を遅らせます。

失敗パターンと限界：時効に関する規定

債権には、消滅時効の定めがある

放置した場合に何が起きるかを、条文で確認します。

民法第166条第1項は、債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅すると定めています。

第1号は、債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき。第2号は、権利を行使することができる時から10年間行使しないときです。

通常の取引では、支払期日が来たことを債権者は知っています。そのため、第1号の5年が問題になる場面が多くなります。

5年というと長く感じますが、放置しているうちに相手の状況が変わり、回収が難しくなるほうが実務上の問題です。時効は、その最後の線です。

催告をすると、6か月の完成猶予がある

同法第150条第1項は、催告があったときは、その時から6箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しないと定めています。

ただし、同条第2項に重要な制限があります。催告によって時効の完成が猶予されている間にされた再度の催告は、前項の規定による時効の完成猶予の効力を有しないとされています。

つまり、催告を繰り返しても猶予は延びません。催告で稼げる時間は、1回分の6か月です。

この期間の間に、次の手を打つ必要があります。だから、督促の段階に期日を設けているのです。

裁判上の請求などによる、完成猶予と更新

同法第147条第1項は、次に掲げる事由がある場合には、その事由が終了するまでの間は、時効は、完成しないと定めています。

挙げられているのは、裁判上の請求、支払督促、民事訴訟法第275条第1項の和解または民事調停法もしくは家事事件手続法による調停、そして破産手続参加、再生手続参加または更生手続参加です。

同条第2項は、これらの場合において、確定判決または確定判決と同一の効力を有するものによって権利が確定したときは、時効は、同項各号に掲げる事由が終了した時から新たにその進行を始めるとしています。

これらの手続きをとるかどうか、どの手続きが適切かの判断には、金額、相手の状況、契約の内容など個別の事情が関わります。この段階に入る前に、弁護士に相談してください。

記録が、後の判断の材料になる

時効の規定を見ると、いつ何をしたかが重要になることが分かります。

催告をしたのがいつか。相手が支払うと言ったのがいつか。これらは、後の判断の前提になります。

だから、Step 5で記録を残すよう書きました。記録がないと、専門家に相談する段階で状況を説明できません。

そして、相手から「支払います」という連絡があった場合、その内容を記録してください。いつ、誰が、どのような形で伝えてきたか。これも、後の判断に関わる事実です。

この仕組みが向かない場合

取引の件数が少なく、相手が固定している業態では、段階の自動化より、相手ごとの状況を把握するほうが効きます。この場合は、1段階目の確認の連絡だけを自動にしてください。

また、継続的な取引の中で相殺や調整が行われる関係では、単純な期日管理が実態と合いません。契約の内容にあわせて、段階の設計を変えてください。

そして、相手が支払えない状況にあることが分かった場合は、この記事の設計の対象外です。速やかに専門家に相談してください。

AIを使うなら、文面の作成ではなく分類に

督促の文面をAIに作らせるのは勧めません。段階ごとの定型文を作っておくほうが、強さが揃い、記録も残しやすくなります。

効くのは、営業が確認してきた理由を3つに分類する部分です。自由記述で書かれた内容から、手続きの遅れ、こちらの不備、資金の問題のどれかを当てる。

ただし、3つ目に分類されたものは必ず人が確認してください。この分類は、段階を飛ばす判断につながります。

効果の測り方

1つ目が、この仕組みの中心的な効果です。行き違いによる遅れは、確認の連絡だけで解決します。ここが高いほど、その後の段階に進む件数が減ります。

2つ目は、段階ごとに見てください。特定の段階で止まっているものが多い場合、その段階の設計に問題があります。

3つ目は、全体の傾向を見る数字です。ただし、1件の大きな遅れが平均を動かすので、中央値もあわせて見てください。

まとめ

売掛金の回収が滞るのは、忘れているからではなく、督促をするかどうかが個人の判断になっているからです。経理も営業も上長も、それぞれの立場では合理的に動いた結果、誰も動きません。

やることは3つです。何日遅れたら何をするかを先に決めること。1段階目を督促ではなく確認の連絡にすること。そして、期日が来たら自動的に次の段階に進む形にすることです。

止めたい場合は、理由を書いて止めます。理由を書かずに止められない形にすることで、誰も決めないまま止まる状態がなくなります。

営業が確認してきた理由は3つに分けます。手続きの遅れ、こちらの不備、資金の問題。2つ目なら督促を止めて直し、3つ目なら段階を飛ばして責任者に上げてください。

そして、いつ誰に何を伝えたかを必ず記録してください。民法第166条第1項は債権の消滅時効を定めており、同法第150条第1項は催告から6箇月の完成猶予を、同条第2項は再度の催告に猶予の効力がないことを定めています。記録がないと、専門家に相談する段階で状況を説明できません。

よくある質問

自動で督促を送るのは、失礼になりませんか

1段階目を督促ではなく確認の連絡にしてください。「行き違いでしたら申し訳ありません」から始まる文面にすれば、自動で送っても関係を損ないません。そして、文面は営業に読んでもらい、直したい箇所を直してもらってください。自分たちが直した文面なら、自動送信への抵抗はほぼなくなります。

相手が支払えない状況のようです

段階を飛ばして、責任者に上げてください。時間をかけるほど回収できる可能性は下がります。そして、この段階はこの記事の設計の対象外です。金額、相手の状況、契約の内容によって取りうる手続きが変わるため、速やかに弁護士など専門家に相談してください。

督促を繰り返せば、時効は延びますか

延びません。民法第150条第1項は催告があったときから6箇月を経過するまで時効は完成しないとしていますが、同条第2項は、催告によって完成が猶予されている間にされた再度の催告は完成猶予の効力を有しないとしています。催告で稼げるのは1回分の6か月です。その間に次の手を打つ必要があります。

売掛金の時効は、何年ですか

民法第166条第1項は、債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき、または権利を行使することができる時から10年間行使しないときに、時効によって消滅すると定めています。通常の取引では支払期日が来たことを債権者は知っているため、第1号の5年が問題になる場面が多くなります。個別の判断は専門家に確認してください。

こちらに不備があった場合も、督促を続けるべきですか

止めて直してください。請求書の内容が違う、納品に問題がある。この場合の遅れは相手の責任ではありません。不備があるのに督促を続けると、関係が壊れます。そして、直した後に期日を改めて設定し、そこから段階を再開してください。

回収できなかった営業を、評価で下げるべきですか

回収できたかどうかを評価に使うと、督促そのものが避けられます。回収できるかは相手の状況によるからです。評価するのは、段階どおりに動いたかどうかにしてください。期日に理由を確認した、記録を残した。この行動が正しい。そして、この方針を先に伝えてください。

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